はじめに
企業がDX（デジタルトランスフォーメーション）を本格的に推進するためには、まず現在の状況を正確に把握することが不可欠です。特に自社の既存システムの実態を把握することは、DXの成否を左右する重要なステップです。しかし、多くの企業では「何から手をつければよいのか」が分からず、最初の一歩を踏み出せないケースが多いようです。
この記事では、具体的なアクションにつながるよう、システムの現状把握の方法論をわかりやすくご紹介します。
システムインベントリ作成の必要性
システムインベントリとは、自社が保有しているシステムを網羅的に洗い出し、一覧表にまとめる作業のことを指します。この作業を行うことで、どのシステムが老朽化しているのか、また保守や改善が必要なシステムはどれかが明確になります。また、それぞれのシステムがどのように関連しているかを把握することで、システム間の連携や依存関係が明らかになり、リスク管理や障害発生時の対応がより迅速になります。さらに、システムインベントリを作成することで、刷新や改善を行う際の優先順位が自然と明確になり、より戦略的な取り組みが可能になります。
システムインベントリの作成において重要なのは、各システムについて具体的な情報を整理することです。例えば、システム名や担当部署、使用している技術やプログラム言語、導入された時期や最後に改修された時期などを記録します。また、それに伴う年間の運用コストや、過去に発生した障害やトラブル履歴についても整理しておくことで、今後の改善計画を立てる上で有用な判断材料となります。
コスト算出の重要性
各システムを運用する際にかかるコストを明確に把握することも、DX推進において重要です。システムの運用コストには、外部に委託する保守費用や社内の人件費だけでなく、障害が発生した際に業務が停止することによる損失も含まれます。さらに、ライセンス費用やサーバーの維持管理費用などの間接的なコストも見逃してはいけません。
これらのコストを具体的に数値化することで、どのシステムが多くの経営資源を消費しているのかがはっきりします。結果として、投資対効果が低いシステムを特定し、優先的に改善や刷新を行うべきシステムが明確になります。
ボトルネックの特定とその方法
システムの現状を把握する際には、業務を滞らせているボトルネックの特定が欠かせません。ボトルネックとは、特定の業務処理が著しく遅かったり、エラーが頻繁に発生する箇所のことを指します。また、システム間のデータ連携が不十分なために手作業が必要になっている業務も、ボトルネックとして注意すべきです。
ボトルネックを見つけるためには、業務フローを詳細に調査し、プロセスマップなどを作成して業務全体の流れを視覚化することが有効です。さらに、実際に業務に携わる現場担当者に対してヒアリングを行い、非効率な部分や業務上の困りごとを明確にしていきます。また、システムの障害発生ログを分析して頻繁に問題が発生する部分を特定することも、重要な手法となります。
改善に向けた最初のアクション
システムの現状把握やアセスメントを完璧に行うことは容易ではありません。そのため、最初からすべてを完璧に行うのではなく、重要なシステムや業務から着手することが効果的です。また、自社内だけで取り組むのが難しい場合は、外部の専門家やコンサルタントと共に簡易的な診断から始めてみることも検討しましょう。
まずは、小さな一歩を踏み出すことで、「何をすべきか分からない」という状況から抜け出し、DX推進への道筋を明確に描くことができます。
まとめ
DXを成功させるためには、自社の現状を明確に理解することが何よりも大切です。システムインベントリの作成やコスト算出、ボトルネックの特定といった基本的な取り組みを通じて、課題を具体的に把握し、効果的な改善計画を立てることが可能になります。小さなステップから始めて、着実にDXを進めていきましょう。
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