株式会社ステラ

開発をお願いしたのは、現場管理業務を効率化できるシステムです。

私たちは建築・建設現場で荷揚げ業を行っており、管理者や事務員が「受発注管理」「シフト管理」「案件情報の管理」など、さまざまな管理業務を行っています。

一方、業界ではまだ効率化が進んでいないところも多く、FAXや電話、メールを使ったやり取りも多く残っています。

そのため、案件を管理するために他の管理者からの情報収集や、現場に向かう職人に案件情報の連絡を

一人ひとり手作業で連絡したり、都度電話やメールで確認をしたりと事務作業に時間が奪われる点に課題を感じておりました。

こうした業務を一元化し、手作業をできるだけ自動化したいと考えたことが、システム開発をしたいと思ったきっかけです。

開発会社を探していたなかでご縁があり、クリーヴァさんにお願いすることになりました。

現場管理の業務を効率化するため、特に実現したかったのは「職人との情報連携をスムーズにすること」と「事務員同士で入力した情報を共有できること」です。

以前は用途に応じて異なる管理ツールを利用していたため、それぞれのサービスに保管された情報の一つ一つを確認する作業が大変でした。

さらに、作業員への案件連絡や、きちんと情報が届いているかの確認も一人ひとり手作業で行っており、それだけで毎日かなりの時間を使っていました。

そこで、情報を管理していたツールを一つにまとめること・アナログで行っていた作業を自動化できるシステムにしたいという考えから、これまで人の手で行っていた日々の作業を自動化できるシステムをお願いしました。

いくつか理由はありますが、一番は返信の早さですね。

クリーヴァさん以外にも2社ほど検討していましたが、そのなかで一番レスポンスが早く、「今後お付き合いしていくうえでも信頼できそうだ」と感じました。

また、打ち合わせの際に見せていただいた資料もわかりやすかったです。開発体制やスケジュールがきちんと可視化されていたので、

導入後の流れをイメージしやすかったことも、依頼の決め手のひとつになりました。

特に効果を実感しているのが、案件情報をLINEへ自動通知する機能です。

案件に担当の作業員が決まると、作業員のLINEに自動で案件についての情報が送られます。

以前は予定共有アプリを使用し、従業員やパートナーの方へひとりひとり手作業で案件情報を送っていました。

情報をコピー＆ペーストして送信し、さらに連絡漏れがないか確認する必要もあり、作業員の手配と情報共有だけで膨大な時間を費やしていました。

現在は、システム上で案件に担当作業員を設定すると、該当の作業員のLINEへ案件情報が自動で送信されます。

その結果、作業員の手配にかかっていた事務作業を、1日あたり約2時間削減できるようになりました。

手作業による負担が減っただけでなく、ヒューマンエラーによる連絡漏れを防げるようになったことも非常に助かっています。

印象に残っているのは、「できません」で終わることがなかったことです。

こちらからさまざまな要望を出しても、最初から「それはできません」と断るのではなく、その都度「どうすれば実現できるか」を一緒に考えてくださっていました。

また、システムのイメージについても毎回丁寧にすり合わせていただいたので、完成したものを見て「思っていたものと違う」ということもありませんでした。

こちらの要望を汲み取りながら、一緒に形にしてもらえたと感じています。

直近では、「請求機能」を追加したいと考えています。

業界の特性上、ほぼ毎日のように請求が発生するため、「今日、どこに、いくら請求するのか」といった情報を

システム上ですぐ確認できるようになると、さらに便利になると思っています。

また、長期的にはいまある機能を維持しつつ、その都度必要な機能を補い、さらなる現場の一元管理と業務効率化を叶えていきたいと思います。