延命と刷新を、5年の費用で比べる：数え漏れやすい費用と、金額だけで決めないための比べ方（判断シートつき）

古いシステムの作り直しの見積もりが届いた。1,500万円、2,000万円という金額を前にすると、「今のシステムで、もう少しがんばれないか」と考えるのは自然なことです。保守費は毎年払っているけれど、作り直しに比べればずっと小さく見えます。

ただ、延命にかかっている費用は、保守費だけではありません。今のシステムでできないことを人が補っている時間、障害が起きたときの社内の手間、延長サポートの費用。これらは保守会社の請求書には出てこないので、比べるときに抜け落ちがちです。

反対に、刷新の見積もりにも入っていない費用があります。今のシステムの調査、データの移行、切り替えるまでの間も今のシステムを動かし続ける費用、使う人の教育です。

この記事では、延命と刷新を同じ物差しで比べるために、次のことを順にまとめます。

• なぜ初期費用ではなく、5年の合計で比べるのか
• 延命の側で数え漏れやすい費用
• 刷新の側で数え漏れやすい費用
• 記入例で比べてみる
• 金額にしにくいことの残し方
• 費用を下げる選び方

直すか作り直すかの判断の基準そのものは、「古いシステムは直すか、作り直すか」で書きました。当面は延命すると決めたときの進め方は、「古いシステムを延命すると決めたら」にまとめています。

基幹システムの刷新の費用の相場や見積もりの内訳の読み方は、SucSak の「基幹システム刷新の費用相場はいくら？内訳と見積もりの読み方を解説」にもまとまっています。この記事は、延命と刷新を並べて比べる方法に絞ります。

なぜ5年の合計で比べるのか

延命と刷新を比べるときに、1年目の費用だけを並べると、ほぼ必ず延命が安く見えます。刷新には、開発や移行の費用が最初にまとめてかかるからです。

一方、刷新した後は、手作業が減る、障害の対応が減る、延長サポートの費用がなくなる、といった形で、毎年の費用が変わります。この差が効いてくるのは2年目以降です。だから、何年かの合計で比べる必要があります。

この記事では5年で比べます。理由は2つあります。

一つは、税法上の目安です。国税庁の「No.5461 ソフトウェアの取得価額と耐用年数」では、会社の中で使うソフトウェアの耐用年数は5年とされています。これはシステムが何年もつかとは別の話ですが、社内の予算や稟議では、この5年を前提に話が進むことが多いはずです。

もう一つは、部品のサポートの期限との関係です。OS やデータベース、言語の多くは、出てから数年でサポートが終わります。5年より長く比べると、刷新した新しいシステムの部品の版上げも計算に入れる必要が出てきます。まずは5年でそろえ、必要なら7年、10年と延ばして比べます。

経済産業省の「レガシーシステムモダン化委員会 総括レポート」（2025年5月）は、経営の側の課題として、モダン化の費用対効果や必要な期間が理解されていないことを挙げています。費用を同じ期間でそろえて並べることは、社内でこの理解を作る最初の一歩です。

延命の側で数え漏れやすい費用

延命の費用は、次の6つに分けて数えます。

手作業と二重入力の時間

一番数え漏れやすいのが、手作業の時間です。古いシステムが今の業務に合わなくなっていると、そのすき間を人が埋めています。

• システムから出した帳票を Excel に打ち直して、別の集計をしている
• 取引先から Web で受けた注文を、システムに手で入れ直している
• システムの計算が今の決まりに合わないので、紙で確かめ直している

業務ごとに、1回の時間と、日・週・月あたりの回数を書き出し、年間の時間を出します。そこに会社が負担している1時間あたりの人件費をかければ、年額になります。業務の書き出し方は、「業務の棚卸しの進め方」で書いています。

延長サポートの費用

Microsoft の延長セキュリティ更新（ESU）のように、お金を払ってサポートを延ばせる部品があります。ESU は最長3年で、Microsoft 自身が「一時的な橋渡し」と説明しています（ESU のよくある質問）。途中から加入すると、それより前の期間の分もまとめて払う決まりです。

費用の決まり方は製品と年によって違います。たとえば Windows Server 2012/R2 の ESU は、自社のサーバーで使う場合、毎年ライセンスの定価の100%でした。Windows 10 の法人向けは、1台あたり年61ドルから始まり、毎年倍になると案内されています（Microsoft）。今使っている製品の費用は、販売店か保守会社に見積もりを取って入れます。

延長サポートは、延ばせる年数に上限があります。5年で比べる場合、延長が3年で終わるなら、4年目と5年目は「延長できない状態で使い続ける」か「その前に移る」かのどちらかです。延命の5年の費用には、この期限の後の手当て（版上げなど）も入れておきます。

障害の対応の手間

古いシステムの障害は、外への支払いよりも、社内の手間で効いてきます。止まっている間の手作業での代わり、原因を調べる時間、お客様や取引先への連絡。過去1〜2年の障害を書き出し、1件あたりにかかった人と時間を数えると、年額の目安が出ます。

刷新の側で数え漏れやすい費用

刷新の費用は、開発の見積もりの金額だけではありません。次の7つに分けて数えます。

今のシステムの調査

IPA の「システム再構築を成功に導くユーザガイド 第2版」（2018年2月）は、作り直しに特有の危うさへの手当てを、見積もりに入れることを求めています。今のシステムの機能をどこまで引き継ぐかを確かめる作業や、今の業務の知識が足りないことへの手当てが、その項目に挙がっています。

今のシステムの資料が少ないほど、この調査の費用は大きくなります。開発の見積もりに含まれているのか、別に頼む必要があるのかを、必ず確かめます。

データ移行

同じガイドは、データ移行の計画で決めた作業も、見積もりに入れる項目として挙げています。古いシステムのデータには、重複や、使わなくなった項目に別の意味のデータが入っている、といった問題がよくあります。データの整理は、発注する側の作業になることが多いので、社内の人の時間も費用に入れます。

切り替えまでの間の、今のシステムの費用

見落とされやすいのが、切り替えまでの間も、今のシステムの費用がかかり続けることです。新しいシステムを作っている1年間、今のシステムの保守費も、手作業の時間も、延長サポートの費用もそのままかかります。両方を並行で動かして確かめる期間があれば、使う人の負担も増えます。IPA のガイドも、並行で動かす期間は使う部門の負担が増えることと、今のシステムのサポートの期限内にそれができるかを確かめることを挙げています。

この記事の判断シートでは、「切り替えまでの月数」を入れると、その期間の分だけ、今のシステムの年額を刷新の側に足して計算します。

見積もりが膨らみやすいこと

JUAS の「企業IT動向調査報告書2026」によると、システム開発で予算を超えた理由の上位は、想定以上に今の業務やシステムが複雑だった（51.4%）、計画のときの考慮が足りなかった（51.0%）、仕様の変更が多かった（48.6%）でした。規模が大きいほど予算を超えた割合は高く、500人月以上では42.2%にのぼります。調査の対象は東証上場企業などで、刷新に限らないシステム開発全般の数字ですが、今のシステムの複雑さを読み違えると費用が膨らむ、という傾向は会社の大きさを問いません。

刷新の5年の費用には、見積もりの金額に加えて、こうした膨らみの余地を見ておくと、社内での説明がぶれにくくなります。

比べる前にそろえる4つの前提

延命と刷新の金額を並べる前に、次の4つをそろえます。ここがずれていると、どちらかが有利に見えるだけの表になります。

1. 税抜か税込か：見積もりと請求書で混ざりやすいので、どちらかにそろえます。この記事と判断シートは税抜です。
2. 社内の人の時間を入れるか：手作業、障害の対応、データの整理、教育には社内の人の時間がかかります。延命の側だけ、または刷新の側だけに入れると、比べられません。両方に入れるのが基本です。1時間あたりの人件費は、給与だけでなく会社が負担している社会保険料なども含めた額にします。
3. 同じ業務の範囲か：刷新の見積もりが「受注と出荷だけ」なのに、延命の費用に請求や在庫の手作業まで入れると、範囲がずれます。比べる業務の範囲を先に決めます。
4. 期間の始まりをそろえる：延命の1年目と刷新の1年目は、同じ年度にします。刷新の開発が来年度からなら、今年度の延命の費用は両方に入れるか、両方から外します。

もう一つ、金額の確かさも書き添えておきます。延命の保守費は請求書があるので確かですが、手作業の時間は見積もりです。刷新の開発費は見積もりの段階によって確かさが違い、企画の段階の金額は、要件が固まると動きます。IPA の再構築のガイドも、企画の段階の見積もりは精度が低く、段階を追って細かくしていくことを勧めています。表の横に「この金額は請求書」「これは見積もり（企画の段階）」と書いておくと、社内で数字だけが一人歩きしにくくなります。

記入例で比べてみる

架空の卸売会社の販売管理システム（2013年に作った Web のシステム）で比べてみます。言語の版はサポートが切れていて、直せる人は保守会社の担当者1人です。取引先から Web で注文を受けたいという声がありますが、今のシステムでは対応できず、注文の打ち直しに毎日時間を取られています。

金額は書き方を示すための架空のもので、相場ではありません。

延命する場合（年額）

刷新する場合

これを5年で並べると、次のようになります。

1年目の刷新には、一時の費用1,780万円と、切り替えまでの1年間の今のシステムの年額370万円が入っています。2年目からは、刷新のほうが毎年160万円安くなります。それでも、5年の合計では刷新のほうが890万円高く、5年の間に累計で下回ることはありません。

5年で高くても、刷新を選ぶことはある

記入例では、5年の金額だけを見れば延命が有利です。では、延命を選ぶべきでしょうか。

この会社の場合、そうとは限りません。理由は、金額の表に入っていないことにあります。

• 言語の版のサポートはすでに切れていて、延命を続けるには版上げの改修が要る
• 直せる人は1人で、2年以内に退職の予定がある
• 取引先から Web での注文を求められていて、応えられないと取引が減るおそれがある

このうち一つでも現実になれば、延命の費用の前提が崩れます。直せる人がいなくなれば、保守費は払えても直せない状態になります。取引先が離れれば、その損失は手作業の人件費よりはるかに大きくなります。

だから、5年の費用の表と一緒に、金額にしにくいことを言葉で残します。

止まったときの影響には、参考になる数字もあります。IPA の「2024年度 中小企業における情報セキュリティ対策の実態調査」（2025年5月）では、サイバー攻撃などの被害にあった中小企業の、復旧までの平均の期間は5.8日、被害額の平均は約73万円でした。同時に、被害を受けた企業の約7割が、取引先にも影響が出たと答えています。同じ報告書は、止まったことによる機会の損失は、被害額に計上されていない例が多いとも書いています。表に出る金額は、影響の一部にすぎません。

反対に、5年で刷新が安くなる場合でも、すぐに刷新を選ばないことはあります。繁忙期に切り替えが重なる、ほかの大きな投資と時期が重なる、業務の形がまだ決まらない、といった場合です。そのときは、延命の期限を決めて、その間に準備を進めます。

費用を下げる選び方

刷新の費用が大きすぎるときは、刷新を諦める前に、選び方を変えられないかを考えます。

全部を一度に作り直さない

IPA の「レガシーシステム刷新ハンドブック」は、費用や危うさのために一度に作り直せない場合は、一部から優先度を付けて作り直すことを示しています。JUAS の調査でも、レガシーシステムへの手当てとして効果があった施策に、段階的なモダナイゼーションとクラウドへの移行の計画が挙がっています。

記入例の会社なら、まず取引先からの Web の注文の受け口だけを新しく作り、今のシステムにつなぐ、という順番があります。手作業の時間が一番大きいところから置き換えれば、刷新の効果が早く出ます。

標準の業務は製品に任せる

経済産業省の総括レポートは、中堅・中小企業はパッケージや SaaS を原則にすべきだと書いています。会計や勤怠のように、どの会社でもやり方がほぼ同じ業務は、製品を使うほうが、作る費用も、その後の版上げの手間も抑えられます。

一方で、取引先との独自のやり取りや、自社の強みになっている業務まで製品の型に合わせると、強みが薄れます。製品に合わない部分を作り込みで埋め続けると、製品の更新のたびに手直しが要ります。業務ごとに、製品に任せる部分と作る部分を分けると、費用と強みの両方を残しやすくなります。

使っていない機能は移さない

長く使ったシステムには、誰も使わなくなった画面や帳票が残っています。それを新しいシステムに移す費用は、そのまま無駄になります。総括レポートは、今のシステムの機能をそのまま引き継ぐことにこだわると、作り込みが増えて費用がかさむと書いています。調査の段階で、使っている機能と使っていない機能を分けておきます。

補助金を確かめる

2026年度は、IT導入補助金が「デジタル化・AI導入補助金」に名前を変えて募集されています。通常枠では、事務局に登録されたITツールの導入に対して、費用の2分の1以内（条件により3分の2以内）が補助されます。システムの刷新のための専用の枠はなく、選ぶ製品やサービスが登録されているかが前提です。使えるかどうかは、公募要領で確かめてください。

社内で説明するときの並べ方

延命か刷新かを社内で決めるときは、次の順に並べると、話がそれにくくなります。

1. 期限：部品のサポートが切れる日と、直せる人がいなくなる時期。何もしなければ、いつ何が起きるか
2. 選べる手：延命、版上げ、一部の置き換え、全体の刷新。それぞれで何が変わるか
3. 5年の費用：手ごとの5年の合計と、年ごとの累計。金額の確かさも添える
4. 金額にしにくいこと：止まったときの影響、取引先の求め、直せる人
5. 決めたいこと：いつまでに、何を決めるか。延命なら、その期限と、延命をやめる合図

費用の表だけを出すと、「一番安いものはどれか」という話になりがちです。期限と選べる手を先に見せておくと、「いつまでに、どの手を選ぶか」という話になります。延命を選ぶ場合も、期限と合図を一緒に決めておけば、翌年にまた同じ議論を一からやり直すことを避けられます。

刷新か延命かの判断シートで比べる

この記事の比べ方は、Excel の「刷新か延命かの判断シート」の「5年の費用」シートで、そのまま試せます。延命と刷新の費用を入れると、年ごとの金額と累計、5年の合計の差、累計で刷新が延命を下回る年が出ます。下の欄には、金額にしにくいことを書き残せます。

同じシートには、システムごとに向いている方向（延命・版上げ・書き換え・置き換え・作り直し）の候補を出す表と、部品ごとのサポートの期限を整理する表も入っています。記事で使った架空の卸売会社の記入例つきです。

ブラウザで試すなら、ツール「刷新か延命かの判断」も使えます。入力した内容はどこにも送りません。

刷新か延命かの判断シートの Excel をダウンロードする

登録は要りません。部品の期限の確かめ方から、延命の計画、刷新の見積もりで確かめる項目、社内での決め方までを順番にまとめた PDF「古いシステムの刷新・延命 判断ガイド」も用意しています。

クリーヴァに相談するとき

クリーヴァは、業務システムの開発と保守をお受けしています。刷新のご相談でも、作り直しありきではなく、延命を続けた場合の費用と並べて比べるところからお手伝いします。版上げや一部の置き換えで足りるなら、その方法もご提案します。

手元にほかの会社の刷新の見積もりがあり、延命と比べてどう考えればよいか分からない、という段階からご相談いただけます。

おわりに

延命と刷新は、初期費用ではなく、5年の合計で比べます。延命の側には、手作業の時間や障害の対応といった、請求書に出てこない年額があります。刷新の側には、調査、データ移行、切り替えまでの今のシステムの費用、教育があります。そして、金額にしにくいことを言葉で残し、表と一緒に判断します。同じ物差しで並べておけば、社内で「なぜ今、刷新するのか」「なぜ今は延命するのか」を説明できるようになります。

出典（2026年11月11日に確認）

• 国税庁「No.5461 ソフトウェアの取得価額と耐用年数」（令和8年4月1日現在法令等）
• 経済産業省「レガシーシステムモダン化委員会 総括レポート」（2025年5月28日）
• IPA「システム再構築を成功に導くユーザガイド 第2版」（2018年2月）
• IPA「レガシーシステム刷新ハンドブック」（2021年11月16日改訂）
• IPA「2024年度 中小企業における情報セキュリティ対策の実態調査 報告書」（2025年5月27日）
• JUAS「企業IT動向調査報告書2026」（調査は2025年9〜10月、回答957社）
• Microsoft「延長セキュリティ更新プログラムのよくある質問」「Windows 10 の拡張セキュリティ更新プログラム」
• 中小企業基盤整備機構「デジタル化・AI導入補助金」と通常枠の公募要領（2026年10月9日改訂）