業務の棚卸しの進め方：書き出した結果から、どこを・何で直すかを決める（棚卸し表の Excel つき）

業務を改善したい。システムや AI を入れたい。そう考えたときに、多くの会社が最初に取りかかるのが「業務の棚卸し」です。ところが、実際にやってみると、次のようなところで止まってしまうことがよくあります。

• 業務の一覧はできたが、どれから手を付けるかが決まらない
• 担当者ごとに書き方がばらばらで、比べられない
• 時間を正確に測ろうとして、書き出しだけで何週間もかかる
• 結果を見ても、「とりあえずシステムを入れよう」で話が進んでしまう

この記事は、業務改善やシステム化を任された担当者や、部署の責任者に向けて書いています。棚卸しを「どこを、何で直すかを決める」ところまでつなげるために、次のことを順にまとめます。

• 業務の棚卸しとは、何をすることか
• 公的な事例：福島県郡山市の業務量調査
• 進め方の6つの段階
• 1業務ずつ書く8つの項目と、判定の基準
• 結果から打ち手を選ぶ基準
• 棚卸しが止まってしまう5つの理由

記事の中で、そのまま使える Excel の棚卸し表を、登録なしでダウンロードできます。

業務の棚卸しとは

業務の棚卸しは、ある範囲の仕事を一つずつ書き出し、誰が、どれくらいの時間をかけて、どんな道具で進めているかを見えるようにすることです。お店の在庫の棚卸しで、何がいくつあるかを数えるのと同じように、仕事の中身と量を数えます。

目的は、一覧を作ることそのものではありません。限られた人と時間を、どの業務の改善に使うかを決めることです。そのため、書き出す項目は、あとで判断に使うものに絞ります。

よく似た作業に、業務の流れを図にする「業務フロー図」があります。棚卸しがどの業務に、どれだけ時間を使っているかを横に並べて見るものだとすると、業務フロー図は一つの業務が、誰から誰へ、どの順番で流れるかを縦に追うものです。先に棚卸しで直す業務を選び、選んだ業務だけを業務フロー図にすると、図を描く手間も絞れます。

棚卸しをしないまま進めると起きること

棚卸しを飛ばして、いきなり改善やシステム化を始めると、次のようなことが起きやすくなります。

1. 声の大きい人の困りごとから手を付けてしまう。本当に時間がかかっている業務や、止まると困る業務が後回しになります。
2. システムで解かなくてよいものまで、システムにしてしまう。手順を一つやめれば済む仕事や、Excel の関数で済む仕事に、開発費をかけることになります。
3. 改善の前と後を比べられない。もともと何時間かかっていたかが分からないので、効果を説明できず、次の予算も取りにくくなります。

公的な事例：福島県郡山市の業務量調査

業務の棚卸しを続けている公的な例として、総務省が公開している福島県郡山市のケーススタディがあります（総務省：「業務量調査」と「業務標準ガイドライン」による業務量の削減（福島県郡山市））。中小企業でもそのまま参考になる点が多いので、要点をまとめます。

• 年に1回、全職員で続けている。毎月や毎日の入力も考えられるが、現場の負担を考えて年1回にしている。
• 実際の時間を積み上げず、割合で入力している。各職員が、総業務時間に占める業務ごとの割合を入力し、そこから時間を出す。正確な実時間の測定は、必ずしも目的にしていない。
• 入力の手間を減らしている。部署名などは事務局があらかじめ入れ、職員は自分の業務の割合だけを入力する。前の年と比べられるようにしている。
• 結果から、時間の多い業務を選んで改善した。業務量の多い3つの業務（文書、セミナー等、庁内会議）を選び、実務の担当者と一緒に標準的な進め方を決めた。
• 決まりを何度も直している。標準をまとめたガイドラインは、最初の版の50ページから、4つ目の版では10ページ弱のスライドになった。

成果として、全庁で共通する業務の時間が、総業務時間に占める割合で、2015年度から2023年度までに4.9ポイント減ったとしています。

ここから分かるのは、棚卸しは正確さより続けやすさ、そして結果から改善する業務を絞ることが大事だということです。この記事の進め方も、この考え方に沿っています。

進め方の6つの段階

1. 範囲を決める

最初に、どこまでを棚卸しするかを決めます。全社を一度にやろうとすると、まず終わりません。次のどちらかに絞るのがおすすめです。

• 1つの部署：経理、営業事務、工事部など
• 1つの業務の流れ：注文を受けてから請求するまで、問い合わせを受けてから答えるまで、など

困っている人が多い部署や、人が辞めたり休んだりすると止まる業務がある部署から始めると、結果を使ってもらいやすくなります。

2. 業務を書き出す

範囲の中の業務を、1行に1つずつ書き出します。書き方は「〇〇を△△する」の形にそろえます。

• 良い例：「電話と FAX の注文を Excel に入力する」「月末の請求書を作って送る」
• 大きすぎる例：「経理業務」「営業サポート」
• 細かすぎる例：「Excel を開く」「保存ボタンを押す」

目安は、1回に数分から数時間で終わる単位です。担当者に書いてもらう場合は、記入例を先に見せると、粒度がそろいます。

部署ごとの書き出しの例

書き出しの最初の1行が出てこないときは、次のような例を見せると思い出しやすくなります。どの会社にも当てはまるものではないので、あくまで書き出しのきっかけとして使ってください。

聞き取りで使う質問

担当者に聞き取りながら書くときは、次の質問を順に聞くと、抜けが減ります。

1. 毎日必ずやっている仕事は何ですか
2. 週に一度、月に一度、年に一度だけやる仕事は何ですか
3. 月末や決算の前など、時期によって増える仕事は何ですか
4. 頼まれてやっている仕事は、誰から頼まれますか
5. 別の紙や画面を見ながら、打ち直している仕事はありますか
6. あなたが休んだら、止まる仕事はどれですか
7. ミスが起きやすい、やり直しが多い仕事はどれですか
8. 本当は要らないと思っている仕事はありますか

6番と8番は、本人が一番よく知っていて、ほかの人からは見えにくいところです。責める意図がないことを伝えてから聞くと、答えてもらいやすくなります。

書き出しで漏れやすい業務

ふだんの手順の中にない仕事ほど、書き出しから漏れます。次のものは、意識して聞いてください。

• 年に一度だけの業務：決算、年末調整、契約の更新など。回数は少なくても、できる人が1人しかいないことが多い
• 例外の処理：返品、取り消し、締め日を過ぎた注文など。手順書にない判断が一番多いところ
• 部署の間の受け渡し：営業から経理へ、工事部から総務へ渡すもの。どちらの部署の一覧にも載らないことがある
• 問い合わせへの対応：社内外からの「これはどうなっていますか」への返答。1回は短くても、回数が多い
• 待つ時間：承認や返事を待つ間に止まっている業務。待ちの時間そのものは表に書かなくても、メモ欄に残しておく

3. 時間と回数を書く

業務ごとに、1回にかかるおおよその時間（分）と、回数を書きます。回数は「1日に30回」「1か月に1回」のように、単位とセットで書きます。

ここで正確さを求めすぎないことが大切です。郡山市の例のとおり、目的は順番をつかむことなので、おおよその分数で十分です。

4. 人と手順を書く

その業務をできる人の数と、手順書があるかを書きます。ここが、属人化の危なさを見る材料になります。

「できる」は、ふだん担当していなくても、頼まれたら一人で最後までできる人を数えます。手順書は、ほかの人が読んで同じようにできるものがあれば「あり」です。担当者のメモだけなら「なし」にします。

できる人の数は、本人の答えだけで決めず、周りの人にも確かめます。「〇〇さんならできると思う」と言われた人が、実際には一度もやったことがない、ということはよくあります。迷ったら少ない方に数えておくと、属人化の危なさを見落としません。

ここで書いた内容は、部署の人を縦、業務を横に並べれば、そのまま「誰がどの業務をできるか」の一覧になります。人を増やす計画を立てるときの土台にもなるので、棚卸し表と一緒に残しておくと役に立ちます。

5. 転記・ミス・道具を書く

最後に、次の3つを書きます。

• 転記：別の紙や画面に書いてあることを、打ち直しているか
• ミス・やり直し：よくある／ときどき／ほとんどない
• 今の道具：紙／Excel／既製のソフト／自社のシステム／その他

転記は、時間がかかるだけでなく、打ち間違いの元になります。棚卸しで一番見つけたいものの一つです。

6. 結果を見て、上位3つを決める

書き出しが終わったら、業務ごとに年間の時間と属人化の危なさを出し、優先順位を付けます。全部を一度に直そうとせず、上位3つから手を付けます。郡山市も、業務量の多い3つの業務から改善を始めています。

棚卸し表の項目と、判定の基準

ここまでの進め方を、そのまま1枚の表にしたのが、この記事の棚卸し表です。

業務の棚卸し表（Excel）をダウンロードする

登録は要りません。入力した内容は、お使いのパソコンの中にだけ残ります。自由に使い、社内で配って構いません。表には「使い方」「棚卸し表」「記入例」「判定の基準」の4つのシートがあり、白いセルに書き込むと、灰色のセルが自動で計算されます。

書き込む項目

自動で出る項目と、計算のしかた

判定は、AI の一般論ではなく、次の決まった式で出します。式は Excel の「判定の基準」のシートにも載せているので、自社の事情に合わせて変えて構いません。

240日は、土日・祝日・年末年始を除いたおおよその営業日です。自社の営業日に合わせて変えてください。

記入例の読み方

Excel の「記入例」のシートには、架空の会社の5つの業務が入っています。たとえば、次の2つを比べてみます。

• 「電話と FAX の注文を Excel に入力する」：1回5分、1日30回、できる人2人、手順書なし、転記あり。年間の時間は600時間、属人化の危なさは「中」、打ち手の候補は「データをつなぎ、転記をなくす」。
• 「月末の請求書を作って送る」：1回4時間、月1回、できる人1人、手順書なし、転記あり。年間の時間は48時間、属人化の危なさは「高」。

1回あたりの手間は請求書の方が大きく見えますが、年間で見ると、注文の入力の方が10倍以上の時間を使っています。一方で、請求書は担当者が休むと止まる業務です。時間の大きさと、止まったときの困り方の両方を並べて見られるのが、棚卸し表の役目です。

時間を金額にして、社内で説明する

改善に予算や人を使うには、経営者や上司に説明する必要があります。そのときは、年間の時間を金額に置き換えると伝わりやすくなります。郡山市も、業務量調査の結果を人件費に換算して、財務諸表や行政評価に使っています。

計算は簡単で、「年間の時間 × その業務をしている人の1時間あたりの人件費」です。人件費には、給与だけでなく社会保険料なども含めて考えます。たとえば記入例の注文の入力（年600時間）なら、1時間あたりの人件費を自社の数字で当てはめれば、この業務に毎年いくら使っているかが分かります。改善やシステムにかける費用と比べる、一番分かりやすい物差しになります。

AI に棚卸しを手伝わせる

書き出しの下書きは、AI に手伝わせることもできます。たとえば、業務日報や、社内のチャットで交わしたやり取りを渡し、「この中に出てくる業務を『〇〇を△△する』の形で一覧にして」と頼むと、書き出しのきっかけになる一覧が作れます。

ただし、次の2つは守ってください。

• 社外に出してはいけない情報を、そのまま渡さない。お客様の名前や個人情報、取引の金額などは、会社で使ってよいと決めた AI の環境でだけ扱います。
• 時間や人の数は、AI に推測させない。AI が作れるのは業務の名前の下書きまでです。時間、回数、できる人の数は、必ず担当者に確かめます。

結果から、何で直すかを決める

上位の業務が決まったら、打ち手を選びます。棚卸し表の「打ち手の候補」は、次の順番で当てはめています。上にあるものほど、先に考えるべき打ち手です。

1. 転記があるなら、データをつなぐ

同じ内容を別の場所に打ち直している業務は、打ち直しそのものをなくせないかを最初に考えます。たとえば、取引先に Web の画面から注文してもらう、既製のソフト同士の連携機能を使う、CSV で取り込む、などです。転記がなくなると、時間と打ち間違いの両方が減ります。

既製のソフトに連携の機能があれば、それで足ります。自社の業務に合わせてつなぐ必要があるときに、はじめてシステムを作ることを考えます。

2. 属人化の危なさが高いなら、手順書と人を増やす

できる人が1人で、手順書もない業務は、時間が短くても優先します。その人が休んだり辞めたりすると、業務が止まるからです。

まずは、その人にやって見せてもらいながら、手順を書き出します。画面のスクリーンショットや、話しながら録った動画でも構いません。そのうえで、もう1人がその手順書だけで同じようにできるかを試します。手順書の作り方は、別の記事でくわしく扱います。

最初の手順書は、立派なものでなくて構いません。次の6つが書いてあれば、ほかの人が一度目を進められます。

1. 何のための業務か：これをしないと、誰が困るか
2. いつ始めるか：毎月25日、注文のメールが来たら、など
3. 使うもの：画面、ファイルの置き場所、ログインに必要なもの（パスワードそのものは書かない）
4. 手順：1行に1つの操作で、順番に
5. 迷うところ：「この場合はこうする」という判断の分かれ目
6. 終わったら：誰に知らせるか、何を確かめるか

5番の「迷うところ」が、その人の頭の中にしかない知識です。ここを書き出せるかどうかで、手順書が使えるかどうかが決まります。

3. ミスが多く、紙や Excel なら、入力のチェックを仕組みにする

ミスややり直しが多い業務は、注意を呼びかけるより、間違えられない形にする方が確実です。Excel なら、入力できる値をリストで選ばせる、決まった形以外は入らないようにする、といった設定ができます。既製のソフトを使えば、こうした確認がはじめから入っていることも多くあります。

4. 年間100時間以上なら、自動化を検討する

ここまでに当てはまらず、年間の時間が大きい業務は、自動化を考えます。ただし、自動化の手段は一つではありません。

上から順に検討し、足りないときに次へ進みます。システムを作るのは、既製のものでは足りないと分かってからです。

AI を使う場合は、AI の出した答えを誰が確かめるかを先に決めます。問い合わせへの返答の下書きなら、送る前に担当者が読む。文書の分類なら、迷ったものだけ人が見る。確かめる人と手順が決まっていない AI の使い方は、ミスを早く大量に生むだけになります。もう一つ、AI に渡してよい情報の範囲も、会社として決めておきます。

既製のソフトで足りるかは、次の3つで確かめます。

• 試してみる：多くの業務ソフトには、無料で試せる期間があります。棚卸し表に書いた上位の業務を、実際にそのソフトで最後まで流してみます。
• 合わない部分の量を見る：その業務の手順のうち、ソフトの標準の機能でできない部分がどれくらいあるかを書き出します。
• 手順を合わせられるか考える：合わない部分を、自社の手順の方を変えて合わせられないかを考えます。合わせられないのが、取引先との約束や、自社の強みに関わる部分なら、作り込む理由になります。

合わない部分が少なく、手順を変えて合わせられるなら、既製のソフトで進めるのが一番早く、安く済みます。

5. それ以外は、手順を見直す

どれにも当てはまらない業務は、まず手順そのものを見直します。その業務は本当に必要か（やめる）、回数を減らせないか（減らす）、ほかの業務と一緒にできないか（まとめる）、の順に考えます。道具を変えなくても、これだけで時間が減ることはよくあります。

見直すときは、次の4つの問いを順に当てはめると、考えが漏れにくくなります。生産の現場で昔から使われている、なくす・まとめる・入れ替える・簡単にする、という考え方です。

上の問いほど効果が大きく、なくせる業務が見つかれば、そもそも改善もシステムも要りません。

棚卸しが止まってしまう5つの理由

1. 範囲が広すぎる

全社や全部署を一度に棚卸ししようとすると、書き出しだけで終わります。1つの部署か、1つの業務の流れに絞ってください。

2. 正確さを求めすぎる

ストップウォッチで測ろうとすると、現場の負担が大きくなり、続きません。おおよその分数で十分です。

3. 業務の粒度がそろっていない

人によって「経理業務」と書く人もいれば、「伝票に判を押す」と書く人もいると、比べられません。記入例を先に見せ、「〇〇を△△する」の形にそろえます。

4. 担当者だけに任せる

忙しい担当者に「時間があるときに書いておいて」と頼むと、まず進みません。30分ずつ時間を取り、聞き取りながら一緒に書く方が早く終わります。

5. 書いて終わりにする

一覧を作ったことで満足してしまうのが、一番多い止まり方です。書き出しを始める前に、「上位3つの業務の打ち手を、いつまでに決めるか」を決めておきます。

社内での進め方の例

1つの部署で始める場合の、2週間の進め方の例です。

上位3つの改善が終わったら、同じ表で次の3つに進みます。1年後にもう一度同じ表を書くと、改善の前と後を比べられます。

改善の前と後を、同じ表で記録する

改善を始める前の棚卸し表は、消さずに残しておきます。改善が終わって1〜2か月たったら、同じ業務の行だけを書き直し、年間の時間、できる人の数、ミスの多さがどう変わったかを並べます。

この記録があれば、「注文の入力が年600時間から200時間になった」「請求書を作れる人が1人から2人になった」と、改善の結果を数字で説明できます。次の改善の予算を取るときの、一番の材料になります。

おわりに

業務の棚卸しは、一覧を作るための作業ではなく、限られた人と時間を、どこに使うかを決めるための作業です。範囲を絞り、おおよその時間で書き出し、上位3つから手を付ける。そして、システムや AI を入れる前に、手順の見直しや既製のソフトで足りないかを確かめる。この順番を守れば、棚卸しは止まらずに、改善までつながります。まずは今週、1つの部署で、10行だけ書き出すところから始めてみてください。

棚卸しの結果、業務の流れを図にして整理したくなったら「業務の流れを図にする」を、システムを作る範囲を開発会社に伝える前に社内でまとめることは「要件定義とは」を参考にしてください。システムを作ると決まり、賃上げの予定もある会社は、「業務改善助成金で業務システムは作れるか」も読んでみてください。

棚卸しの結果から、作る範囲と進め方を決める段階は、クリーヴァの「Scope Zero」でもお手伝いしています。表を書いてみて迷ったところがあれば、気軽にご相談ください。