FAX の注文書を AI-OCR で読み取る：向いている注文書、精度の見方、人が確かめる手順と、元が取れるかの試算

取引先の本部の仕組みが決まっている。店主が FAX で注文したいと言う。注文が月に数件しかない。こうした事情で、FAX の注文はなくせない取引先があります。それなら、受け取った FAX を AI-OCR で読み取り、入力の手間だけでも減らせないか。卸売の会社から、よく聞く相談です。

AI-OCR は、紙や画像の文字を読み取ってデータにする道具で、AI の技術で手書きの文字も読めるようにしたものです。ただ、読み取った結果を人が確かめる前提の道具で、注文書によって向き不向きがはっきりあります。入れてから「思ったほど手間が減らない」とならないよう、先に知っておきたいことがあります。

この記事は、FAX の注文書の入力を AI-OCR で減らしたい、中小の卸売の会社に向けて書いています。次のことを順にまとめます。

• AI-OCR の精度について、公的に分かっていること
• 向いている注文書と、向かない注文書
• 読み取った結果を、人が確かめる手順
• 試しに使うときの進め方と、元が取れるかの試算

FAX の受注そのものを減らす進め方は「FAX の受注を減らす」で書いています。この記事は、FAX が残る取引先の分を、受け取る側でどう減らすかの話です。

結論：書式をそろえた注文書に使い、人が確かめる手順を残す

先に結論を書きます。

• AI-OCR は、決まった書式で、品番や数量を決まった枠に書く注文書に向いています。取引先ごとに書式がばらばらで、自由に書かれる注文書には向きません
• どの場合も、読み取った結果を人が確かめる手順は残ります。手間はゼロにはならず、「読んで入力する」が「見比べて直す」に変わります
• FAX の注文書を読んだ新しい公的な精度の数字は見当たりません。製品の説明の数字ではなく、自社の FAX で試して測ります
• 入れる前に、今の1件の作業時間と、AI-OCR を使った後の確かめる時間を測り、月額の費用に見合うかを試算します

AI-OCR は、うまく使えば、受注の担当者の負担を確かに軽くします。ただ、それは「どの注文書に使うか」と「誰がどう確かめるか」を決めたうえでの話です。製品を選ぶ前にその2つを決めておくと、製品の比べ方もはっきりします。この記事の順番は、その決め方の順番になっています。

精度について、公的に分かっていること

最初に、正直に書いておきます。FAX の注文書を AI-OCR でどのくらい正しく読めるかを示す、新しい公的な検証は、2026年11月の時点で見当たりませんでした。

公的な機関や自治体が公開している AI-OCR の精度の数字は、2018〜2020年ごろに、自治体の申請書や届出を読んで確かめたものが中心です。読んだのは注文書ではなく、使った製品も今とは違います。この記事では、その時期の数字を、今の製品の精度として紹介することはしません。一方、製品の会社が示す精度の数字は、どんな帳票を、どんな条件で読んだのかが分からないと、自社に当てはまるかを判断できません。

つまり、自社の FAX でどのくらい読めるかは、自社で試して測るしかない、というのが今の状況です。測り方は、この記事の後半で詳しく書きます。

人が確かめる仕組みは、前提

精度の数字とは別に、今も公的な資料が勧めていることがあります。総務省の「自治体におけるAI活用・導入ガイドブック＜導入手順編＞」（第4版、2025年12月）は、AI の判定結果を人間がチェックするためのプロセスを設けることを勧めています。ガイドブックは、AI-OCR を導入しているつくば市の例として、目視でも判読が難しい雑字・くせ字・悪筆や、文字が枠線からはみ出るケースでは誤読となる場合があること、AI が読み取りにくい画像を一覧にして、人が見て手で入力する機能を備えていることを紹介しています。

注文書に置き換えると、次の2つが言えます。

• 読み取った結果を人が確かめる手順は、どの製品でも残る
• くせのある手書きや、枠からはみ出た書き方の注文書ほど、読み違いが増える

逆に言えば、品番の欄には品番だけ、数量の欄には数字だけが、枠の中に書かれている注文書ほど、読み違いは減ります。AI-OCR を入れるかどうかより先に、注文書の書き方をそろえることが効くのは、このためです。

AI-OCR のほかに、どんな方法があるか

FAX の注文の入力を減らす方法は、AI-OCR だけではありません。先に、ほかの方法と並べておきます。

一番手間が減るのは、取引先に Web 受注へ移ってもらうことです。AI-OCR は、移ってもらえない取引先の分を、受け取る側で減らす方法と考えると、位置づけがはっきりします。また、書式をそろえてもらうことは、AI-OCR を入れても入れなくても効きます。AI-OCR を検討する前に、まず書式をそろえる、という順番がおすすめです。

FAX を、データで受け取る準備

AI-OCR で読むには、FAX を紙ではなく画像のデータで受け取る必要があります。紙で受けた FAX をスキャナで読み込むこともできますが、その手間が増えるので、多くの場合は複合機や FAX のサービスで、最初からデータで受け取る形にします。

• 複合機のペーパーレス受信：受け取った FAX を紙に出さず、決めたフォルダやメールに送る設定
• インターネット FAX のサービス：FAX の番号をそのままに、受け取った FAX をデータで届けるサービス
• 受け取った後の置き場所：AI-OCR が読みに行くフォルダと、読んだ後の画像を保存する場所

データで受け取ると、注文書の保存の扱いも変わります。この記事の後半の「個人情報と、データの扱い」で触れます。

AI-OCR に向いている注文書、向かない注文書

人が確かめる前提と、読み違いが起きやすい書き方をふまえると、FAX の注文書の向き不向きは次のように分けられます。

向かない注文書が多い取引先は、AI-OCR を入れても、確かめて直す手間がほとんど減りません。その場合は、先に注文書の書式をそろえてもらうことから始めます。

注文書の書式を、読み取りやすく作る

自社の書式を渡せる取引先なら、書式を AI-OCR で読みやすいように作ります。

• 取引先の番号は、あらかじめ印字しておく
• 品番と数量は、1文字ずつの枠に分ける
• 単位（ケース・個）は、書かずに丸で囲む形にする
• 備考の欄は小さくし、ほかの場所に書き込まないようお願いする
• よく注文する品番は、取引先ごとに印字しておく

印字された品番の横に数量だけを書いてもらう形にできれば、読む必要があるのは数字だけになり、読み違いも、人が確かめる所も減ります。

読み取った結果を、人が確かめる手順

AI-OCR を入れても、確かめる手順は残ります。手順を決めておかないと、担当者ごとに確かめ方がばらばらになり、ミスが残ります。

1. 読めなかった注文書を分ける：AI-OCR が読み取れなかった、または確からしさが低いと示した注文書を、一覧で別にします。これは人が最初から入力します
2. 数量と品番を、画像と見比べる：読み取れた注文書も、数量と品番は FAX の画像と並べて確かめます。ここを省くと、誤出荷につながります
3. マスタと照らす：読み取った品番が商品マスタにあるか、数量がいつもの範囲に収まっているかを、システムで確かめます。いつもの10倍の数量などは、自動で止める設定にします
4. 直した所を記録する：人が直した箇所を残しておきます。取引先ごとに直す所が多ければ、その取引先の書式を見直すきっかけになります

この手順で、担当者の作業は「FAX を読んで入力する」から「画像と見比べて直す」に変わります。1件にかかる時間は短くなりますが、ゼロにはなりません。

試しに使うときの進め方

AI-OCR の製品の多くは、試しに使える期間や、少ない件数から始められる形を用意しています。試すときは、次の順で進めます。

1. 今の手間を測る：経路ごとの件数と、1件の入力・確認の分数を、1週間ほど測ります
2. 試す注文書を選ぶ：件数の多い取引先から、書式の違う注文書を10〜20種類ほど集めます。手書きも印字も、読みやすいものも読みにくいものも混ぜます
3. 同じ注文書を、2〜3の製品で読ませる：製品の説明の精度ではなく、自社の注文書でどれだけ読めたかを比べます
4. 確かめる時間を測る：読み取った結果を確かめて直すのに、1件で何分かかったかを測ります
5. 取引先ごとに分ける：よく読めた取引先、読めなかった取引先を分けます。読めなかった取引先は、書式をそろえてもらうか、AI-OCR の対象から外します

自社で精度を測る方法

精度は、「文字単位」ではなく「項目単位」で測ります。文字単位で9割読めても、品番10文字のうち1文字を読み違えれば、その項目は間違いです。注文の入力で効いてくるのは、項目（取引先、届け日、品番、数量など）がまるごと正しく読めたかどうかです。

測るときは、試した注文書の項目ごとに、次の3つに分けて数えます。

一番気をつけるのは、3つ目です。読めなかったと正直に示してくれる項目は、人が直せば済みます。間違っているのに確からしいとされた項目は、確かめる人が見落とせば、そのまま誤出荷になります。製品を比べるときは、正しく読めた割合と一緒に、3つ目の割合も比べます。

数えた結果は、取引先ごと、項目ごとに表にします。どの取引先の、どの欄で読み違いが多いかが分かれば、書式を相談する相手と場所が決まります。

試す前に、合格の基準を決めておく

試してから基準を決めると、どうしても「思ったより読めた」という印象で決めてしまいます。試す前に、次の3つの基準を決めておきます。

1. 正しく読めた項目の割合：何割以上なら、確かめる手間が入力より短くなるか
2. 間違って読んだのに示されなかった項目の割合：何割以下なら、確かめる手順で防げるか
3. 使った後の1件の分：何分以下なら、月額の費用に見合うか（後の試算の式から逆算します）

3つ目の基準は、試算の式から出せます。たとえば月額4万円、時給2,000円なら、減らす必要がある時間は月20時間です。月に読ませる件数が300件なら、1件あたり4分減らす必要があります。今の1件の分が5分なら、使った後は1分以下でなければ元が取れません。基準を先に計算しておくと、試した結果を見てすぐに判断できます。

製品を比べるときに聞くこと

AI-OCR の製品を比べるときは、精度の数字のほかに、次のことを聞きます。

1. 自社の注文書で試せるか：試しの期間に、自社の FAX を何枚まで読ませられるか
2. 書式の設定は誰がするか：取引先ごとの書式を、自社で設定するのか、製品の会社がするのか。書式が増えたときの費用
3. 読めなかったものの扱い：確からしさが低い項目を、どう示してくれるか。人が直す画面は使いやすいか
4. 販売管理への渡し方：読み取った結果を、CSV などで販売管理に取り込めるか。自動でつなげるか
5. 料金の数え方：枚数か、項目数か、月額の定額か。件数が増えたときに、いくらになるか
6. データの扱い：画像がどこで処理され、いつ消されるか

とくに2番目と5番目は、使い始めてから費用が膨らみやすい所です。取引先の数と月の枚数を伝えて、1年後の費用まで出してもらいます。

元が取れるかの試算

最後に、費用が見合うかを試算します。式は次のとおりです。

• 減る時間（月）＝ AI-OCR で読む件数 ×（今の1件の分 − 使った後の1件の分）÷ 60
• 減る費用（月）＝ 減る時間 × 時給
• 差し引き（月）＝ 減る費用 − AI-OCR の月額
• 元が取れるまでの月数 ＝ 導入の費用 ÷ 差し引き

架空の食品卸で試算した例です。費用は書き方を示すためのもので、相場ではありません。

この例では、どちらも月額の費用が、減る時間の分を上回り、元が取れません。件数が月数百件では、確かめる時間が残る分、効果が小さくなるからです。件数がもっと多い会社、1件の明細の行数が多く入力に時間がかかる会社、転記ミスの後始末に時間がかかっている会社では、結果が変わります。

試算の結果、元が取れないなら、無理に入れる必要はありません。注文書の書式をそろえてもらうだけでも、人が読む時間は短くなります。Web 受注に移せる取引先を先に移し、残った FAX の量で改めて考える、という順番もあります。

担当者の仕事は、どう変わるか

AI-OCR を入れると、受注の担当者の仕事は、入力する人から、確かめて直す人に変わります。変わるのは作業の中身だけではありません。

• 見る所が変わる：FAX を頭から読むのではなく、AI-OCR が「自信がない」と示した所を中心に見るようになります
• 判断が増える：読めなかった注文書を人が入力するか、取引先に確かめるかを決めるのは、担当者です
• 書式の相談が仕事になる：直す所が多い取引先に、書式を変えてもらうよう相談するのも、担当者の大事な役割になります

確かめて直す作業は、慣れると速くなる一方、慣れると見落としも起きます。数量と品番だけは、必ず画像と見比べる、という決まりを守ることが大切です。

よくあるつまずき

AI-OCR の導入で、よく見かけるつまずきを挙げます。

• 製品の精度の数字だけで決める：製品の説明の精度は、どんな帳票を読んだ数字かが分からないと、自社に当てはまるか判断できません。自社の手書きの FAX で測った数字で決めます
• 全部の取引先の FAX を読ませる：書式がばらばらの取引先まで対象にすると、直す手間が増え、かえって遅くなります
• 確かめる手順を決めない：読み取った結果をそのまま販売管理に入れ、誤出荷が増える
• 件数で試算しない：月額の費用と、減る時間を比べずに入れ、元が取れない
• 書式をそろえる前に入れる：書式をそろえるだけで済んだ手間に、AI-OCR の費用を払ってしまう

1日の流れの例

AI-OCR を入れた後の、受注の担当者の1日の流れの例です。

朝の「読めなかったもの」を先に片付けると、締めの前に慌てずに済みます。読めなかったものが多い日は、その日の担当を2人にするなど、人の配置で吸収します。直した箇所の振り返りは、毎日でなくても、週に1回で構いません。

取引先に、書式を相談するときの頼み方

直しが多い取引先には、書式を変えてもらうよう相談します。相手に手間をかけてもらうお願いなので、頼み方を工夫します。

• 相手の得を伝える：読み違いによる誤配送や、確認の電話が減ることは、相手にとっても得です
• 用紙はこちらで用意する：その取引先がよく注文する品番を印字した用紙を、こちらで作って渡します
• 書く所を減らす：数量だけを書けば済む形にすると、相手の手間はかえって減ります
• すぐに全部を変えなくてよいと伝える：古い用紙で届いても受けると伝え、しばらくは両方を受け付けます

入れた後に、見続けること

AI-OCR を入れたら、毎月、次の数字を見ます。

• 読めなかった注文書の割合：取引先ごとに見ます。増えている取引先は、書式が変わったか、書き手が変わった可能性があります
• 人が直した箇所の数：どの欄で直しが多いか。品番なら商品マスタの見直し、数量なら書式の見直しが要ります
• 転記ミスの件数：誤出荷が減っているか。減っていなければ、確かめる手順が守られていない可能性があります
• 1件の作業時間：使った後の1件の分が、試したときの数字から増えていないか

取引先の書式が変わったり、注文を書く人が変わったりすれば、それまで読めていた注文書が急に読めなくなることもあります。数字を見続けることが、入れた効果を保つ方法です。

個人情報と、データの扱い

FAX の注文書には、取引先の担当者の名前や電話番号、届け先の住所が書かれています。AI-OCR の多くは、画像をサービスの側に送って読み取ります。注文書は、取引先から見れば自社の仕入れの情報でもあります。入れる前に、次のことを確かめます。

• 画像とデータが、どこで処理され、どこに保存されるか
• 読み取った後、画像とデータがいつ消されるか
• 取引先との取引で、秘密を守る約束をしているなら、外のサービスで処理してよいかを契約で確かめる
• 読み取りの精度を上げるために、送った画像が使われるか。使われるなら、断れるか

データで受け取った注文書の保存の方法も、一緒に決めます。国税庁の電子帳簿保存法の一問一答は、ペーパーレス化された FAX 機能を持つ複合機を使った取引を、電子取引の例として挙げています。FAX をデータで受け取り、AI-OCR で読む流れにするなら、元の画像をデータのまま保存する方法を、顧問の税理士にも確かめておきます。

おわりに

AI-OCR は、FAX の注文書の入力を「読んで入力する」から「見比べて直す」に変える道具です。決まった書式で、品番と数量を枠に書く注文書には向き、書式がばらばらで自由に書かれる注文書には向きません。FAX の注文書を読んだ新しい公的な精度の数字はないので、製品の説明の数字ではなく、自社の FAX で試して項目単位の精度と確かめる時間を測り、元が取れるかを試算してから決めてください。

今の受注の手間を経路ごとに測り、AI-OCR などの改善案で元が取れるまでの月数を出せる「受発注の作業時間・転記コスト計算」の Excel を用意しました。架空の食品卸の記入例つきです。

Excel を開かずに、ブラウザで件数と分数を入れて試せる「受注の手間の試算」もあります。入力した数字はどこにも送りません。

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登録は要りません。中身の説明は「受発注の作業時間・転記コスト計算」のページにまとめています。受発注の仕組みを入れる前に決めることは「受発注システムを入れる前に決めること」で書いています。FAX の受注の入力の見直しのご相談は、クリーヴァでもお受けしています。

出典（2026年11月11日に確認）

• 総務省「自治体におけるAI活用・導入ガイドブック＜導入手順編＞」（第4版、2025年12月）
• 国税庁「電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】」（令和8年7月）