受発注システムを入れる前に決めること：範囲・取引先の受け方・商品マスタ・販売管理とのつなぎ方（卸売の会社向け）

「受発注システムを入れたのに、結局、担当者が画面から注文を見て、販売管理に手で入れ直している」。受発注の仕組みを入れた会社から、こうした話を聞くことがあります。

原因は、製品の良し悪しより、入れる前に決めておくことが決まっていなかったことにある場合がほとんどです。どこまでをシステムにするのか。取引先からはどう受けるのか。商品と単価の一覧は整っているのか。今の販売管理とはどうつなぐのか。

この記事は、受発注システムの導入を検討している、中小の卸売の会社に向けて書いています。次のことを順にまとめます。

• 受発注システムと販売管理システムの違い
• 入れる前に決めておく7つのこと
• 既製のサービスで足りるか、作り込むかの判断

製品を比べる段階の確認点（料金、連携、請求書の制度への対応など）は、SucSak の「クラウド販売管理システムを比較！機能・料金と連携の確認点」にまとまっています。この記事は、その前に社内で決めることに絞ります。今の受注の手間の測り方は「FAX の受注を減らす」で書いています。

結論：製品を比べる前に、範囲・受け方・マスタ・つなぎ方を決める

先に結論を書きます。

• 受発注システムを入れる前に、次の7つを決めます
  • 範囲（受注だけか、発注もか）
  • 取引先ごとの受け方
  • 商品マスタと取引先ごとの単価
  • 販売管理・会計とのつなぎ方
  • 締めと例外の決まり
  • 使う人と役割
  • 費用が見合うか
• 一番の要は、販売管理とのつなぎ方です。受け取った注文が販売管理に自動で入らなければ、入力の手間は残ります
• 取引先の受け方は、取引先の事情で決まります。全部を1つのやり方にそろえようとせず、Web 受注・EDI・FAX を併せて受ける前提で考えます
• 既製のサービスで足りるかどうかは、取引先ごとの決まりの多さと、販売管理とのつなぎ方で決まります

受発注システムと、販売管理システムの違い

まず、言葉をそろえておきます。

製品によっては、両方を1つで備えたものもあります。一方、販売管理はすでにあって、受注の入口だけを FAX から画面に変えたい、という会社も多いでしょう。その場合に入れるのは、受発注の部分だけです。

どちらを入れるにしても、受け取った注文のデータが、販売管理まで手を介さずに流れることが目標です。

受発注のデジタル化が、進みにくい理由

7つに入る前に、業界の調査が挙げている「進みにくい理由」を見ておきます。自社の計画の落とし穴を、先に知っておくためです。

中小企業庁の委託調査は、いくつかの業界団体に話を聞いています。その中で、FAX・メール・電話を毎日使い続けている理由として挙がったのは、「電話・FAX・メールの方が使い慣れている」「標準 EDI を利用するほど受発注が発生しない」「取引先が利用していない」「導入コストがかかる」でした。

また、電気工事・電材卸の業界については、資材の種類の多さ、業界独自の用語と複雑で様々な記号があることを、業界の特性として挙げています。品目が多く、呼び方が人によって違う業界ほど、マスタの整理に時間がかかるということです。

これらの理由は、どれも製品を替えるだけでは解決しません。取引先の慣れには移る得で応え、件数が少ない取引先には無理をさせず、品目の多さにはマスタの整理で備える。この記事の7つは、その備えの順番でもあります。

決めること1：範囲（受注だけか、発注もか）

最初に、どこまでをシステムにするかを決めます。

• 受注だけ：取引先から受ける注文を、FAX や電話から画面などに移す
• 発注も：自社が仕入れ先に出す注文も、同じ仕組みで出す
• 在庫も：注文の画面に在庫を見せる、注文で在庫を引き当てる
• 請求も：受注から請求までを、1つの仕組みにまとめる

範囲を決めるときは、「一番手間のかかっている作業はどれか」「その作業が減れば、誰の何時間が空くか」を、測った数字で答えられるようにします。答えられない範囲は、最初の段階から外します。

範囲を広げるほど、決めることと費用が増えます。最初は、手間の大きい所から始めるのが現実的です。中小企業庁の委託調査（電材卸、2022年）では、電子受発注に対応している割合は、仕入れの発注のときが78.8%なのに対し、受注のときは41.7%でした。仕入れは仕入れ先の仕組みに乗れば電子になりますが、受注は自社で受け方を用意しないと変わりません。受注から手を付けるのが効きやすいのは、このためです。この調査は2022年のもので、受発注の手段を調べた公的な調査で、これより新しいものは2026年11月の時点で見当たりませんでした。

決めること2：取引先ごとの受け方

次に、取引先からどう受けるかを、取引先ごとに決めます。

流通BMS は、GS1 Japan（流通システム開発センター）が、消費財の流通業界で唯一の標準となることを目標に作っている EDI の仕様で、今は第一歩として、卸売（またはメーカー）と小売の間の取引を対象にしています。小売の本部との取引が多い卸なら、対応を求められることがあります。

中小企業共通 EDI という選択肢

取引先ごとに違う端末や用紙で受けている会社には、中小企業庁が仕様を作った「中小企業共通 EDI」という選択肢もあります。中小企業庁は、IT の利用に不慣れな中小企業でも、簡単・便利・低コストに受発注業務の IT 化を実現できる汎用性の高い仕組みだとし、取引先ごとに用意していた専門の端末や用紙が要らなくなるとしています。仕様は平成28年度の事業で作られ、ITコーディネータ協会のサイトで公開されています。平成30年4月には、普及を進める団体として「つなぐITコンソーシアム」が結成されました。

ただし、相手も対応している必要があります。電材卸の調査で、対応している電子受発注の種類として中小企業共通 EDI を挙げたのは2.0%でした。取引先と仕入れ先の対応状況を確かめたうえで検討します。

ここで大事なのは、全部を1つにそろえようとしないことです。中小企業庁の委託調査で、電子受発注に対応している電材卸の会社が使っている種類は、取引先指定のシステム（Web-EDI 等）が71.6%、電子メールが34.3%、業界標準の EDI が10.8%と、複数にまたがっていました。受発注システムは、いくつかの受け方で届く注文を、1か所にまとめる役割を持たせる、と考えるほうが実態に合います。

決めること3：商品マスタと、取引先ごとの単価

導入の前に、一番時間がかかるのがここです。FAX の時代は、担当者が頭の中で補っていたことを、システムには全部書いておく必要があります。

• 品番の一覧：同じ商品に、取引先ごとに違う呼び方がないか。廃番の品番が使われていないか
• 単位：ケースとバラ、入り数。取引先によって注文の単位が違わないか
• 取引先ごとの単価：掛け率、特価、期間限定の価格。どこに、誰が管理しているか
• 取引先ごとに扱う品：その取引先に出してよい品、出さない品

この整理をしないまま画面を作ると、取引先が画面から注文しても、品番が合わない、単価が違う、という問い合わせが増えます。マスタの整理は、システムを入れない場合でも、受注の手間を減らす効果があります。

マスタを整理する手順

整理は、次の順で進めると手戻りが少なくなります。

1. 直近3か月に動いた品だけを対象にする：何年も動いていない品番まで整えようとすると終わりません。まず、実際に注文のあった品から始めます
2. 取引先の呼び方を集める：FAX の注文書を1か月分見返し、同じ品をどう書いているかを書き出します。手書きの略し方も拾います
3. 自社の品番に寄せる：呼び方の一覧と自社の品番を対応させます。対応が取れない品は、営業の担当者に確かめます
4. 単価の決まりを書き出す：取引先ごとの掛け率と、特価のある品と期間。担当者が個別に覚えている値引きも、ここで表に出します
5. 直す人と、直す日を決める：新しい品、廃番、価格の改定のときに、誰がいつマスタを直すかを決めます

2番目の作業は、取引先の書き癖を知っているベテランの担当者でないとできないことが多いものです。その人の時間を、先に押さえておきます。

決めること4：販売管理・会計とのつなぎ方

一番の要です。受発注システムで受けた注文を、今の販売管理にどう渡すかを決めます。

中小企業庁の委託調査の報告書は、自社のシステムとの連携ができない部分は全て手入力が必要という課題を挙げ、既存の各種 EDI の普及が進むと、結果的に今より手間が増える可能性があるとまで書いています。受け方を増やすほど、つなぎ方が決まっていないと、入れ直しの手間が増えるということです。

今の販売管理が古く、外とつなぐ作りになっていない場合は、販売管理ごと入れ替えるか、受発注の入口だけを先に変えて、つなぎ方は次の段階にするか、を判断します。

決めること5：締めと、例外の決まり

FAX の受注では、担当者の判断で融通していたことがたくさんあります。システムにするには、それを決まりにする必要があります。

• 締めの時間：何時までの注文を、その日に出荷するか
• 締めた後の注文：翌日に回すのか、電話で受ければ当日にするのか
• 数量の上限：いつもより極端に多い注文を、誰が確かめるか
• 在庫がないとき：注文を受けて後で連絡するのか、注文の画面で止めるのか
• キャンセルと変更：いつまでなら、取引先が自分で直せるか

こうした決まりは、書類にはなっていないことがほとんどです。書き出すには、受注のベテランの担当者に、1日の受注の作業を横で見せてもらうのが近道です。「この注文は、なぜ電話で確かめたのか」「この取引先だけ、なぜ締めの後も受けたのか」と、その場で理由を聞いていくと、決まりの一覧ができます。

例外をすべてシステムで扱おうとすると、作り込みが増えます。よく起きる例外だけをシステムに入れ、まれな例外は電話で受けて担当者が直す、と線を引くのが現実的です。

決めること6：使う人と、役割

受発注システムを使うのは、社内の人だけではありません。

とくに、取引先のアカウントの発行と、マスタを直す人を決めておかないと、入れた後に止まります。

社内の担当者が1人しかいない会社では、その人が休んだときに誰が注文を確かめるかも決めておきます。FAX のときに起きていた属人化を、システムでも繰り返さないためです。受注の担当者を2人以上にし、届いた注文の一覧を、誰が見ても同じように処理できる手順にしておきます。

受けた注文のデータを、どう使うか

受発注をシステムにすると、注文がデータで残ります。中小企業庁は、受発注をデジタル化するメリットとして、作業の効率の向上、人的ミスの軽減、取引記録の検索性の向上を挙げ、取引データを他のシステムのデータと連携することで、さらなる生産性の向上も期待できるとしています。

卸売の会社なら、たとえば次のような使い方が考えられます。

• 取引先ごとの注文の量と品目の変化を見て、注文が減り始めた取引先に早めに声をかける
• 曜日や季節ごとの注文の量から、仕入れと在庫の量を決める
• 締めの直前に集中する注文の量から、受注と出荷の人の配置を決める

入れる前の段階で、どんな数字を見たいかを決めておくと、どのデータを残すべきかが決まります。逆に、見たい数字を決めずに入れると、データは残っていても使われません。

決めること7：費用が見合うか

最後に、費用が見合うかを試算します。今の受注の手間を、経路ごとの件数と1件の作業時間から金額にし、システムで減る手間と、導入の費用・月額を比べます。

試算のときに見落としやすいのは、次の費用です。

• マスタの整理の手間：社内の人の時間。数週間かかることもある
• 取引先への説明：最初の数回の操作を一緒にする時間
• つなぐ作業：今の販売管理とつなぐための開発や設定
• しばらく続く FAX：切り替えの期間は、FAX と画面の両方を受ける

減る手間は、取引先が実際に画面に移った分だけです。全部の取引先が移る前提で試算すると、効果を大きく見積もります。取引先ごとの切り替えの見込みから、移る割合を控えめに置きます。

導入までの進め方と日程

7つを決めてから使い始めるまでの、おおよその流れです。会社の規模と取引先の数によって変わります。

製品を比べるのは、5週目以降です。範囲とつなぎ方が決まる前に製品の説明を聞くと、製品のできることに合わせて範囲が決まってしまいます。

取引先への切り替えは、一度に全社ではなく、前向きな取引先から数社ずつ進めます。最初の数社で出た問い合わせを画面や説明に反映してから、次の取引先に広げます。

よくあるつまずき

受発注システムの導入で、よく見かけるつまずきを挙げます。

• 製品を先に決めてしまう：展示会や紹介で製品を先に決め、後から自社の決まりを合わせようとして、例外の扱いで行き詰まる
• マスタの整理を後回しにする：使い始めてから品番や単価の食い違いが次々に見つかり、取引先からの問い合わせが増える
• 販売管理とのつなぎを後回しにする：画面から注文は届くようになったが、担当者が販売管理に入れ直している
• 全部の取引先を一度に切り替えようとする：反発する取引先が出て、話が止まる
• FAX をやめる日を先に決める：取引先の準備が間に合わず、結局 FAX を受け続ける

どれも、この記事の7つを、製品を比べる前に決めておけば避けられるものです。

取引先への説明で、伝えること

取引先に新しい受け方を案内するときは、次の4つを1枚にまとめて渡します。

1. いつから使えるか、しばらくは FAX も受けること
2. 注文の画面の入り方と、最初のログインの方法
3. 相手にとって楽になること（締めの時間、在庫の見え方、いつもの品の呼び出し）
4. 困ったときの連絡先

相手にとって楽になることが書けないなら、その取引先にはまだ早いということです。

既製のサービスで足りるか、作り込むか

7つを決めると、既製のサービスで足りるか、作り込む部分があるかが見えてきます。

全部を作り込む必要はありません。既製のサービスを中心に置き、足りない所（今の販売管理とのつなぎ、特殊な単価の計算など）だけを作り足す形もあります。既製のソフトで足りる所と作り込む所の分け方は、建設業の例ですが「建設業の原価管理や基幹業務をシステムにする前に」でも書いています。

決めたことを、1枚にまとめる

7つを決めたら、1枚の紙にまとめます。製品の説明を受けるときも、開発会社に見積もりを頼むときも、この1枚を渡せば、各社の前提がそろいます。

見積もりを複数の会社に頼むときの依頼の出し方は「提案依頼書（RFP）を書く前に決めること」で書いています。

期限のある話も、一緒に確かめる

受発注の仕組みを見直すときは、期限のある話も確かめておきます。

• INSネットの終了：NTT東日本・西日本は、INSネットの提供を2028年12月31日で終えると発表しています。ディジタル通信モードの補完策も含めての終了です。古い EDI がこの回線で動いていないかを確かめます
• データで受ける注文書の保存：国税庁の電子帳簿保存法の一問一答は、ペーパーレス化された FAX 機能を持つ複合機を使った取引も、電子取引の例として挙げています。画面や EDI で受けた注文書も、データのまま保存する方法を決めておきます

入れた後に、見続けること

受発注システムは、入れて終わりではありません。使い始めてから、毎月、次の数字を見ます。

1. 受け方ごとの件数：画面や EDI に移った件数と、まだ FAX・電話で来る件数
2. 入れ直しの件数：販売管理に手で入れ直した注文の数。ここが減らなければ、つなぎ方を見直す
3. 問い合わせの件数：取引先からの「画面が分からない」「単価が違う」という問い合わせ。マスタや画面の直す所が分かる
4. 転記ミスの件数：誤出荷や伝票の訂正の数

とくに2番目の入れ直しの件数は、システムが本当に手間を減らしているかを示す数字です。入れる前に測った受注の手間と、同じ物差しで比べます。

おわりに

受発注システムは、製品を比べる前に、範囲、取引先ごとの受け方、商品マスタと単価、販売管理とのつなぎ方、締めと例外、使う人、費用の7つを決めるところから始まります。中でも、販売管理とのつなぎ方が決まっていないと、画面から注文が届いても、入れ直しの手間が残ります。

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Excel を開かずに、ブラウザで件数と分数を入れて試せる「受注の手間の試算」もあります。入力した数字はどこにも送りません。

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出典（2026年11月11日に確認）

• 中小企業庁「中小企業の受発注デジタル化」
• 中小企業庁（委託先：EY ストラテジー・アンド・コンサルティング）「令和3年度 中小企業の受発注のデジタル化推進方策に関する調査 報告書」（2022年3月）
• GS1 Japan（流通システム開発センター）「流通BMS」
• NTT東日本・NTT西日本「INSネットの新規申込受付・提供終了について」（2024年3月7日）
• 国税庁「電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】」（令和8年7月）