FAX の受注を減らす：手間を時間と金額で測り、取引先ごとに切り替える順番を決める（計算表の Excel つき）

朝、FAX の受信トレイに注文書がたまっています。事務の担当者が1枚ずつ読み、品番と数量を販売管理に入れていく。手書きの「1」と「7」が読み分けられなければ、取引先に電話して確かめる。午前中の締めの時間までに入れ終わらないと、その日の出荷に間に合いません。

卸売の会社では、今も見慣れた光景です。注文する側から見れば、FAX は慣れた紙に書いて送るだけの、手軽なやり方です。その分の手間は、受け取る側に集まります。入力、読み直し、確認の電話、そして転記ミスの後始末です。

FAX が悪いわけではありません。問題は、その手間がどれだけあるのかが見えないまま、毎日の作業として続いていることです。見えないものは、減らしようがありません。

この記事は、FAX や電話の受注の入力に毎日時間をとられている、中小の卸売の会社に向けて書いています。次のことを順にまとめます。

• 受発注のデジタル化は、どこまで進んでいるか
• FAX の受注の手間は、どこにかかっているか
• 手間を時間と金額で測る方法
• 取引先ごとに、切り替える順番を決める方法
• Web 受注・EDI・AI-OCR の選び方と、取引先への頼み方

結論：一度に全部なくさず、測って、順番を決めて減らす

先に結論を書きます。

• FAX の受注は、一度に全部なくそうとすると、取引先の反発で止まります。まず、受注の経路ごとの件数と1件の作業時間を測り、手間を時間と金額にします
• 取引先を、件数と切り替えの見込みで分けます。件数が多く、切り替えに前向きな取引先から Web 受注などに移すと、早く手間が減ります
• 相手の事情で FAX が続く取引先は、無理に変えません。受け取る側の入力を、AI-OCR などで減らす方法があります
• 切り替える前に、導入の費用と月額が、減る手間に見合うかを試算します。件数によっては、元が取れない案もあります

受発注のデジタル化は、どこまで進んでいるか

受注側で電子受発注に対応しているのは、約半分

中小企業庁は、受発注のデジタル化のページで、中小企業では FAX や電話で企業間の受発注をしているケースが一定数あるとしたうえで、2021年に受注側で48.5%が電子受発注に対応していたとしています（令和3年度取引条件改善状況調査）。裏を返すと、半分ほどの会社は、受注のどこかに FAX や電話が残っていることになります。

ただ、これは2021年の数字です。受発注の手段を業種ごとに調べた公的な調査で、これより新しいものは、2026年11月の時点では見当たりませんでした。参考になる新しい数字として、2026年版の中小企業白書は、帝国データバンクの調査（2025年11〜12月、中小企業12,215社）で、デジタル化の取組の段階を聞いています。紙や口頭による業務が中心で、デジタル化が図られていない「段階1」の事業者は15.4%でした。受発注に限った数字ではありませんが、紙が中心の会社が今も一定数あることが分かります。この記事の数字は、それぞれ調べた時期を添えて読んでください。

買うときは電子、売るときは FAX

中小企業庁が委託した「中小企業の受発注のデジタル化推進方策に関する調査」（2022年3月）は、鉄鋼、電気工事・電材卸、ボランタリーチェーンの3つの業界を調べています。電材卸の会社へのアンケート（2022年2〜3月、回答132社）では、電子受発注に「対応している」と答えたのは、仕入れの発注のときが78.8%、受注のときが41.7%でした。

自分が買うときは、仕入れ先の用意した仕組みを使うので電子になる。自分が売るときは、お客様の慣れたやり方に合わせるので FAX と電話が残る。受注する側に紙が集まりやすい事情が、この差に表れています。同じ報告書は、電気工事・電材卸の業界について、ほとんどの取引が電話や FAX などのアナログな方法で受発注されている状況だと書いています。

ほかの業界でも同じことが起きている

同じ報告書は、電材卸のほかの業界の様子も伝えています。鉄鋼の業界では、需要家から月に数百から数千件の電話・FAX の注文を受けているのが実態だとしています。ボランタリーチェーンでは、デジタル化していない加盟店やメーカーとの間で、本部が一度 FAX で受け取った紙をデータに入力し直していること、加盟店からの電話・FAX の注文を自社の販売管理システムに手で入力していることが確認されています。

業種が違っても、構図は同じです。注文する側が慣れたやり方で送り、受け取る側がそれをシステムに入れ直す。その入れ直しの手間が、受け取る側に集まっています。

電子化しても、取引先ごとに仕組みが違う

同じ調査で、対応している電子受発注の種類を聞くと（回答102社、複数回答）、最も多いのは「取引先指定のシステム（Web-EDI 等）」の71.6%で、「業界標準の EDI」は10.8%、中小企業庁が仕様を作った「中小企業共通 EDI」は2.0%でした。

取引先ごとに違う画面にログインし、違う形式で受け取る。電子化はしたものの、受注の窓口が取引先の数だけ増える、ということも起きています。報告書は、自社のシステムとつながらない部分は手入力が必要で、各種の EDI が広がると、結果として手間が増える可能性にも触れています。

FAX の受注の手間は、どこにかかっているか

FAX の受注1件の流れを分けると、手間がかかる所は次の5つです。

このうち、目に見えにくいのが最後の2つです。問い合わせの電話は1件数分でも、毎日積み重なります。転記ミスは月に数件でも、1件の後始末に30分以上かかることがあります。

もう1つの見えにくい手間は、属人化です。取引先ごとの書き癖や、略した品番の読み方を、ベテランの担当者だけが知っている。その人が休むと、受注の入力が止まります。属人化の見分け方は「業務の属人化を解消する」で書いています。

期限のある話：INSネットの終了

FAX ではありませんが、受発注に関わる期限があります。NTT東日本・西日本は、INSネットの提供を2028年12月31日で終えると発表しています。2024年1月から提供している、ディジタル通信モードの補完策も含めての終了です。古い EDI の中には、この回線で動いているものがあります。総務省の会議に出された NTT東西の資料も、EDI については、EDI ベンダーなどからインターネット EDI への更改を提案して移行を進めているとしています。自社や取引先の受発注の仕組みが、どの回線で動いているかを確かめておきます。

データで受け取る FAX と、電子帳簿保存法

FAX を紙に出さず、複合機やパソコンでデータとして受け取っている会社もあるでしょう。国税庁の電子帳簿保存法の一問一答（電子取引関係）は、電子取引の例として、ペーパーレス化された FAX 機能を持つ複合機を使った取引を挙げています。データで受け取った注文書は、所定の方法でデータのまま保存する必要があります。同じ一問一答は、電子取引のデータを紙に印刷し、その紙をスキャナで保存し直す方法は認められないとしています（問99）。印刷して読むのは構いませんが、保存はデータのほうで行います。受注のやり方を変えるときは、保存の方法も一緒に決め、顧問の税理士にも確かめておきます。

手順1：手間を、時間と金額で測る

最初にするのは、測ることです。受注の経路（FAX の手書き、FAX の印字、電話、メール、Web 受注、EDI）ごとに、次の数字を集めます。

• 月の件数
• 1件あたりの、入力の分・確認の分・問い合わせや読み直しの分
• 転記ミスの件数（月）と、1件の後始末の分

分数は、思い出して書くより、1週間ほどストップウォッチで測った平均のほうが確かです。担当者に「何分くらい」と聞くと、多くの場合、少なめの答えが返ってきます。

測るときのコツが3つあります。

• 曜日と時期を選ぶ：週明けや月末に注文が集まる会社は、その日を含めて1週間測ります。閑散期だけで測ると、手間を少なく見積もります
• 担当者を分けて測る：ベテランと新しい担当者では、1件の分数が倍近く違うことがあります。平均だけでなく、人ごとの差も見ておくと、属人化の度合いも分かります
• ミスは後から数える：転記ミスは、その場では気づきません。出荷の後の問い合わせや返品の記録から、1か月分をさかのぼって数えます

集めた数字から、経路ごとの月の作業時間（件数×1件の分＋ミスの件数×後始末の分）を出し、時給を掛けて年の費用にします。架空の食品卸（従業員30名、受注は月1,100件）で測った例です。数字は書き方を示すためのもので、平均ではありません。

この例では、FAX と電話が受注の作業時間の92%を占め、年に約250万円分の人の時間が受注の入力にかかっています。1人の担当者の月の労働時間の、半分を超える量です。こうして金額にすると、社内で「何にいくらかけて変えるか」を話し合えるようになります。

手順2：取引先を、件数と見込みで分ける

次に、受注の多い取引先から順に書き出し、それぞれの今の経路と、切り替えの見込みを付けます。見込みは、相手の担当者がスマホやパソコンで注文できそうか、本部の仕組みに合わせる必要があるか、といった事情から「高・中・低」で判断します。

架空の食品卸の例では、FAX と電話の取引先8社のうち、「先に声をかける」に入ったのは4社でした。この4社だけで、月の受注のうち215件を占めます。全部の取引先を一度に動かさなくても、4社を移すだけで、FAX と電話の受注の2割強が減る計算です。

手順3：切り替える先を選ぶ

取引先ごとに、切り替える先を選びます。主な選択肢は次のとおりです。

流通BMS は、GS1 Japan（流通システム開発センター）が、消費財の流通業界の標準を目指して作っている EDI の仕様で、まずは卸売（またはメーカー）と小売の間の取引を対象にしています。中小企業共通 EDI は、中小企業庁が、IT の利用に不慣れな中小企業でも簡単・便利・低コストに受発注を IT 化できるようにと仕様を作ったもので、取引先ごとに用意していた専門の端末や用紙が要らなくなるとしています。

どれを選ぶかは、取引先の側の事情で決まることが多いものです。自社で決められるのは、Web 受注と AI-OCR とメールの定型です。

手順4：費用が見合うかを試算する

切り替える前に、費用が見合うかを試算します。案ごとに、対象の経路、移せる割合、移した後の1件の分数、導入の費用、月額の費用を置き、減る時間と、元が取れるまでの月数を出します。

架空の食品卸の例です。費用は書き方を示すためのもので、相場ではありません。

この例では、AI-OCR の案は月額の費用が、減る時間の分を上回り、元が取れません。印字の FAX は、もともと1件の作業が5分と短く、AI-OCR で読んでも確かめる時間が2分残るからです。手書きの FAX が多い会社や、件数がもっと多い会社では、結果が変わります。AI-OCR の向き不向きは「FAX の注文書を AI-OCR で読み取る」で詳しく書いています。

試算には、転記ミスが減る分を入れていません。ミスの後始末に時間がかかっている会社は、その分だけ効果が大きくなります。また、減る費用は人の時間を時給で換算したものです。人を減らす話ではなく、空いた時間を何に使うか（新しい取引先の開拓、在庫の見直しなど）を、先に決めておきます。

切り替える前に、社内で整えておくこと

Web 受注でも EDI でも、受け取ったデータを自社の販売管理に入れるには、社内の土台が整っている必要があります。FAX を人が読んでいた間は、人が頭の中で補っていたことです。

• 品番の一覧（商品マスタ）：同じ商品に、取引先ごとに違う呼び方がある。廃番の品番がまだ使われている。こうした食い違いを、先に整理しておきます
• 取引先ごとの単価：取引先によって単価や掛け率が違うなら、それを一覧にします。注文の画面に出す単価と、請求の単価がずれると、問い合わせが増えます
• 締めの時間と、締めた後の扱い：何時までの注文をその日に出荷するか。締めた後の注文は翌日に回すのか。FAX の時代に担当者の判断で融通していたことを、決まりにします
• 受け取った注文を確かめる人：画面から入った注文も、在庫や数量のおかしなものは誰かが確かめます。その役割を決めておきます

ここが整っていないまま画面だけを用意すると、注文は画面から届いても、その後の確認の電話が減りません。

Web 受注の画面に入れておきたいこと

自社で Web 受注の画面を用意する場合、取引先が FAX より楽だと感じるかどうかは、次の点で決まります。

• いつも注文する品が、最初から並んでいる
• 前回の注文を呼び出して、数量だけ直して送れる
• 在庫の有無と、届く日が、注文する前に分かる
• スマホで、片手で入れられる
• 送った注文の控えが、メールなどで残る

逆に、品番を毎回探して入れる画面や、パソコンでしか使えない画面は、FAX に負けます。既製のサービスで足りるか、作り込むかは、取引先の数とこれらの条件で決まります。その判断の仕方は「受発注システムを入れる前に決めること」で書いています。

手順5：取引先に、どう頼むか

切り替えは、取引先に手間をかけてもらうお願いです。頼み方で結果が変わります。

1. 相手の得を先に伝える：締めの時間が遅くなる、在庫が注文の画面で見える、過去の注文を呼び出して繰り返せる、など。相手にとって FAX より楽でなければ、使われません
2. しばらくは FAX も受ける：切り替えの期間は、両方を受け付けます。「明日から FAX は受けません」は、取引をやめる理由になりかねません
3. 最初の数回は一緒に操作する：電話をつないだまま、最初の注文を一緒に入れます。ここで使えるかどうかが決まります
4. よく注文する品を登録しておく：取引先ごとに、いつもの品を最初から並べておくと、FAX に書くより早くなります

中小企業庁の委託調査でも、業界団体が FAX・メール・電話を使い続ける理由として「使い慣れている」「標準 EDI を利用するほど受発注が発生しない」「取引先が利用していない」「導入コストがかかる」を挙げています。相手から見て、慣れたやり方を変えるだけの得があるかが、すべてです。

FAX を無理になくさない

「今は続ける」に分けた取引先には、FAX のまま受け付けます。相手の本部の仕組みが決まっている、店主が FAX を使い続けたい、注文が月に数件しかない。こうした取引先に切り替えを押しつけると、取引そのものに響きます。

その代わり、受け取る側でできることがあります。

• 注文書の書式をそろえてもらう：自社の書式（品番の欄、数量の欄が決まった用紙）を渡し、それで送ってもらう。読み取りやすくなります
• 品番の一覧を渡す：略した品名ではなく、品番で書いてもらう
• AI-OCR で読む：書式がそろっていて件数が多ければ、読み取りの手間を減らせます

渡す注文書の書式の例

FAX を続ける取引先に渡す注文書は、読み取る側の手間で作ります。少なくとも次の欄を、決まった位置に置きます。

品番と数量の枠を1文字ずつに分けるだけで、人が読むときも、AI-OCR で読むときも、読み違いが減ります。取引先ごとの用紙に、その取引先がよく注文する品番を印字しておくと、相手も書く手間が減ります。

FAX の受注をゼロにすることを目標にすると、最後の数社で止まります。目標は、受注の作業時間を減らすことです。

切り替えた後に、測り直す

切り替えを始めたら、毎月、手順1と同じ数字を測り直します。見るのは次の3つです。

1. 経路ごとの件数：FAX と電話の件数が、予定どおり減っているか
2. 受注の作業時間：件数が減っても、確認や問い合わせの時間が増えていないか
3. 転記ミスの件数：画面から入った注文で、ミスが減っているか

声をかけた取引先が、最初は画面で注文していたのに、いつの間にか FAX に戻っている、ということはよく起こります。月ごとの件数を取引先別に見ていれば、戻った取引先にすぐ気づけます。理由を聞くと、画面のどこが使いにくいかが分かります。

おわりに

FAX の受注を減らすには、まず手間を時間と金額で測り、取引先を件数と見込みで分け、件数が多く切り替えやすい取引先から移していきます。切り替える前に、費用が見合うかを試算します。相手の事情で FAX が続く取引先は、無理に変えず、受け取る側の手間を減らします。

そのまま使える「受発注の作業時間・転記コスト計算」の Excel を用意しました。3つの表が入っていて、架空の食品卸の記入例つきです。

• 受注の経路ごとに、手間を時間と金額にする表
• 取引先ごとに、声をかける順番が自動で付く一覧
• 改善案ごとに、元が取れるまでの月数を出す試算の表

Excel を開かずに、ブラウザで件数と分数を入れて試せる「受注の手間の試算」もあります。入力した数字はどこにも送りません。

受発注の作業時間・転記コスト計算の Excel をダウンロードする

登録は要りません。中身の説明は「受発注の作業時間・転記コスト計算」のページにまとめています。受発注のシステムを入れるときに先に決めることは「受発注システムを入れる前に決めること」で書いています。受注のやり方の見直しのご相談は、クリーヴァでもお受けしています。

出典（2026年11月11日に確認）

• 中小企業庁「中小企業の受発注デジタル化」
• 中小企業庁「2026年版 中小企業白書」第1部第1章第5節（第1-1-31図）
• 中小企業庁（委託先：EY ストラテジー・アンド・コンサルティング）「令和3年度 中小企業の受発注のデジタル化推進方策に関する調査 報告書」（2022年3月）
• NTT東日本・NTT西日本「INSネットの新規申込受付・提供終了について」（2024年3月7日）
• NTT東日本・NTT西日本「固定電話のIP網移行に係る状況について」（総務省 資料42-2、2024年6月6日）
• 国税庁「電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】」（令和8年7月）
• GS1 Japan（流通システム開発センター）「流通BMS」