業務マニュアル・手順書の作り方：書いて終わらせず、使われ続ける手順書にする7つの手順（ひな形の Excel つき）

「手順書はあるはずなんですが、どこにあるか分からなくて」「去年作ったんですけど、画面が変わって使えなくなっていて」。担当者が休んだ日に、こうした会話になることは珍しくありません。

手順書は、作るまでは熱心でも、作ったあとに誰も開かなくなりがちです。そして、開かれない手順書は直されず、いざというときには古くて使えない。手順書の作り方で一番大事なのは、きれいに書くことより、使われ続ける形にすることです。

中小企業庁の「2026年版中小企業白書・小規模企業白書」の概要では、小規模事業者がノウハウの共有で有効だった取り組みの1位が「マニュアルや手順書の整備」で39.1%でした。得られた効果の1位は「担当者不在時でも業務が滞りなく遂行できるようになった」で43.6%です。手順書は地道ですが、効く取り組みです。

この記事は、業務の手順書やマニュアルを初めて作る方、作った手順書が使われなくなっている部署の責任者に向けて書いています。次のことを順にまとめます。

• 業務マニュアルと手順書の使い分け
• 手順書を作る7つの手順
• 書き方のルールと、判断の分かれ目・例外の書き方
• 置き場所とツールの選び方
• 使われ続けるための決まりと、よくある失敗

結論：書くのは担当者、直すのは2人目、続けるのは決まり

手順書は、次の7つの手順で作ります。

1. 業務を選ぶ：属人化している業務、止まると困る業務、年に数回の業務から
2. 表紙を書く：目的、頻度、使う道具、始める前に必要なもの、担当
3. 担当者が、やりながら書き出す：思い出して書くのではなく、実際の作業の中で書く
4. 1行に1つの動作で書く：「〇〇を△△する」の形で、画面やボタンの名前は画面どおりに
5. 判断の分かれ目を分けて書く：「〜か」で問い、はい・いいえで次の手順を決める
6. 例外を別に書く：ふだんの手順から外れることと、その見分け方・対応
7. 2人目が試して直す：手順書だけを見て実際にやり、止まった所を直す

そのうえで、置き場所を一つにし、直す担当と見直しの時期を決め、担当を交代する日に実際に使う。この「決まり」がないと、どれだけよく書いた手順書も、1年後には使えなくなります。

業務マニュアルと手順書の使い分け

「業務マニュアル」と「手順書」に決まった定義はありませんが、この記事では次のように使い分けます。

属人化を減らすときに最初に作るのは、手順書です。業務マニュアルは、手順書がいくつかそろってから、それらをつなぐ目次や全体の説明として作ると、無理なく作れます。

業務の流れ全体を図にしておくと、どの業務の手順書が足りないかが見えやすくなります。業務の流れの図の書き方は「業務の流れを図にする」にまとめています。

手順書を作る7つの手順

手順1：業務を選ぶ

全部の業務の手順書を一度に作ろうとすると、途中で止まります。最初は、次のどれかに当てはまる業務を3〜5つ選びます。

• 一人でできる人が1人以下の業務：その人が休むと止まる
• 止まると影響が大きい業務：請求、給与、出荷、取引先への回答など
• 年に数回しかない業務：年度末の処理、単価の改定、監査の準備など。担当者自身も手順を忘れがち

スキルマップを作っていれば、属人化の危なさが「高」の業務から選べます。

反対に、手順書を作る前に、別のことを先にしたほうがよい業務もあります。

• やめられる・減らせる業務：理由の分からないまま続いている集計や、同じ情報を何度も書き写す作業は、手順書にする前に、続ける必要があるかを確かめます。手順書にすると、むだな作業が正式な手順として残ってしまいます
• やり方がまだ固まっていない業務：始めたばかりで、毎月やり方が変わっている業務は、手順書を書いてもすぐ古くなります。数回やって形が決まってから書きます
• 判断ばかりで、手順がほとんどない業務：取引先との条件の交渉のように、ほとんどが判断でできている業務は、手順書より先に、判断の基準と過去の例を書き出すほうが役に立ちます

手順2：表紙を書く

手順に入る前に、表紙に次のことを書きます。

一番大事なのは「目的」です。目的が書いてあると、手順の途中で想定外のことが起きたときに、どう判断すればよいかの手がかりになります。「始める前に必要なもの」も見落とされがちです。前の工程が終わっていないまま始めると、やり直しになる業務は多くあります。

手順3：担当者が、やりながら書き出す

手順は、机に向かって思い出しながら書くと、本人にとって当たり前の動作が抜けます。実際にその業務をやる日に、作業しながら書き出すのが確実です。

担当者が書き出す時間を取れないときは、2人目が横に座り、担当者の作業を見ながら聞き取って書く方法もあります。担当者には「今、何を見て判断しましたか」と聞くと、頭の中にある判断の基準が言葉になります。画面の操作が多い業務は、画面を録画しておき、あとで見返しながら書く方法も使えます。

手順4：1行に1つの動作で書く

書き出した手順を、1行に1つの動作に分けて並べます。「請求締めをして、請求書を発行して、送る」は3行に分けます。1行に複数の動作があると、どこまでやったかが分からなくなり、途中で止まったときに再開しにくくなります。

書き方のルールは、次の節で詳しく説明します。

手順5：判断の分かれ目を分けて書く

業務には、途中で判断が要る場面があります。属人化の多くは、この判断が担当者の頭の中にあることから起きます。判断の分かれ目は、ふだんの手順と分けて書きます。

書き方は、「〜か」という問いの形にして、「はい」「いいえ」のときにどの手順に進むかを書きます。

「大きく違う」のような言葉は、できれば数字にします。「前月より2割以上違う」「10万円以上違う」のように書けると、判断が人によってぶれなくなります。担当者が「なんとなく」で判断している場合は、過去にどんなときに確かめたかを聞き、基準を言葉にしていきます。

判断の基準を聞き出す5つの質問

担当者に「どう判断しているんですか」と聞いても、「なんとなく」「見れば分かる」という答えが返ってくることがよくあります。判断は、本人にとって当たり前になっているほど言葉にしにくいものです。次の質問で、具体的な場面から聞いていくと、基準が言葉になりやすくなります。

1. 前回この判断をしたのは、いつ、何を見て決めましたか：一般論ではなく、直近の具体的な場面を思い出してもらう
2. 迷ったことはありますか。そのとき、どうしましたか：判断の境目がどこにあるかが分かる
3. 判断を間違えたら、何が起きますか：判断の重さが分かり、誰に確認すべき判断かが決まる
4. 自分で決めずに、誰かに聞く場面はありますか：判断の権限が誰にあるかが分かる
5. 新しい人がこの判断をするなら、何を見ればよいですか：判断に使う情報（画面のどの欄、どの一覧）が分かる

答えを聞きながら、判断の分かれ目の表に「〜か」の問いと、はい・いいえの行き先を書き込んでいきます。基準を数字にできないときは、過去の具体例を2〜3件、例外の表に書いておくだけでも、2人目が判断するときの大きな手がかりになります。

手順6：例外を別に書く

ふだんの手順から外れることは、手順の中に混ぜず、別の表に書きます。例外を手順の中に書くと、手順が長くなり、ふだんの作業が読みにくくなります。

例外は、最初から全部を書こうとしなくて構いません。起きたときに書き足すと決めておけば、使ううちに充実していきます。最後に起きた日を書いておくと、めったに起きない例外か、よく起きる例外かが分かります。よく起きる例外は、ふだんの手順に入れたほうがよいかもしれません。

手順7：2人目が試して直す

書き終えたら、その業務をやったことがない人、または慣れていない人が、手順書だけを見て実際にやってみます。担当者は横で見ていても構いませんが、聞かれるまで口を出しません。

止まった所が、手順書の足りない所です。止まった手順の番号と理由を記録し、手順書を直します。2人目が最後まで一人でできたら、その手順書は使える状態になったと言えます。

この「試す」は、手順書づくりで最も省かれやすい手順です。でも、試していない手順書は、担当者が休んだ日に初めて試されることになります。その日に止まっても、聞ける人はいません。

手順書の例：月末の請求書を作る

ひな形の記入例に入れている「月末の請求書を作る」の手順書は、次のようになっています（架空の卸売の会社の例です）。

表紙：目的は「取引先に1か月分の代金を請求する。請求書の控えは経理が入金の確認に使う」。毎月、締めの翌営業日から3営業日以内に行い、約4時間かかる。始める前に、月末までの出荷の登録が終わっていることを営業事務に確かめる。

この手順書は、2人目が初めて試したとき、手順5で止まりました。値引きの行を請求書のどこに足すかが書かれていなかったためです。そこで手順書を直し、「一覧にない値引き」を例外の表に足してから、2回目に試して最後までできました。試して直す流れは、このように進みます。

書き方のルール

手順書を読みやすくする書き方のルールです。最初に部署で決めておくと、人によって書き方がばらつきません。

中小企業基盤整備機構の J-Net21 の解説「業務の標準化はどのように進めたらよいでしょうか。」でも、手順書は専門用語を避け、シンプルな言葉で書くことが勧められています。

画面の写真と動画

画面の操作が多い業務では、写真があると迷いにくくなります。ただし、画面が変わるたびに撮り直す手間がかかります。次のように使い分けると、手間と分かりやすさのつり合いが取れます。

• 写真は、迷いやすい画面や、似たボタンが並んでいる画面だけに絞る
• 写真がなくても分かるよう、画面やボタンの名前は文章でも書いておく
• 動画は、全体の流れをつかむための補助にし、手順の本体は文章で書く

文章で書いてあれば、画面が少し変わっても読み替えられます。写真や動画だけの手順書は、画面が変わった瞬間に使えなくなります。写真を入れるときは、画面の中で押す場所に印を付け、写真のすぐ上の行にその手順の文章を置きます。写真と文章が離れていると、どの手順の写真かが分からなくなります。

ひな形の Excel

ここまでの形をそのまま使えるよう、手順書のひな形を Excel で用意しました。表紙と改訂の履歴、手順（判断の分かれ目つき）、例外の対応、2人目が試した記録を、1つのファイルにまとめています。判断の分かれ目で次の手順の番号を書き忘れると黄色、書かれていない手順を指していると赤になります。最後に直した日から1年たつと、表紙に見直しの知らせが出ます。記入例として「月末の請求書を作る」を入れてあります。

業務手順書（ひな形）の Excel をダウンロードする

登録は要りません。中身の説明は「業務手順書（ひな形）」のページにまとめています。

置き場所とツールの選び方

手順書を書く道具は、最初は社内の誰もが開けるもので十分です。手順書が増えてきたら、目的に合わせて道具を変えていきます。

どの道具を使う場合も、置き場所を一つにすることが一番大事です。同じ業務の手順書が、共有フォルダとメールの添付と個人のパソコンに散らばっていると、どれが最新か分からなくなります。

手順の中で判断や入力のチェックが多い業務は、手順書を書くだけでなく、業務システムの画面に判断の選択肢や入力のチェックとして組み込むと、手順書を読まなくても正しく進められるようになります。労働政策研究・研修機構（JILPT）が2026年5月に公表した製造業の調査でも、技能継承にデジタル技術を使う企業が使っている技術の1位は「デジタル手順書・電子マニュアル」でした。社内の資料が探せない問題が大きい場合は、「ナレッジ検索を作る前に決める7つのこと」も参考にしてください。

使われ続けるための決まり

手順書が使われなくなる理由は、ほとんどが「直されない」ことです。次の決まりを、手順書を作るときに一緒に決めます。

特に「実際に使う日を作る」は効果が大きい決まりです。JILPT の調査でも、計画的な OJT の中身として「作業標準書や作業手順書の活用」を挙げた企業が67.1%と最も多くなっています。手順書は、使うことで直され、直されることで使えるものになります。

手順書がそろったら、業務マニュアルにまとめる

部署の手順書が5〜10本そろってきたら、それらをつなぐ業務マニュアルを作ると、新しく入った人や、ほかの部署の人にも全体が伝わります。業務マニュアルは、手順書を一冊に綴じ直すのではなく、次のような目次の役割にするのがおすすめです。

手順書の中身は、業務マニュアルに写さず、リンクでつなぎます。写すと、手順書を直したときに業務マニュアルが古いまま残ります。業務マニュアルは「どこに何があるか」を示す地図、手順書は「どう進めるか」を示す道案内、と役割を分けると、両方を保ちやすくなります。

よくある失敗

1つの業務を、1週間で手順書にする進め方（例）

月に1回しかない業務は、次にその業務をやる日に合わせて2〜3日目を行います。年に1回の業務は、次の回を待たずに、前回の作業の記録やファイルを見ながら担当者に聞き取って書き、次の回に2人目が試します。

おわりに

手順書は、書いた日が完成ではありません。2人目が試して直した日に使えるものになり、交代の日に使われることで生き続けます。書くのは担当者、直すのは2人目、続けるのは決まり。この3つがそろえば、担当者が休んだ日にも業務は止まりません。

どの業務の手順書から作るかは「スキルマップの作り方」で、手順書だけでは減らない属人化への打ち手は「業務の属人化を解消する」で説明しています。進め方の全体は、無料の「属人化の解消 実務ガイド」（PDF）にもまとめています。

出典（2026年11月11日に確認）

• 中小企業庁調査室「2026年版中小企業白書・小規模企業白書の概要」（2026年6月）
• 独立行政法人労働政策研究・研修機構（JILPT）記者発表「ものづくり産業における技能継承の現状と課題に関する調査」（2026年5月27日）
• 中小企業基盤整備機構 J-Net21「業務の標準化はどのように進めたらよいでしょうか。」（2024年9月4日）