スキルマップの作り方：業務を止めないための「人×業務」の表を、7つの手順で作る（Excel のテンプレートつき）

「スキルマップを作っておいて」と頼まれて、検索してみると、人事評価のやり方や評価ソフトの紹介がたくさん出てきます。でも、部署で本当に知りたいのは、「この人が休んだら、何が止まるか」だったりします。

スキルマップは、使い方しだいで、その問いに直接答えられる道具です。縦に業務、横に人を並べ、業務ごとに何人ができるかを数えれば、休みや異動、退職で止まる業務が、起きる前に見えてきます。

この記事は、スキルマップを作るよう頼まれた部署の責任者やリーダー、特定の人が休むと止まる業務を減らしたい方に向けて書いています。次のことを順にまとめます。

• スキルマップの2つの使い方と、この記事で扱う使い方
• スキルマップを作る7つの手順
• 業務の細かさと、レベルの決め方の具体例
• テンプレートの選び方（この記事の Excel と、厚生労働省の評価シート）
• 作ったあとの使い方と、よくある失敗

結論：業務を止めないなら、「人の点数」ではなく「業務ごとの人数」を見る

スキルマップは、次の7つの手順で作ります。

1. 目的を決める：人を育てるためか、業務を止めないためか
2. 範囲を決める：1つの部署か、5〜12人くらいのまとまりに絞る
3. 業務を書き出す：「〇〇を△△する」の形で、30分〜半日くらいの単位にする
4. 人と予定日を並べる：異動・退職・長い休みの予定日も書く
5. レベルの意味を決める：0〜3の4段階を、言葉で定義する
6. 本人と上司で付ける：本人が先に付け、上司とすり合わせる
7. 数えて、色を付ける：業務ごとの「一人でできる人の数」と、人ごとの「その人しかできない業務の数」を数える

人事評価のためのスキルマップは、人ごとの点数を横に足して見ます。業務を止めないためのスキルマップは、業務ごとに縦に数えて見ます。同じ表でも、見る向きが違います。

スキルマップの2つの使い方

スキルマップは、大きく2つの目的で使われます。

中小企業基盤整備機構の J-Net21 の解説「スキルマップの作成と活用方法について教えてください。」でも、スキルマップは縦軸に業務と能力、横軸に従業員を置く表として紹介されています。どちらの使い方でも表の形は似ていますが、目的によって並べる項目と、見方が変わります。

この記事では、業務を止めないためのスキルマップの作り方を中心に説明します。人を育てるための使い方は、最後に厚生労働省の評価基準との組み合わせ方を紹介します。

スキルマップを作る7つの手順

手順1：目的を決める

最初に、何のために作るかを一文で決めます。たとえば「来年3月に経理の担当者が退職するので、それまでに引き継ぐ業務を決める」「繁忙期に担当者が休んでも、受注の入力が止まらないようにする」のように、具体的な場面で書きます。

目的がはっきりしていると、どの業務を書き出すか、どのくらい細かく書くかが決めやすくなります。逆に「とりあえず全社のスキルを見える化する」と始めると、表が大きくなりすぎて、作るだけで終わりがちです。

手順2：範囲を決める

最初の表は、1つの部署か、一緒に仕事をしている5〜12人くらいのまとまりにします。人数が多すぎると、レベルを付ける打ち合わせだけで何日もかかります。

全社に広げたいときも、まず1つの部署で作り、手順と時間の感覚をつかんでから広げるのが近道です。

手順3：業務を書き出す

縦に並べる業務を書き出します。業務の棚卸しをしていれば、その業務名をそのまま使えます。していなければ、次の3つの場面から思い出すと漏れが少なくなります。

• 毎日・毎週の業務：受注の入力、問い合わせへの返信、日報の集計など
• 月末・年度末の業務：請求書の作成、締めの処理、年度の切り替えなど
• たまにしかない業務：単価の改定、取引先の新規登録、監査の準備、新しく入った人の準備など

見落とされやすいのは3つ目です。回数が少ないので、担当者自身も手順を忘れがちで、属人化が最も起きやすい業務でもあります。

業務の書き方は、次の「業務の細かさの決め方」で詳しく説明します。

手順4：人と予定日を並べる

横に、対象の人の名前を並べます。あわせて、異動・退職・産休や育休などの長い休みの予定日を、わかる範囲で書きます。

予定日の欄は、スキルマップを「今の状態」だけでなく「半年後の状態」まで見られるようにするためのものです。今は2人ができる業務でも、1人が半年以内にいなくなるなら、実質1人です。

予定日は本人の事情に関わるので、表を見られる人の範囲を決めておきます。部署の責任者だけが見る表と、部署全員で見る表を分ける方法もあります。

手順5：レベルの意味を決める

レベルは、付ける人によってぶれないよう、言葉で定義します。この記事のテンプレートでは、次の4段階にしています。

ポイントは、レベル2を「一人でできる」と定義していることです。業務を止めないために知りたいのは、「その人に任せて、休みの日を回せるか」です。「少しできる」「だいたいできる」のような言葉は、人によって受け取り方が変わるので使いません。

J-Net21 の解説では「1人でできないが、理解している」をレベル1とする4段階の例が紹介されています。段階の数や言葉は会社ごとに決めて構いませんが、「一人でできる」の線をどこに引くかだけは、はっきりさせておきます。

手順6：本人と上司で付ける

レベルの付け方は、次の順番がおすすめです。

1. 本人が、自分のレベルを付ける
2. 上司が、本人のレベルを付ける
3. 2人のレベルがずれた業務について、話して決める
4. 迷ったら、低いほうにする

ずれた業務は、属人化の手がかりになることがよくあります。本人は「できる」と思っていても上司は知らなかった業務は、本人だけが抱えている業務です。上司が「できるはず」と思っていても本人が「自信がない」業務は、手順が書かれていないか、例外の判断が難しい業務です。

最初に、この表は人事評価に使わないと伝えておきます。評価に使われると思うと、本人は高めに付け、表が役に立たなくなります。

業務の抜けを見つける、4つの質問

業務の一覧は、責任者が一人で作ると、どうしても抜けが出ます。1回目の打ち合わせの前に、一人ずつ次の4つを聞いておくと、表に載っていない業務が見つかります。

1. あなたが休んだ日に、誰かから連絡が来そうな業務は何ですか：本人だけが抱えている業務が出てきます
2. 月に1回より少ない頻度でやっている業務は何ですか：年度末の処理や、たまにしかない登録・申請などが出てきます
3. 人に聞かないと進められない業務は何ですか：レベル1の業務と、その業務を誰が教えているかが分かります
4. 自分で作った Excel や手順のメモはありますか：道具が一人のものになっている業務が見つかります

答えに出てきた業務を一覧に足し、誰の名前が繰り返し出てくるかにも注目します。「分からないときは〇〇さんに聞く」と何人もが答える人は、表を付ける前から、その部署の属人化の中心にいる人です。

この4つの質問は、業務の一覧を作るためだけでなく、本人が自分の業務を振り返るきっかけにもなります。紙やメールで先に配り、答えを書いてから打ち合わせに来てもらうと、当日の話が早く進みます。

手順7：数えて、色を付ける

レベルが入ったら、次の3つを数えます。

• 業務ごとの「一人でできる人の数」：レベル2以上の人数。1人以下の業務に色を付けます
• 業務ごとの「半年後も残る人の数」：一人でできる人のうち、半年以内に異動・退職の予定がない人の数
• 人ごとの「その人しかできない業務の数」：その人だけがレベル2以上の業務の数。3つ以上の人に色を付けます

ここまでできると、スキルマップは「止まる所の一覧」になります。数え方の考え方と、属人化した業務への打ち手は、「業務の属人化を解消する」で詳しく説明しています。

業務の細かさの決め方

スキルマップで一番迷うのが、業務をどのくらい細かく書くかです。目安は、1人が1回でやり終えられる、30分〜半日くらいの単位です。

書き方は「〇〇を△△する」の形にそろえます。「請求書」ではなく「月末の請求書を作る」、「取引先」ではなく「取引先を新しく登録する」のように書くと、レベルを付けるときに迷いません。

同じ業務でも、難しさが大きく違う部分がある場合は分けます。たとえば「受注を入力する」の中で、ふだんの注文と、値引きや分納のある注文で必要な判断が違うなら、「ふだんの受注を入力する」と「例外のある受注を入力する」の2行にします。属人化は、たいてい例外の側に起きます。

レベルの付け方の例

「月末の請求書を作る」を例に、レベルごとの状態を書くと、次のようになります。

年に1回しかない業務は、レベルの付け方に注意が要ります。「年に1回の単価の改定を登録する」で考えると、次のようになります。

年に1回の業務は、「去年はできた」人でも、今年は手順を忘れていることがあります。前回の作業から1年近くたっている業務は、本人の感覚より1つ低く付けておくと安全です。

業務ごとにここまで書く必要はありませんが、属人化していそうな業務や、付ける人によってレベルが割れた業務は、このように書き出しておくと、次に付けるときにぶれなくなります。書き出した内容は、そのまま手順書の目次にもなります。

テンプレートの選び方

この記事の Excel：業務を止めないために使う

業務を止めないためのスキルマップをすぐに作れるよう、Excel のテンプレートを用意しました。人ごとにレベルを入れると、業務ごとの「一人でできる人の数」「半年後も残る人の数」、属人化の危なさ（高・中・低）、打ち手の候補、人ごとの「その人しかできない業務の数」が自動で出ます。12人×40業務まで書けて、育成の計画と集計のシート、記入例も付いています。

スキルマップ（属人化チェックつき）の Excel をダウンロードする

登録は要りません。中身の説明は「スキルマップ（属人化チェックつき）」のページにまとめています。

自分で Excel に作る場合

テンプレートを使わず、自社の Excel で作る場合は、次のように組み立てると数える作業を自動にできます。

計算の式は、次のような形になります（人の列が E〜L、業務が3行目からの場合）。

• 一人でできる人の数：=COUNTIF(E3:L3,">=2")
• 教えられる人の数：=COUNTIF(E3:L3,3)
• 半年後も残る人の数：=SUMPRODUCT((E3:L3>=2)*(((E$2:L$2="")+(E$2:L$2>TODAY()+182))>0))
• 人ごとの「その人しかできない業務の数」：人の列の下に =SUMPRODUCT((E3:E42>=2)*($M$3:$M$42=1))（M列が一人でできる人の数の場合）

あわせて、次の設定をしておくと、付け間違いが減り、見やすくなります。

• レベルのセルに入力規則を付け、0〜3の整数しか入らないようにする
• レベルの数字に応じて、セルの色を変える（条件付き書式）。3を濃い色、0を白にすると、誰が教えられるかが一目で分かる
• 一人でできる人の数が1以下の行に、赤い色を付ける
• 予定日が半年以内の人の名前に、色を付ける

計算に使うセルと、人が書き込むセルの色を分けておくと、うっかり式を消してしまうことも防げます。

厚生労働省の職業能力評価シート：人を育てるために使う

人の能力を評価して育てるなら、厚生労働省が公開している「職業能力評価基準」が使えます。業種・職種ごとに、求められる知識や技術、成果につながる行動の例が整理されていて、経理や人事、総務、営業などの事務系の職種もそろっています。

人ごとの能力を確かめる「職業能力評価シート」は、無料の Excel で配られています。厚生労働省の導入・活用マニュアルでは、レベルを1（上司の指示や助言を受けながら定例的な業務を確実に進める担当者）から4（大規模な組織の責任者や最高度の専門職）までの4段階で定義し、本人と上司がそれぞれ評価する使い方が示されています。

2つは組み合わせて使えます。まずこの記事の Excel で止まる業務を見つけ、その業務を任せる人を育てるときに、職業能力評価基準から必要な能力の項目を選んで使う、という流れです。

スキルマップで分かること・分からないこと

スキルマップは万能ではありません。分かることと分からないことを知っておくと、ほかの表と組み合わせて使えます。

時間の大きさや、やめられる業務かどうかは、業務の棚卸し表で見ます。スキルマップは「人の側」、棚卸し表は「業務の側」から見る表です。両方を同じ業務名でそろえておくと、「時間が大きく、しかも一人しかできない業務」のように、2つの表を重ねて優先順位を決められます。

担当者の忙しさも、スキルマップには出てきません。「その人しかできない業務の数」が多い人は、多くの場合、一番忙しい人でもあります。その人に教える役を頼む前に、業務を減らす・ほかの人に回すことを先に考えます。

多能工化とのつながり

スキルマップは、一人が複数の業務をこなせるようにする「多能工化」の計画にも使われます。工場の現場でよく使われてきた考え方ですが、事務の仕事でも同じように使えます。

多能工化を進めるときも、スキルマップで先に見るのは「業務ごとに何人できるか」です。全員が全部の業務をできるようにする必要はありません。止まると困る業務から順に、一人でできる人を2人以上にしていくのが、手間に見合った進め方です。そのうえで、人ごとに「あと1つできる業務を増やす」目標を立てると、本人にとっても目標が具体的になります。

作ったあとの使い方

スキルマップは、作ったときが一番役に立たない表です。使い続けることで、価値が出てきます。

• 育成の計画に使う：一人でできる人が1人以下の業務ごとに、育てる人・教える人・期限を決めます。テンプレートの「育成の計画」のシートに書きます
• 担当替えに使う：担当を入れ替えるとき、レベル1の人を2人目として組み合わせます。年に数回の業務は、次の回をレベル1の人が担当すると決めておきます
• 休みの計画に使う：繁忙期の前に表を見て、同じ時期に休むと止まる業務がないかを確かめます
• 人を増やすときに使う：どの業務ができる人を増やすべきかが分かるので、採用や配置の判断の材料になります
• 新しく入った人の受け入れに使う：最初に覚える業務を、一人でできる人が多い業務から選ぶと、教える人を見つけやすくなります。3か月後にレベルを付け直すと、受け入れの進み具合も分かります
• 更新する：四半期に一度と、人の入れ替わりがあったときに入れ直します。予定日の欄は毎月見直します

更新のたびに「一人でできる人が1人以下の業務」の数を比べると、属人化が減ったかが数字で分かります。

よくある失敗

部署で始めるときの進め方の例

最初のスキルマップは、2回の打ち合わせで作れます。

2回目の打ち合わせで、「一人でできる人が1人以下の業務」が並んだ画面を全員で見ると、何から手を付けるかは自然に決まります。表を作ることそのものより、この場で話し合えることに、スキルマップの価値があります。

おわりに

スキルマップは、人を評価する表として見ると、作るのも付けるのも気が重くなります。業務を止めないための表として見ると、目的ははっきりしていて、作り方も単純です。業務を書き、人を並べ、レベルを付け、業務ごとに何人できるかを数える。それだけで、休みや異動で止まる所が見えてきます。最初の表は完璧でなくて構いません。1つの部署で作り、2回目の打ち合わせで色の付いた業務を全員で見る。そこから、次に何をするかが決まります。

スキルマップで見つかった業務を、手順書・2人目の育成・システムのどれで減らすかは「業務の属人化を解消する」に、業務の書き出しから始める場合は「業務の棚卸しの進め方」にまとめています。進め方の全体は、無料の「属人化の解消 実務ガイド」（PDF）でも確かめられます。

出典（2026年11月11日に確認）

• 中小企業基盤整備機構 J-Net21「スキルマップの作成と活用方法について教えてください。」
• 厚生労働省「職業能力評価基準」
• 厚生労働省「職業能力評価基準 導入・活用マニュアル（事務系：経営戦略・情報システム・営業）」