Excel を複数人で使う：同時に編集できる置き場所と条件、壊れない表の決まり、間違えたときの戻し方

「受注一覧を開こうとしたら、ほかの人が使っていて読み取り専用になった」「昨日入力した行が、今日見たら消えていた」「『受注一覧_最新(2).xlsx』と『受注一覧_最新_山田.xlsx』のどちらが本物か分からない」。Excel を複数人で使っている会社では、こうした困りごとがよく起きます。

原因の多くは、使う人の腕前ではありません。ファイルの置き場所、使っている Excel の版、表の決まりの3つが、複数人で使う形になっていないことで起きています。どれも、システムを入れ替えなくても直せます。

この記事では、複数人で同じ Excel を使うときに、まずそろえる置き場所と道具、外しておく設定、表を壊さないための決まり、間違えたときの戻し方を、Microsoft の公式ページに沿ってまとめます。どの Excel を複数人で使っているかを書き出すときは、脱エクセルの判定シートが使えます。「複数の人が同時に書き換える」は、システムに移すかを考える9つのサインの1つでもあります。登録なしで使えます。

Excel 業務の棚卸しと移行判断シートをダウンロードする

結論：置き場所、道具、決まりの3つをそろえる

先に結論を書きます。

旧「ブックの共有」がオンになっているファイルは、先にオフにします。理由は後で書きます。

共有フォルダーの Excel で起きること

社内のファイルサーバー（\\server\folder のような場所）に置いた Excel を、2人目が開こうとすると、ファイルが「ロック」されているという表示が出ます。Microsoft のサポートページ「Excel ファイルの編集中にロックされる」は、共同編集できない場所として、次の4つを挙げています。

• \\server\folder のようなサーバーのパス
• Dropbox、Box、Google Drive などのクラウドの置き場所
• パソコンの中のフォルダー
• オンプレミス（自社のサーバーで動かす）の SharePoint のライブラリ

ロックされたときに Microsoft が案内している対処は、相手が閉じるまで待つか、読み取り専用で開くことです。自分のほかのパソコンで開いたままにしていると、自分自身がロックの原因になることもあります。その場合は、すべての端末でファイルを閉じて、数分待ちます。

待てない人は、ファイルをコピーして自分の手元で書き換え始めます。「_最新(2)」や「_山田」が付いたファイルは、こうして生まれます。あとで誰かが手で突き合わせることになり、入力が消えたように見える原因にもなります。

もう1つ、ファイルサーバーに置いた Excel では、自動保存も Office のバージョン履歴も使えません。Microsoft の「自動保存とは」のページによると、自動保存が働くのは OneDrive、OneDrive for Business、SharePoint Online に置いたファイルだけです。ファイルサーバー、オンプレミスの SharePoint、ほかのクラウド、C:\ のようなパソコンの中のファイルでは働きません。Office のバージョン履歴も、OneDrive か SharePoint に置いたファイルだけの機能です（Microsoft「以前のバージョンの Office ファイルを表示する」）。

同時に編集するための条件

Microsoft のサポートページ「Excel ブックの共同編集を使用して同時に共同作業を行う」と「Excel ファイルの編集中にロックされる」から、条件をまとめます。

買い切りの Excel を使っている人がいるとき

買い切りの Excel（Office 2016・2019・2021 など）については、Microsoft のページの書き方がそろっていません。「ロックされる」のページは、Excel 2016、2019、2021 LTSC では共同編集はサポートされていないとしています。共同編集の手順のページは、Microsoft 365 のサブスクリプションが必要と書いています。一方、「Excel 2021 for Windows の新機能」のページは共同編集を新機能に挙げ、使えないのは Excel LTSC 2021 だけと注記しています。Excel 2024 については、どのページにも記載が見当たりません。

社内の決まりとしては、どのページとも食い違わない「全員が Microsoft 365 の Excel か、Excel for the web を使う」にそろえるのが安全です。自分の Excel の版が分からない人には、ブラウザーで開いてもらうよう Microsoft も勧めています。

1人だけ古い Excel だと、全員が困る

見落としやすいのがこの点です。共同編集に対応していない Excel で1人でもファイルを開いていると、ほかの全員が対応した Excel を使っていても、全員に「ロック」のエラーが出ます（「Excel ファイルの編集中にロックされる」）。

「OneDrive に移したのに、まだロックされる」というときは、まず誰かが古い Excel で開いていないかを確かめます。社内の Excel の版は、Excel の「ファイル > アカウント」の画面で確かめられます。

共同編集を止めてしまう設定

置き場所と道具がそろっていても、ファイルに次の設定があると、ロックのエラーになることがあります（「Excel ファイルの編集中にロックされる」「自動保存とは」）。

• 旧「ブックの共有」がオンになっている
• パスワードでの暗号化や、アクセスの制限がかかっている
• テーブルやピボットテーブルに「ファイルを開くときにデータを更新する」がオンになっている
• 共同編集に対応していないアドインが入っている
• SharePoint のスナップショットを開いている
• 保存するときの「互換性チェック」がオンになっている（ファイル > 情報 > ブックの検査 > 互換性チェック）
• 埋め込みオブジェクトがある（リンクに置き換えることを検討する）
• パソコンの OneDrive の同期アプリが古い、または一時停止している

パスワードでの暗号化について、Microsoft の「自動保存とは」のページは、できれば秘密度ラベル（Microsoft 365 の情報保護の仕組み）に替えるよう勧めています。秘密度ラベルで暗号化したファイルをデスクトップの Excel で共同編集するには、管理者が Microsoft Purview で設定をオンにする必要があります。オンにしても、アクセス権に有効期限があるラベルや、二重キー暗号化のラベルでは共同編集できません（Microsoft Learn「機密度ラベルを使用して暗号化されたファイルの共同編集を有効にする」）。社内の管理者か、保守を頼んでいる会社に相談してください。

旧「ブックの共有」は、やめる

古くから Excel を使っている会社では、「校閲 > ブックの共有」で複数人の入力を受けているファイルが残っていることがあります。Microsoft のサポートページ「共有ブック機能について」は、この機能を「多くの制限があるため、共同編集に置き換えられました」と書き、共同編集を強く勧めています。新しい Excel では、ボタンが最初から隠されています。

やめたほうがよい一番の理由は、オンにしている間、表を壊れにくくする操作がそろって使えなくなることです。同ページの「サポートされていない機能」の表から、主なものを挙げます。

さらに、ブックの共有がオンのファイルは、Excel for the web で編集できず、自動保存も共同編集も働きません。オフにするときは、同ページの手順に沿って、変更の履歴を残したい場合はその写しを取ってから、「複数のユーザーによる同時編集を行う」のチェックを外します。

壊れない表の決まり

置き場所と道具がそろえば、同時に書き換えられるようになります。ただ、同時に書き換えられることと、表が壊れないことは別の話です。複数人で使う表には、次の決まりを作ります。

人ごとの担当の範囲を決める

同じセルを2人が同時に書き換えると、一般には後から保存された変更が「優先」されると Microsoft は書いています（例外もあるとしています）。そのうえで、ぶつからないように、人ごとに範囲かシートを割り当てるよう勧めています。見出しのセルに担当者の名前を入れたり、シートの名前を担当者の名前にしたりして、ファイルの中で分かるようにする方法も挙げています。

たとえば、営業所ごとにシートを分ける、行の「担当」の列で自分の行だけを書き換える、といった決まりです。集計は、担当者が書き換えない別のシートで行います。

表をテーブルにする

一覧の形のデータは、「挿入 > テーブル」でテーブルにします。Microsoft の「Excel のテーブルの概要」によると、テーブルには次の働きがあります。

• 見出しの行に、並べ替えとフィルターのボタンが自動で付く
• 列の1つのセルに式を入れると、その列全体に同じ式が入る（集計列）
• 式の中で、セルの番地ではなく、テーブルと列の名前で参照できる（構造化参照）

複数人で行を足していくと、範囲から外れた行が集計に入らない、式が一部の行だけ抜ける、といったことが起きがちです。テーブルにしておくと、列の式は集計列としてそろい、集計の式もセルの番地ではなくテーブルと列の名前で書けるので、範囲を書き直す手間が減ります。

入力規則で、入れられる値を絞る

「状態」「担当者」「取引先」のように値が決まっている列には、データの入力規則でドロップダウンの選択肢を付けます。日付の列には日付だけ、数量の列には整数だけ、と絞ることもできます（Microsoft「セルにデータの入力規則を適用する」）。入力するときの案内と、間違えたときのエラーの文面も出せます。

「済」「完了」「〇」が混ざると、あとでフィルターや集計が合わなくなります。複数人で使う表ほど、表記を選択肢でそろえる効果が大きくなります。

入力欄以外にロックをかける

式や見出しを守るには、シートの保護を使います。手順は2段階で、まず入力してよいセルのロックを外し、次にシートを保護します。保護するときに、行の挿入、並べ替え、フィルターなどを許すかどうかを選べます（Microsoft「ワークシートを保護する」）。ただし、許可にチェックしても、ロックされたセルを含む範囲は並べ替えられず、オートフィルターを付けたり外したりもできません。並べ替えやフィルターを使う表は、先にテーブルとフィルターを付けてから保護します。Excel for the web でも「校閲 > 保護の管理」から保護でき、範囲ごとのロックの解除や、自分の作業中だけ保護を止める「保護の一時停止」も使えます。

注意が2つあります。

1. シートの保護は、情報を隠す仕組みではありません。 Microsoft は「ワークシート レベルの保護は、セキュリティ機能として意図されたものではありません」と明記しています。見せたくない情報（給与や個人の情報など）は、別のファイルに分けて、開ける人を絞ります。
2. パスワードを忘れると戻せません。 保護にパスワードを付けるなら、保管する場所と、知っている人を2人以上決めておきます。

デスクトップ版の「範囲の編集の許可」で、人ごとに編集できる範囲を決めるには、パソコンが社内のドメインに参加している必要があります（Microsoft「保護されたワークシートで特定の範囲をロックまたはロック解除する」）。ドメインのない会社では、範囲ごとのパスワードで代わりにします。

並べ替えやフィルターは、シート ビューで

共同編集中に誰かが並べ替えやフィルターをすると、ほかの人の画面の表も動いてしまいます。これを避けるのがシート ビューです（Microsoft「Excel でのシート ビューの作成と管理」）。自分用の並べ替えやフィルターを保存して切り替えられ、ほかの人の表示に影響しません。ファイルが OneDrive か SharePoint にあり、Excel for Microsoft 365 か、Excel 2021・2024 で使えます（Excel LTSC 2021 では使えません）。作ったシート ビューはほかの人からも選べるので、「営業所別」「今月の期限」のように、名前で用途が分かるようにしておきます。

間違えたときに戻す

複数人で使うと、誰かが間違えて行を消す、式を上書きする、ということは必ず起きます。大事なのは、起きたときに戻せることです。

変更の表示で、誰が何を変えたかを見る

「校閲 > 変更の表示」で、ブックの最近の変更を一覧で見られます（Microsoft「Excel で変更を表示してヘルプを取得する」）。セルの値と式の変更、移動、並べ替え、挿入、削除が記録されます。次の変更は記録されません。

• グラフや図形の編集
• ピボットテーブルの操作
• 書式の変更
• 行や列の非表示、フィルター

誰かが買い切りや古い Excel で編集すると、その編集は記録されず、それまでの一覧も消えます。ファイルのアップロード、コピーの保存、ファイルの置き換えでも、一覧が空になることがあります。全員を Microsoft 365 の Excel か Web 版にそろえる理由の1つです。一覧に出るのは最近の変更だけで、それより古いものはバージョン履歴で確かめます。

バージョン履歴で、前の版に戻す

OneDrive か SharePoint に置いたファイルは、「ファイル > 情報 > バージョン履歴」から古い版を開き、復元できます。自動保存のページによると、最初の変更を保存した時点で1つ目の版が履歴に入り、その後は約10分ごとに新しい版が足されます。残る版の数は、個人の Microsoft アカウントなら最新の25版、仕事用のアカウントならライブラリの設定によります。Microsoft 365 の SharePoint で新しく作るライブラリは、最初から最後の500版を残す設定です。

共同編集中に古い版へ戻すときは、全員が編集を終えるのを待ってから復元します（Microsoft「Excel ブックの共同編集を使用して同時に共同作業を行う」）。編集中に戻すと、ほかの人の作業とぶつかり、入力をし直すことになりかねません。戻す前に、関係する人に一声かける決まりにしておきます。

元のファイルを残したいときは「コピーの保存」

自動保存がオンのファイルは、書き換えた内容がそのまま元のファイルに保存されます。「ひな形を開いて、今月分を作る」ような使い方では、書き換える前に「ファイル > コピーの保存」で別のファイルにします。ひな形をうっかり書き換えられたくないなら、「ファイル > 情報 > ドキュメントの保護 > 常に読み取り専用で開く」も使えます（Microsoft「自動保存とは」）。

マクロのある Excel はどうするか

Excel for the web では、.xlsm のファイルを開けますが、マクロは動きません（Microsoft「ブラウザーと Excel でのブックの使用の相違点」）。マクロのある Excel を複数人で使うときは、次のどれかを選びます。

Office スクリプトは、Excel の操作を記録してスクリプトにでき、ボタンから実行したり、Power Automate と組み合わせたりできます（Microsoft Learn「Excel の Office スクリプト」）。一方で、「ブックを開いたとき」のような Excel のイベントでは動かず、人が実行するか、Power Automate から呼び出したときだけ動きます。マクロをそのまま置き換えられるとは限らないので、まず1つの作業で試します。

マクロや式を Excel の中で自動にする考え方は「Excel の作業を自動にする」に、システムに移すかの決め方は「脱エクセルの進め方」にまとめました。

社内の決まりの例

ここまでの内容を、社内の決まりにすると、たとえば次のようになります。自社に合わせて書き換えて、ファイルの最初のシートか、手順書に書いておきます。

1. 複数人で使う Excel は、決めた SharePoint（または OneDrive）のフォルダーにだけ置く。コピーを手元に作らない
2. 開くのは Microsoft 365 の Excel か、ブラウザーの Excel。古い Excel しかない人はブラウザーで開く
3. 自分の担当のシート（または「担当」の列が自分の行）だけを書き換える
4. 選択肢のある列は、選択肢から選ぶ。自由に書かない
5. 並べ替えやフィルターは、シート ビューで行う
6. 列を足す、式を直す、保護を外す、は管理者（2人まで）だけが行う
7. 間違えたら、自分で戻そうとせず管理者に知らせる。古い版に戻すのは、全員が閉じてから管理者が行う
8. ひな形から作るときは、先に「コピーの保存」をする

決まりは、担当者が替わっても回るように、手順書に書いておきます。書き方は「業務マニュアル・手順書の作り方」にまとめました。

移すときの手順

ファイルサーバーの Excel を OneDrive・SharePoint に移すときは、次の順に進めます。

1. 複数人で使っている Excel を書き出す。置き場所、形式（.xls か .xlsx か .xlsm か）、使う人、マクロの有無を1行ずつ
2. 社内の Excel の版を確かめる。古い版の人には、当面はブラウザーで開いてもらう
3. 旧「ブックの共有」がオンのファイルをオフにする。パスワードで暗号化されたファイルは、扱いを管理者と決める
4. 1つのファイルで試す。.xlsx で保存し直し、SharePoint に置いて共有し、自動保存がオンになっているかを確かめる
5. そのファイルに決まりを入れる。テーブル、入力規則、入力欄以外のロック、担当の範囲
6. バージョン履歴から古い版を開いてみる。戻し方を、使う人に見せておく
7. 古い置き場所のファイルは、読み取り専用にするか、名前に「旧」を付けて、間違って書き換えないようにする

総務省の「令和7年通信利用動向調査」（2026年5月公表、常用雇用者100人以上の企業が対象）では、クラウドサービスを使っている企業のうち、「ファイル保管・データ共有」に使っている割合は73.3%で、用途の中で最も多くなっています。100人未満の会社の数字ではありませんが、ファイルの共有をクラウドに移すこと自体は、珍しい取り組みではなくなっています。

よくある失敗

• OneDrive に移したのに、まだロックされる。 誰かが古い Excel で開いているか、旧「ブックの共有」やパスワードでの暗号化が残っています。
• 同期のフォルダーでコピーが増える。 パソコンに同期した OneDrive のフォルダーで、ファイルをコピーして書き換えると、結局どれが本物か分からなくなります。開くのは元のファイルだけ、と決めます。
• シートの保護を、情報を隠す仕組みと思い込む。 保護は書き換えを防ぐためのものです。見せたくない情報は、ファイルを分けます。
• 保護のパスワードを1人しか知らない。 その人がいないと、表を直せなくなります。
• 編集中に古い版へ戻す。 ほかの人の作業とぶつかり、入れ直しが必要になります。戻すのは全員が閉じてからです。
• 全部のファイルを一度に移す。 使い方の決まりが追いつかず、混乱します。毎日使う1つのファイルから始めます。

おわりに

Excel を複数人で使うときの困りごとは、置き場所、道具、決まりの3つをそろえると、多くが解消します。まず、複数人で使っている Excel を書き出し、毎日使う1つのファイルから、置き場所を移して決まりを入れてみてください。

それでも、同時に書き換える人が多い、件数が増えて重い、マクロを直せる人がいない、といったサインが重なるファイルは、Excel の得意な範囲を超えているかもしれません。判定シートでサインを数え、システムに移すかを考える材料にしてください。どこから手を付けるかで迷ったら、クリーヴァにご相談ください。

出典（2026年11月14日に確認）

• Microsoft サポート「Excel ブックの共同編集を使用して同時に共同作業を行う」（https://support.microsoft.com/ja-jp/excel/get-started/collaborate-on-excel-workbooks-at-the-same-time-with-co-authoring ）
• Microsoft サポート「Excel ファイルの編集中にロックされる」（https://support.microsoft.com/ja-jp/excel/excel-file-is-locked-for-editing ）
• Microsoft サポート「共有ブック機能について」（https://support.microsoft.com/ja-jp/excel/about-the-shared-workbook-feature ）
• Microsoft サポート「自動保存とは」（https://support.microsoft.com/ja-jp/office/collab-files/what-is-autosave ）
• Microsoft サポート「以前のバージョンの Office ファイルを表示する」（https://support.microsoft.com/ja-jp/office/collab-files/view-previous-versions-of-office-files ）
• Microsoft サポート「リストとライブラリでのバージョン管理のしくみ」（https://support.microsoft.com/ja-jp/sharepoint/lists/documents-and-library/how-versioning-works-in-lists-and-libraries ）
• Microsoft サポート「Excel で変更を表示してヘルプを取得する」（https://support.microsoft.com/ja-jp/excel/get-help-with-show-changes-in-excel ）
• Microsoft サポート「Excel のテーブルの概要」（https://support.microsoft.com/ja-jp/excel/overview-of-excel-tables ）
• Microsoft サポート「セルにデータの入力規則を適用する」（https://support.microsoft.com/ja-jp/excel/get-started/apply-data-validation-to-cells ）
• Microsoft サポート「ワークシートを保護する」（https://support.microsoft.com/ja-jp/excel/protect-a-worksheet ）
• Microsoft サポート「保護されたワークシートで特定の範囲をロックまたはロック解除する」（https://support.microsoft.com/ja-jp/excel/get-started/lock-or-unlock-specific-areas-of-a-protected-worksheet ）
• Microsoft サポート「Excel でのシート ビューの作成と管理」（https://support.microsoft.com/ja-jp/excel/create-and-manage-sheet-views-in-excel ）
• Microsoft サポート「ブラウザーと Excel でのブックの使用の相違点」（https://support.microsoft.com/ja-jp/excel/differences-between-using-a-workbook-in-the-browser-and-in-excel ）
• Microsoft Learn「Excel の Office スクリプト」（https://learn.microsoft.com/ja-jp/office/dev/scripts/overview/excel ）
• Microsoft Learn「Office Scripts を使用したプラットフォームの制限と要件」（https://learn.microsoft.com/ja-jp/office/dev/scripts/testing/platform-limits ）
• Microsoft Learn「Office スクリプトと VBA マクロの違い」（https://learn.microsoft.com/ja-jp/office/dev/scripts/resources/vba-differences ）
• Microsoft Learn「機密度ラベルを使用して暗号化されたファイルの共同編集を有効にする」（https://learn.microsoft.com/ja-jp/purview/sensitivity-labels-coauthoring ）
• 総務省「令和7年通信利用動向調査の結果」2026年5月29日（https://www.soumu.go.jp/johotsusintokei/statistics/data/260529_1.pdf ）