脱エクセルの進め方：Excel 業務を棚卸しして「続ける・自動にする・整える・システムに移す」を決める（判定シートつき）

「うちは Excel だらけで、脱エクセルしないといけない」。業務の改善を相談されるとき、よく聞く言葉です。ところが話を聞いていくと、困っているのは社内の Excel の全部ではなく、一部のファイルだけ、ということがほとんどです。

受注の一覧を5人が同時に書き換えて、誰かの入力が消える。在庫の表を作った人が辞めて、マクロが動かなくなっても直せない。毎月、3つのファイルから売上を手で貼り付けて集計している。困っているのは、こうした「Excel の限界を超えた使い方」をしているファイルです。一方で、見積書を作る Excel や、少人数で使う管理の表は、Excel のままのほうが便利なことも多くあります。

この記事では、脱エクセルを「全部をシステムに置き換える」話にせず、Excel のファイルごとに、続けるか、自動にするか、整えるか、システムに移すかを決める進め方をまとめます。ファイルを書き出すと、限界のサインの点数と行き先の判定が出る Excel のシートを用意しました。登録なしで使えます。

Excel 業務の棚卸しと移行判断シートをダウンロードする

結論：脱エクセルは「ファイルごとに行き先を決める」こと

先に結論を書きます。

1. 業務に使っている Excel のファイルを、1つにつき1行で書き出します
2. ファイルごとに、Excel の限界のサイン（9つ）がいくつ当てはまるかを数えます
3. サインの数で、行き先を4つに分けます

脱エクセルという言葉に引っ張られて、全部をシステムに移そうとすると、費用も時間もかかり、現場は使い慣れた Excel に戻ってしまいます。移すべきファイルだけを移し、残りは Excel のまま楽にするのが、続く脱エクセルです。

Excel が悪いのではなく、使い方が限界を超えている

Excel は、計算と表の作成に優れた道具です。1人か少人数で使い、件数がそれほど多くなく、作った人が手元にいる間は、たいていのことは Excel で回ります。

問題が起きるのは、Excel を「複数の人が使うデータベース」として使い始めたときです。

• 複数の人が同時に、同じ表を書き換える
• 同じ顧客や商品が、いくつものファイルに別々に書かれている
• 件数が増え、ファイルを開くのも重くなる
• ほかのファイルやシステムから、毎回手で写して貼り付ける
• 作った人にしか、式やマクロの意味が分からない

Excel にも、こうした使い方を助ける機能はあります。OneDrive や SharePoint Online に置いたブックは、Microsoft 365 の Excel で複数の人が同時に編集できます（Excel ブックの共同編集）。1枚のワークシートには1,048,576行まで入ります（Excel の仕様と制限）。

ただ、機能があっても、入力のきまり、権限、履歴、ほかの業務とのつながりまでを Excel だけで守るのは、ファイルが増えるほど難しくなります。どこからが限界かを、ファイルごとに見分けるのが、次の節です。

Excel 業務の書き出し方

最初に、業務に使っている Excel のファイルを書き出します。「Excel はいくつありますか」と聞いても、答えられる人はまずいません。次の3つの入口から探すと、漏れが減ります。

3つ目の入口が、特に大事です。数字を写している先をたどると、ファイル同士のつながりが見えてきます。「受注の一覧 → 出荷の表 → 請求の集計」のように、手で写すことでつながっているファイルの連なりは、1つずつ直すより、まとめて考えたほうがよいことがあります。

書き出すときは、ファイルの名前だけでなく、「そのファイルで回している業務」を書きます。同じ業務のために、部署ごとに別のファイルを持っていることもあります。業務全体の棚卸しをしたことがあれば、その一覧から Excel が絡む業務を拾うと早く済みます（業務の棚卸しのやり方）。

Excel の限界の9つのサイン

判定シートでは、次の9つのサインに点数を付けています。業務が止まる、直せない、といった重いサインは2点、件数や人数のように徐々に効いてくるサインは1点です。

判定の目安は、6点以上で「システムに移すことを考える」、3〜5点で「整えて、自動にする」、2点以下で手で写す作業が年24時間以上なら「Excel の中で自動にする」、それ以外は「続ける」です。点数は目安です。判定の横に「点数の理由」が出るので、どのサインが効いているかを見て、担当と話して決めます。

記入例で見る

判定シートの記入例（従業員30人ほどの卸売・工事の会社を想定した例）では、8つのファイルが次のように分かれました。

8つのうち、システムに移すことを考えるのは2つだけです。残りは、Excel のまま整えるか、手で写す作業を減らせば足ります。

Excel のまま整える

「整えて、自動にする」になったファイルも、「システムに移すことを考える」になったファイルも、最初にやることは同じです。表を整えることです。整えた表は、そのまま移す先の項目の設計にもなります。

表をテーブルにする

データの範囲を、Excel の「テーブル」にします。テーブルにすると、行が増えても書式や式が自動で広がり、並べ替えや絞り込みもしやすくなります。

• 1行に1件、1列に1つの項目にする（1つのセルに複数の情報を書かない）
• 見出しは1行だけにする（2段の見出し、結合したセルをやめる）
• 合計の行や、空白の行を、データの途中に入れない

入力のきまりを作る

表記のゆれ（「株式会社」と「㈱」、全角と半角）は、集計と検索を壊します。

• 選ぶ項目（取引先、商品、担当、状態）は、データの入力規則で一覧から選ぶ形にする
• 日付と数値の列には、日付と数値しか入らないようにする
• 一覧（取引先・商品など）は、別のシートか別のファイルに1か所だけ置き、そこから選ぶ

置き場所と版を決める

• 業務のファイルは、個人のパソコンではなく、共有の置き場所（OneDrive・SharePoint、社内のファイルサーバーなど）の1か所に置く
• 「受注一覧_最新.xlsx」「受注一覧_最新(2).xlsx」のようにコピーを増やさない
• 複数の人が同時に書き換えるなら、共同編集できる置き場所に置く

直せる人を決める

式やマクロを含むファイルは、直せる人を2人以上決め、式やマクロの意味を短く書いて残します。作った人が1人しかいないファイルは、その人が異動・退職する前に引き継ぎます。手順の書き方は「業務マニュアル・手順書の作り方」にまとめました。

手で写す作業を、Excel の中で自動にする

「Excel の中で自動にする」になったファイルは、手で写す・貼り付ける作業を減らします。方法は、作業の種類で選びます。

それぞれの使い分けと、自動にするときに気をつけることは、「Excel 作業を自動化する方法」で詳しく書きました。

自動にするときの注意は、自動にした仕組みも、直せる人がいないと新しい限界のサインになることです。マクロや複雑なクエリを増やすほど、直せる人を決めておく大切さが増します。

システムに移す先の選び方

「システムに移すことを考える」になったファイルは、移す先を比べます。

まずは、既製のサービスで足りるかを確かめます。受注・在庫・顧客のような業務は、多くの既製のサービスがあります。足りない部分だけを、ノーコードの業務アプリや、作り込みで補う、という組み合わせもあります。ノーコードの業務アプリで作る前に決めることは、「kintone のカスタマイズを発注する前に」で書きました。

どの移す先でも、整えた表（1行1件、項目の意味、入力のきまり、一覧）が、そのまま移す先の項目と入力画面の設計になります。表を整えずに移すと、Excel の表記のゆれや重複したデータも、そのまま新しいシステムに移ってしまいます。

費用は、5年の合計で比べる

移す先を比べるときは、最初の費用だけでなく、5年の合計で比べます。

判定シートの「手で写す作業（年の時間）」に1時間あたりの人件費を掛けると、Excel のまま続けたときの毎年の手間が金額になります。この金額と、サービスの月額や保守の費用を並べると、移す意味があるかが見えます。作り直しと延命を5年の費用で比べる考え方は、「延命と刷新を、5年の費用で比べる」で詳しく書きました。

移すときの手順

1. 範囲を決める：そのファイルで回している業務のどこまでを移すかを決めます。受注の一覧なら、受注の登録だけか、出荷や請求までか
2. データを片付ける：重複した行、使っていない列、表記のゆれを直します。移す前に片付けるほうが、移したあとより楽です
3. 試しに移す：一部のデータ（直近の1か月など）で、移す先に入れて、画面と集計を確かめます
4. 並行して使う期間を決める：新しい仕組みと Excel を並行して使う期間（2週間〜1か月）を決め、その間に数字が合うかを確かめます
5. Excel をやめる日を決める：並行して使う期間の最後に、Excel への入力をやめる日を決めます。やめたファイルは、読み取り専用にして残します

一番多い失敗は、4と5を決めずに、新しい仕組みと Excel の両方に入力が続くことです。二重の入力は、Excel だけのときより手間がかかり、現場は Excel に戻ります。

よくある失敗

おわりに

脱エクセルは、Excel をやめることではなく、Excel の限界を超えたファイルを見つけて、行き先を決めることです。まずは判定シートで、社内の Excel を書き出し、限界のサインを数えるところから始めてください。システムに移すべきファイルは、思ったより少ないはずです。

ファイルの洗い出し方、整え方の確認の表、移す先を比べる表、移すときの計画のひな形を、無料の「脱エクセル 実務ガイド」（PDF）にまとめました。判定シートと一緒に使ってください。

出典（2026年11月13日に確認）

• Microsoft「Excel ブックの共同編集を使用して同時に共同作業を行う」
• Microsoft「Excel の仕様と制限」