ガントチャートで進捗管理：Excel で予定と実績を並べ、遅れを色で見つける（進み具合の付け方と、毎週の回し方）

社内でシステムを入れ替える、事務所を移る、展示会に出る、受注品を納める。期日のある案件を任されると、まず Excel でガントチャートを作る人は多いはずです。

ところが、作ったガントチャートが使われ続けることは、意外に少ないものです。2週間もすると更新が止まり、進捗の会議では「だいたい予定どおりです」という答えしか出てこない。遅れが分かるのは、期日の直前になってからです。

原因は、ガントチャートの見た目ではなく、進み具合の付け方と、更新の回し方が決まっていないことにあります。この記事では、Excel のガントチャートで予定と実績を並べ、遅れを色で見つけるための作業の分け方、進み具合の付け方、毎週の回し方をまとめます。

休日を除いて終了日を出し、遅れている作業を色で示す Excel のテンプレートを用意しました。作業の一覧を書くと帯が描かれ、週に一度「進み」を書くと、遅れている行に色が付きます。登録なしで使えます。

ガントチャート（予定と実績・遅れが色で分かる）の Excel をダウンロードする

結論：決めるのは「作業の大きさ」「進み具合の付け方」「更新の曜日」の3つ

先に結論を書きます。

1. 作業の大きさを決める：担当が1人（1社）に決まり、1日〜2週間で終わる大きさに分けます
2. 進み具合の付け方を決める：作業ごとに、「終わったら100%」「始めたら50%」などの決まったやり方で付けます
3. 更新の曜日と、書く人を決める：週に一度、決まった曜日に担当が書き、そのあと短い打ち合わせで「遅れ」の行だけを話します

この3つが決まっていれば、ガントチャートの形が多少粗くても、遅れには早く気づけます。逆に、この3つが決まっていないと、どれほど作り込んだガントチャートでも、2週間で止まります。

ガントチャートとは

ガントチャートは、縦に作業、横に日付をとり、作業ごとの期間を横の帯で示す表です。帯に進んだ割合を重ねると、予定と実績が一目で比べられます。

ガントチャートという言葉は、使う場面によって指すものが少し違います。建設の施工管理では、横に達成度（%）をとって作業ごとの進み具合を示す表を指すことが多く、日付の帯で期間を示す表はバーチャートと呼ばれます。一般の業務では、日付の帯に進んだ割合を重ねた表をガントチャートと呼ぶことが多く、この記事もその意味で使います。建設の工事の工程表の作り方は、「工程表の作り方」で書きました。

ガントチャートが向いているのは、次のような案件です。

定常の業務の進み具合は、ガントチャートより、件数や処理時間を数える表のほうが向いています。業務の洗い出しと、誰が何をしているかの整理は、「業務の棚卸しのやり方」で書きました。

作業の分け方

1行に、担当は1人（1社）

ガントチャートの1行には、担当を1人（1社）だけ書きます。「総務・情報システム担当」のように複数の担当をまとめた行は、遅れたときに誰に聞けばよいのかが分かりません。

複数の人が関わる作業は、担当ごとに行を分けます。たとえば「新しい会計ソフトの設定」は、「勘定科目の設定（経理）」「取引先の登録（経理）」「権限の設定（情報システム）」のように分けます。

大きさは、1日〜2週間

1行の作業の大きさは、1日〜2週間を目安にします。

• 大きすぎると：「システムの入れ替え（2か月）」のような行は、進み具合が「30%くらい」としか言えず、遅れに気づけません
• 小さすぎると：半日単位の作業まで行を分けると、更新が追いつかず、2週間で止まります

2週間を超える作業は、途中の節目で分けます。たとえば「データの移行（4週間）」は、「移すデータの洗い出し」「テストの移行」「本番の移行」「突き合わせ」に分けます。

マイルストーン（節目）を置く

案件の中には、日付が動かせない節目があります。システムの切り替えの日、移転の日、展示会の初日、お客様への出荷の日です。こうした節目は、日数1日の行として書き、名前の頭に「◆」などの印を付けておきます。

節目の行は、それより前の作業がすべて終わっていないと迎えられません。ガントチャートを見るときは、節目の行の手前に、遅れている行がないかを最初に見ます。

前の作業を書く

作業ごとに、「どの作業が終わったら始められるか」を書きます。テンプレートでは「前の工程(No)」の列に、前の作業の番号を書きます。前の作業が終わる前に始まる行には「前の工程と重なる」と印が付くので、日付の書き間違いに気づけます。

日数と終了日の出し方

作業ごとに、開始日と日数を書きます。日数は、休日を除いた稼働日で数えます。暦の日で数えると、祝日や年末年始、お盆をまたぐ作業が、実際より短く見えます。

Excel では、終了日を手で書かず、関数で出します。

終了日 = WORKDAY.INTL(開始日, 日数 - 1, 休みの曜日, 休日の一覧)

• 日数から1を引くのは、開始日も1日目に数えるためです
• 休みの曜日は、7文字の文字列で指定できます。月曜から日曜の順に、休みを1、稼働日を0で書きます。土日が休みなら "0000011"、日曜だけが休みなら "0000001" です
• 休日の一覧には、祝日と会社の休み（年末年始・夏休みなど）の日付を並べた範囲を渡します

基準日までに終わっているはずの割合（今日の予定）は、NETWORKDAYS.INTL 関数で、開始日から基準日までの稼働日を数え、日数で割って出します。

今日の予定 = NETWORKDAYS.INTL(開始日, 基準日, 休みの曜日, 休日の一覧) ÷ 日数

基準日が開始日より前なら0%、終了日以降なら100%にします。テンプレートには、この式と、内閣府が公表している2026年と2027年の祝日の一覧を入れてあります。

横の帯は、条件付き書式で描きます。「この列の日付が、開始日から終了日の間にあり、休日でない」ときに色を付ける規則にしておくと、開始日を1日ずらすだけで、帯も終了日もついてきます。

進み具合（%）の付け方

ここが、ガントチャートが続くかどうかの分かれ目です。

進み具合を担当に「何%くらいですか」と聞くと、答えは人によってばらつき、しかも楽観的になりがちです。終わりかけの作業が「90%」のまま何週間も止まる、というのはよくある話です。これを避けるには、作業の性質に合わせて、決まったやり方で付けます。

選ぶときのこつは2つです。

• 短い作業ほど、粗いやり方にする：短い作業に細かい割合を付けても、得られることはほとんどありません。0/100 で十分です
• 担当の感覚ではなく、事実で付ける：「節目ごと」は、書類が提出された、確認が終わった、といった目に見える事実で割合が決まります。「残りの日数から」も、割合を聞くより、残りの日数を聞いたほうが答えがぶれません

どのやり方で付けるかは、作業の名前の横か、メモの列に書いておきます。担当が変わっても、同じやり方で付けられます。

例：会計ソフトの入れ替えを分けてみる

社内の案件の例として、会計ソフトを入れ替える案件を、作業の大きさと進み具合の付け方まで決めて分けると、次のようになります。

ポイントは3つです。

• 「新しいソフトを入れる（1か月）」という1行にせず、担当と節目で7行に分けている
• 並行入力のように2週間かかる作業は、「入力」と「突き合わせ」という目に見える節目で割合を決めている
• 切り替えの日は、日数1日の節目（◆）として置き、その手前の5と6が遅れていないかを毎週見る

月末や決算の時期と重なると、経理の担当は手が回らなくなります。開始日を決めるときは、休日だけでなく、担当の繁忙期も避けて並べます。作業の手順そのものを残すときは、「業務マニュアル・手順書の作り方」のひな形も使えます。

遅れの判定のしかた

進み具合が決まったら、今日の予定と比べます。

差 = 進み（実績） − 今日の予定

テンプレートでは、差がマイナスなら「注意」、20ポイント以上マイナスなら「遅れ」とし、遅れの行は帯が赤くなります。20ポイントという線は目安です。短い作業が多い案件なら厳しめに、長い作業が多い案件なら緩めに変えても構いません。

製造の受注品の記入例（受注生産）で、基準日の12月14日を見ると、次のようになります。

NC 加工は、4日のうち3日が過ぎたのに、4分の1しか進んでいません。溶接は NC 加工が終わらないと始められないので、このままでは溶接、表面処理（外注）、組み立てと、後ろの作業が全部ずれます。表面処理の外注先に、入れる日がずれるかもしれないと早めに伝える、加工の段取りを見直す、といった手を、この時点で打てます。

全体の進みは、日数で重みを付ける

案件全体の進みは、行ごとの進みを単純に平均せず、日数で重みを付けて出します。1日の作業と10日の作業が同じ重みで平均されると、全体の進みが実際とずれます。テンプレートの右上の「全体の進み（実績）」と「全体の進み（予定）」は、日数で重みを付けています。

ただし、全体の進みは傾向を見るための数字です。全体で少し遅れている程度でも、節目の手前の作業が止まっていれば、節目は守れません。手を打つときは、行ごとの「遅れ」を見ます。

毎週の回し方

ガントチャートが止まるのは、作るときではなく、2週目と3週目です。続けるための回し方を、最初に決めておきます。

更新の曜日と、書く人を決める

• 曜日：週に一度、決まった曜日（たとえば金曜の午前）に更新します
• 書く人：行ごとの担当が、自分の行の「進み」を書きます。取りまとめ役が全員に聞いて回って書く形は、取りまとめ役が忙しくなった週に止まります
• 書く場所：共有のフォルダーに置いた1つのファイルに書きます。メールで送り合うと、どれが最新か分からなくなります

短い打ち合わせとセットにする

更新のあとに、10〜15分の短い打ち合わせを置きます。

1. 節目の行の手前に、遅れの行がないかを見る
2. 「遅れ」の行の担当が、理由と、いつ取り戻せるかを話す
3. 「注意」の行は、来週も続いたら手を打つ、とだけ決める
4. 決めたこと（誰が、いつまでに、何をするか）を、メモの列に書く

全部の行を読み上げる打ち合わせは長くなり、続きません。「遅れ」と「注意」の行だけを話します。更新が終わっていないと打ち合わせが始められない形にすると、更新も続きます。

最初の版を残す

ガントチャートを作って、関係者と合意したら、シートをコピーして「当初」の版として残します。途中で日付を直していくと、もともとの予定がいつだったか分からなくなり、遅れを振り返れません。日付を大きく直したときも、直す前の版をコピーして残します。

複数の案件と、人の掛け持ちを見る

案件が1つなら、ガントチャートは1枚で済みます。同時に動く案件が増えると、別の問題が出てきます。同じ人や同じ外注先が、複数の案件の作業を掛け持ちしていて、どちらの帯にも予定が入っている、という状態です。

Excel で見る方法は、次のとおりです。

• 案件ごとのシートに、担当の名前の書き方をそろえる（「田中」「田中さん」「営業部 田中」を混ぜない）
• 案件をまたいだ一覧のシートを作り、案件名・作業・担当・開始日・終了日を並べる
• 担当で並べ替えて、期間が重なっている行がないかを見る

これで、同じ週に同じ人の作業が重なっていることは分かります。ただ、案件が5つ、10と増えると、一覧を作り直す手間が大きくなり、Excel では追いつかなくなってきます。

生産計画にも、同じ考え方が使える

製造の現場では、受注品ごとの生産計画を Excel で立てている会社も多いはずです。受注品ごとのガントチャートは、記入例（受注生産）のように、図面の確認、材料の手配、加工、外注、組み立て、検査、出荷を1行ずつ書けば、この記事のやり方がそのまま使えます。

一方、機械や班の能力（1日に加工できる数）を考えて、複数の受注品の順番を決める、という計画になると、ガントチャートだけでは足りません。どの機械が、どの日に、どの受注品で埋まっているかを見る表が別に必要になります。ここまで来たら、生産管理のソフトや、自社の流れに合わせたシステムを考える時期です。

Excel から、ツールに移る目安

次のような状態になったら、Excel のガントチャートから、プロジェクト管理のサービスや、自社に合わせたシステムに移ることを考えます。

まずは、既製のプロジェクト管理のサービスで足りるかを確かめます。多くのサービスは、ガントチャート、担当ごとの一覧、通知を備えています。日報や受注の記録から進み具合を自動で出したい、原価や在庫と一緒に見たい、といった自社の流れに深く関わる場合に、作り込みを考えます。

ツールに移っても、この記事の3つ（作業の大きさ、進み具合の付け方、更新の曜日）は変わりません。むしろ、Excel のうちにこの3つを決めて回せている会社ほど、ツールに移ったあともうまく使えます。

よくある失敗

おわりに

ガントチャートは、作った日がいちばんきれいで、そこから使われなくなっていくことの多い表です。作業の大きさ、進み具合の付け方、更新の曜日の3つを先に決めておけば、2週目、3週目も回り続け、遅れに早く気づく道具になります。

テンプレートは、建設の工事と製造の受注品を記入例にしていますが、社内の案件にもそのまま使えます。作業の名前と担当を書き換えて、今週の金曜から試してください。工程の組み方、遅れたときの記録の残し方、関係者との期日の相談の進め方は、無料の「工程管理 実務ガイド」（PDF）にまとめました。

出典（2026年11月13日に確認）

• Microsoft「WORKDAY.INTL 関数」
• Microsoft「NETWORKDAYS.INTL 関数」
• 内閣府「国民の祝日について」（テンプレートの祝日の一覧）