工事台帳の作り方：実行予算と実績を工事ごとに比べ、途中で粗利の着地をつかむ（Excel のテンプレートつき）

「今期は工事の件数も売上も増えたのに、決算を見たら利益がほとんど残っていなかった」。建設業の経営者から、こうした話をよく聞きます。

全体では黒字でも、いくつかの工事が赤字になり、ほかの工事の利益を食っていることがあります。問題は、その赤字に気づくのが、工事が終わり、請求と支払いが締まって、粗利を計算したときだということです。その時点では、もう手の打ちようがありません。

工事ごとの粗利を守るには、工事の途中で「このまま進むと、最後にいくら残るか」をつかむ必要があります。そのための道具が、工事台帳です。

この記事は、建設業の経営者や工事の担当者、経理の方に向けて書いています。次のことを順にまとめます。

• 工事台帳とは何か、何を書くか
• 原価の4つの区分と、実行予算の立て方
• 工事の途中で、着地見込みの粗利を出す式と見方
• Excel での作り方と、そのまま使えるテンプレート
• 月に一度の見直しと、よくある失敗
• 改正建設業法で変わったことと、システムに移る目安

結論：「いくら使ったか」ではなく「最後にいくらかかるか」を見る

工事台帳は、次の順で作り、使います。

1. 工事ごとに1枚：工事番号・工事名・請負金額を書く
2. 原価を4つの区分に分ける：材料費・労務費・外注費・経費
3. 着工の前に実行予算を立てる：工種・発注先ごとに1行
4. 発注・実績を書く：発注した額と、請求が来た額（支払う前でも）
5. 月に一度、残りの見込みと出来高を書く：着地見込みの原価＝いままでの実績＋あと必要な見込み
6. 着地見込みの粗利を見る：予定の粗利との差、原価の消化率と出来高の差
7. 色の付いた工事に手を打つ：追加・変更の請負の相談、残りの発注の見直し

多くの会社の工事台帳は、「いままでにいくら使ったか」で止まっています。それだけでは、工事が終わるまで粗利は分かりません。「あと必要な見込み」を足して着地を見ることが、途中で手を打つための鍵です。

工事台帳とは

工事台帳は、工事ごとに請負金額と原価を集め、その工事の粗利を計算する帳簿です。決算で完成工事原価を集計するもとにもなりますが、この記事では、工事の途中で粗利をつかむための管理の道具として説明します。

工事台帳に持たせる項目は、次の4つのまとまりです。

外注する工事は、発注先ごとに1行にします。発注した額と請求の額を同じ行で比べられ、どの発注先で原価が増えたかがすぐに分かります。

原価の4つの区分

建設業法施行規則の様式（完成工事原価報告書）では、工事の原価を次の4つに分けています。工事台帳もこの区分にそろえておくと、決算の数字と比べやすくなります。

国土交通省の建設工事施工統計調査の用語の説明では、労務外注を「工種・工程別等の工事の完成を約する契約で，その大部分が労務費であるもの」としています。外注した工事を労務外注費と外注費のどちらにするかは、契約の中身によるので、会計の担当者や税理士と決め、毎回同じ扱いにします。

国土交通省の「建設工事施工統計調査」（令和6年度実績）の完成工事原価の合計を区分ごとに割り出すと、外注費がおよそ半分（49.7%）を占め、材料費 24.8%、経費 16.7%、労務費 8.8% と続きます（表の金額から計算した割合です）。原価の半分を占める外注費をどう追いかけるかが、工事台帳の要になります。

区分ごとの勘定科目や、インボイスなどお金のまわりの決まりは「建設業の原価管理や基幹業務をシステムにする前に」で詳しく説明しています。

実行予算を立てる

見積もりと実行予算の違い

見積もりは、発注者に出す「受注するための金額」です。実行予算は、受注した工事を「いくらで、どう施工するか」を決めた社内の予算で、利益を残すための約束です。

見積もりの金額のまま工事を進めると、どの工種でいくら使ってよいかが現場に伝わりません。受注したら、着工の前に実行予算を立て、工事の担当と決裁する人で確定させます。

立て方

1. 工種・項目ごとに分ける：見積もりの内訳を、実際に発注する単位（発注先ごと）に組み直す
2. 区分を付ける：材料費・労務費・外注費・経費のどれかを付ける
3. 金額を決める：外注は見積もりを取った額、材料は数量×単価、自社の労務は人数×日数×単価で積み上げる
4. 予定の粗利を確かめる：請負金額から実行予算の合計を引き、予定の粗利と粗利率を出す
5. 確定する：工事の担当と決裁する人で確定させ、日付を残す

予定の粗利率は、会社として下限を決めておくと、受注の判断にも使えます。建設業情報管理センターの「建設業の経営分析（令和6年度）」では、経営事項審査の経営状況分析を申請した43,099社の売上高総利益率の平均が26.50%、土木建築では18.37%、設備では30.67%でした。業種や規模で大きく違うので、自社の過去の工事の実績から、下限を決めるのが確実です。

予備費は、1行にまとめて見えるところに置く

実行予算を立てるとき、思わぬ追加に備えて余裕を持たせたくなります。その余裕を、工種ごとの金額に少しずつ上乗せすると、どの工種で予算を超えたのかが見えにくくなります。予算を超えても、上乗せした分で吸収されてしまうからです。

余裕は、明細の最後に「予備費」として1行にまとめておくのがおすすめです。工種ごとの金額は見込みどおりに立て、予算を超えた工種が出たら、その超過を予備費から充てたかどうかを記録します。工事が終わったときに、予備費がいくら残ったか、どの工種で使ったかを見れば、次の工事の実行予算をどこまで厚くすべきかが分かります。

見積書の内訳と、費目をそろえる

改正建設業法では、2025年12月12日から、工事の見積書に材料費や労務費などの内訳を書いた「材料費等記載見積書」を作るよう努めることになりました（第20条第1項）。見積書の内訳と、実行予算の工種・区分をそろえておくと、見積もりのときの想定と、実際の原価を同じ物差しで比べられます。

工事の途中で、着地見込みの粗利を出す

工事台帳の一番大事な使い方が、工事の途中で着地を見込むことです。工種・項目ごとに、次の式で着地見込みの原価を出します。

着地見込みの原価 ＝ いままでの実績 ＋ あと必要な見込み

• いままでの実績：請求書が届いた額の累計。支払う前でも入れます。支払ってから入れると、原価の増加に気づくのが1〜2か月遅れます
• あと必要な見込み：工事の担当が、残りの作業を見て書きます。書けていない行は、発注した額と実績の大きいほうを着地見込みにします。発注はしたが請求がまだ来ていない外注費を、入れ忘れないためです

着地見込みの原価の合計を請負金額から引いたものが、着地見込みの粗利です。

例で見る

Excel のテンプレートの記入例（架空の事務所の内装改修工事）で計算すると、次のようになります。

明細を見ると、空調設備の外注費が機器の値上がりで20万円、自社の職人の労務費が10万円、廃材の処分などの経費が7万円、建具の仕様変更で5万円、それぞれ実行予算を超える見込みです。工事はまだ55%しか進んでいないので、残りの発注を見直す、仕様変更の分を追加の請負として発注者に相談する、といった手を打つ時間があります。

原価の消化率と出来高を比べる

もう一つの見方が、原価の消化率と出来高の比較です。

原価の消化率 ＝ いままでの実績 ÷ 実行予算の合計

記入例では、出来高が55%なのに、原価の消化率は70%です。残り45%の工事を、実行予算の残り30%で終えなければならない計算になります。消化率が出来高より大きく先に進んでいるときは、どこかで予定より原価がかかっている合図です。テンプレートでは、消化率が出来高より10ポイント以上早いときに色が付きます。

出来高は、工事の担当が月に一度、工程表と現場を見て書きます。厳密な数字でなくて構いません。同じ人が同じやり方で付けていれば、消化率との差の動きは十分に読み取れます。

ただし、消化率と出来高の差は、工種ごとに原価のかかり方が違うことにも注意が要ります。たとえば、材料をまとめて先に仕入れる工事では、工事の前半に材料費の実績が大きく立ち、消化率が先に進んで見えます。差が開いたときは、すぐに赤字と決めつけず、明細でどの工種の実績が先行しているかを確かめます。先行しているのが材料の先払いなら、残りの見込みが小さくなっているはずで、着地見込みの粗利は崩れていません。消化率と出来高の差は「確かめるきっかけ」、着地見込みの粗利は「判断の数字」と使い分けます。

外注の出来高査定と、計上のずれ

外注先への支払いを出来高で査定している場合、査定と請求のタイミングによって、実績の原価が実際の進み具合より遅れて見えることがあります。月末に査定した出来高の分は、請求書が来る前でも実績に入れておくか、「あと必要な見込み」に含めておきます。そうしないと、原価の消化率が実際より低く見え、粗利を楽観的に見誤ります。

Excel での作り方と、テンプレート

工事台帳は、Excel で十分に始められます。作るときのこつは次のとおりです。

• 1つの工事につき1枚のシート：工事が決まったら、ひな形のシートをコピーして、シート名を工事番号にする
• 明細は工種・発注先ごとに1行：区分の列に入力規則を付け、4つの区分から選ぶ
• 着地見込みは式で出す：「あと必要な見込み」が空なら、発注した額と実績の大きいほうを使う式にする
• 区分ごとの小計を出す：SUMIF で区分ごとに実行予算・実績・予算との差を集計する
• 工事の一覧を別のシートに作る：各工事のシート名を並べ、INDIRECT 関数で着地見込みの粗利などを集めると、全部の工事を1枚で見られる
• 色で知らせる：予算を超えた行、実行予算を超える発注、粗利が予定より減る工事に色を付ける

ここまでを組み込んだテンプレートを用意しました。記入例として、上の内装改修工事が入っています。

工事台帳（実行予算・実績・粗利）の Excel をダウンロードする

登録は要りません。中身の説明は「工事台帳（実行予算・実績・粗利）」のページにまとめています。金額は税抜で書く前提です。決算や税務の書類を作るときは、会計の担当者や税理士と確かめてください。

誰が、いつ書くかを決める

工事台帳が続かない一番の理由は、誰がどこを書くかが決まっていないことです。現場の数字と経理の数字は、書く人を分けたほうが正確で、続きます。

ファイルは一つにして、置き場所を決めます。工事の担当がそれぞれ手元にコピーを持つと、経理が入れた実績と、担当が書いた見込みが別々のファイルに分かれてしまいます。同じファイルを複数の人で書くのが難しくなってきたら、それもシステムを考える目安の一つです。

月に一度、工事ごとに見直す

工事台帳は、書くだけでは粗利を守れません。月に一度、進行中の工事を並べて、手を打つ工事を決める場を作ります。

全部の工事を毎回細かく見る必要はありません。色の付いた工事に時間を使うと、会議が短くなり、中身も濃くなります。

追加・変更の工事を取り漏らさない

工事の途中の仕様変更や追加工事は、原価だけが増えて、請負金額の変更が後回しになりやすいところです。変更の指示を受けたらその場で記録し、原価の増加を見積もって、発注者に早めに相談します。改正建設業法では、2024年12月13日から、請負代金の変更の方法を契約書に書くことなどが定められました。契約書に変更の方法が書いてあれば、相談はその決まりに沿って進められます。

工事が終わったら、振り返る

工事が終わり、請求と支払いが締まったら、工事台帳で予定と実績を比べて振り返ります。振り返りの目的は、次の工事の見積もりと実行予算を良くすることです。

工事の数が少ないうちは、振り返りを工事ごとにメモで残すだけでも十分です。工事の数が増えたら、工事の一覧のシートに実際の粗利率を並べ、工事の種類ごとの平均を出すと、見積もりのときの目安になります。

振り返りを続けると、「この種類の工事は、実行予算をこのくらいで組むと粗利が残る」という、自社だけの物差しができていきます。それこそが、工事台帳を続ける一番の成果です。

工事ごとの粗利と、経営事項審査

工事ごとの粗利を守ることは、公共工事を受注する会社にとって、経営事項審査の評点にもつながります。国土交通省の「経営事項審査の事務取扱い」では、総合評定値（P）は、完成工事高（X1）、自己資本額と利益額（X2）、経営状況（Y）、技術力（Z）、社会性等（W）から計算されます。

このうち X2 の利益額には、利払前税引前償却前利益（営業利益と減価償却実施額の合計）の2年平均が使われます。Y の経営状況の指標には、総資本売上総利益率や売上高経常利益率が含まれます。工事ごとの粗利の積み重ねが会社全体の売上総利益になり、それが評点の計算にも入る、という関係です。

もちろん、評点のために工事台帳を付けるわけではありません。ただ、工事ごとに粗利を守る仕組みが、会社の利益を安定させ、結果として審査の数字にも表れる、という順番は覚えておく価値があります。

原価が上がり続ける中で、工事台帳が要る理由

工事の途中で原価を追いかける意味は、ここ数年でさらに大きくなっています。

• 労務単価：国土交通省の公共工事設計労務単価は、令和8年3月から適用の単価で、全国全職種の単純平均が前年度より4.5%上がりました
• 工事費全体：国土交通省の建設工事費デフレーターは、2020年度を100として、2025年度（暫定）で121.9です
• 法改正：2025年12月12日から、受注者が通常必要と認められる原価に満たない金額で契約することが禁止されました（建設業法第19条の3第2項）

見積もりの時点の単価と、実際に発注するときの単価がずれやすく、そのずれを工事の途中で見つけて手を打つことが、粗利を守る確かな方法です。また、原価割れの契約が受注する側にも禁止されたことで、「その工事の原価がいくらか」を区分ごとに説明できることの意味も大きくなりました。工事台帳に実行予算と実績を残しておくことは、適正な価格で契約していることの裏付けにもなります。

法改正の段階ごとの施行日と中身は、無料の「工事別原価管理 実務ガイド」（PDF）に表でまとめています。

よくある失敗

Excel からシステムに移る目安

工事台帳を Excel で運用していると、次のような限界が出てきます。

• 工事の数が増え、シートのコピーと一覧の更新が追いつかない
• 発注・請求のデータを、会計や支払いの仕組みから手で写している
• 複数の人が同時に同じファイルを書き換え、どれが最新か分からなくなる
• 協力会社への発注や、現場からの報告とつながっていない

こうなったら、建設業向けの原価管理のソフトか、自社の業務に合わせたシステムを検討する時期です。既製のソフトで足りるところと、作り込むところの分け方は「建設業の原価管理や基幹業務をシステムにする前に」にまとめています。業務のソフトの導入には、中小企業基盤整備機構の「デジタル化・AI導入補助金」が使える場合があります（2026年度の通常枠は、補助率1/2以内、補助額5万円〜450万円以下。対象は事務局に登録されたツールです。締め切りは公式サイトで確かめてください）。

システムに移る前にも、Excel の工事台帳で「実行予算を立て、月に一度着地を見る」流れを回しておくと、どの機能が本当に必要かがはっきりします。項目と区分、着地見込みの式がそのまま、システムに求める要件になります。

おわりに

工事台帳は、工事が終わったあとに粗利を確かめるための帳簿ではなく、工事の途中で粗利を守るための道具です。実行予算を立て、実績と残りの見込みを書き、着地を見て、色の付いた工事に手を打つ。この流れを月に一度回すだけで、「終わってみたら赤字だった」工事は減っていきます。

まずは進行中の工事を1件選び、テンプレートに実行予算と実績を書いてみてください。原価の区分や勘定科目の考え方は「建設業の原価管理や基幹業務をシステムにする前に」で、どの業務から改善するかの決め方は「業務の棚卸しの進め方」で説明しています。工事台帳をシステムにする範囲のご相談は、クリーヴァでもお受けしています。

出典（2026年11月11日に確認）

• 建設業法（令和6年法律第49号による改正後。第19条の3、第20条）、建設業法施行規則（別記様式第十六号 完成工事原価報告書）
• 国土交通省「建設工事施工統計調査」（令和6年度実績、2026年4月14日公表）
• 一般財団法人建設業情報管理センター「建設業の経営分析（令和6年度）」
• 国土交通省「令和8年3月から適用する公共工事設計労務単価」（2026年2月17日）
• 国土交通省「建設工事費デフレーター」（2026年10月30日）
• 国土交通省 報道発表（2025年11月14日「令和７年12月12日から完全施行」）
• 中小企業基盤整備機構「デジタル化・AI導入補助金2026」