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請求書・領収書をスキャンして保存する：電子帳簿保存法のスキャナ保存の要件と、紙を捨てるまでの手順

業務改善
公開日 記事更新日

著者・監修：宮﨑 達也（クリーヴァ株式会社 代表）

紙で届いた請求書や領収書をスキャンして、紙を捨てたい。そう考える会社は多いはずです。電子帳簿保存法の「スキャナ保存」の要件を満たせば、それはできます。ただ、要件を満たさずに保存したデータは、税法上の保存書類として扱われず、紙を捨てたあとで困ることになりかねません。この記事では、国税庁の「電子帳簿保存法一問一答【スキャナ保存関係】」（令和8年7月版）などで確かめた要件を、入力の期限、読み取りの条件、保存の仕組み、紙を捨てるまでの手順の順にまとめます。

ひと目でわかる

  1. 紙とデータを分ける 紙で受け取ったものだけがスキャナ保存の対象
  2. 重要書類と一般書類に分ける 請求書・領収書・納品書・契約書は重要書類
  3. 入力の期限を決める おおむね7営業日か、規程を作って最長2か月＋おおむね7営業日
  4. 読み取りの条件を守る 200dpi 以上、カラー（一般書類はグレーでも可）
  5. 改ざんできない形で保存する タイムスタンプか、時刻を証明できるクラウド
  6. 同等確認をして紙を捨てる データと紙を見比べてから

自社で確かめること

この記事でわかること

  • スキャナ保存と電子取引の保存の違い（任意か義務か）
  • スキャナ保存の要件（入力の期限、解像度、タイムスタンプ、検索など）と、重要書類・一般書類の違い
  • スマートフォンで撮るときの注意と、紙の原本を捨ててよいタイミング
  • 始める前に決めることと、事務処理の規程のひな形

こんな方に

  • 請求書や領収書の保管を、経理・総務と兼任で担当している方
  • 紙の書類を減らしたいが、電子帳簿保存法の要件が分からない経営者・管理者

先に結論

スキャナ保存は希望する会社が選べる方法で、事前の届け出はいりません（過去分の重要書類を除く）。重要書類は受け取ってからおおむね7営業日以内（規程を作れば、通常の処理の期間（最長2か月）が過ぎてからおおむね7営業日以内）に、200dpi 以上・カラーで読み取り、タイムスタンプなどで改ざんできない形にし、日付・金額・取引先で検索できるように保存します。データと紙を見比べる同等確認をしたあとなら、紙はすぐに捨てられます。メールで受け取った PDF は電子取引で、印刷してスキャナ保存することは認められません。

2026年11月14日時点の情報です。料金や制度は変わることがあるため、本文の公式の資料へのリンクで最新の内容を確かめてください。

「請求書をスキャンして、紙を捨てたい」。紙の書類を減らそうとすると、最初に出てくる話です。ところが、電子帳簿保存法の要件を調べ始めると、タイムスタンプ、解像度、検索、重要書類と一般書類と、聞き慣れない言葉が並び、手が止まってしまいます。

この記事では、国税庁の「電子帳簿保存法一問一答【スキャナ保存関係】」（令和8年7月版）と、電子帳簿保存法施行規則・取扱通達で確かめた要件を、実際の作業の順に並べ直しました。最初に、スキャナ保存の対象と、電子取引との違いを押さえ、そのあと入力の期限、読み取りの条件、保存の仕組み、紙を捨てるまでの手順を見ていきます。

紙の帳票を1種類ずつ書き出して、データ化の方法と手間を出す棚卸し表を用意しました。スキャナ保存にする帳票を選ぶときに使えます。登録なしで使えます。

紙の帳票の棚卸し表（データ化の方法と手間）の Excel をダウンロードする

結論：紙で受け取ったものを、期限内に、決まった条件で読み取る

スキャナ保存で押さえることは、次の4つです。

  • 対象は、紙で受け取った（作った）書類だけ。 メールなどデータで受け取ったものは電子取引で、データのまま保存する義務があります。データを印刷したものは、スキャナ保存としては認められません。
  • 入力には期限がある。 重要書類は、受け取ってからおおむね7営業日以内に入力します。規程を作れば、通常の処理の期間（最長2か月）が過ぎてからおおむね7営業日以内でもかまいません。期限内に、タイムスタンプを付ける（または、訂正・削除の履歴が残るシステムに保存する）ところまで終える必要があります。
  • 読み取りと保存には条件がある。 200dpi 以上・カラーで読み取り、改ざんできない形（タイムスタンプなど）で保存し、日付・金額・取引先で検索できるようにします。
  • 紙は、同等確認をすればすぐ捨てられる。 データと紙を見比べて同じであることを確かめたあとなら、定期的な検査を待つ必要はありません。

スキャナ保存は、始めるための事前の承認はいりません（始める前に受け取った重要書類を対象にする場合だけ、届出が要ります）。課税期間の途中から始めることも、書類の種類ごとに一部だけ始めることもできます（一問一答 問67）。ただし、始めた日と、やめた日をはっきりさせておきます。

スキャナ保存と電子取引は、別のもの

最初に、紙で受け取ったものと、データで受け取ったものを分けます。電子帳簿保存法では、この2つの扱いがまったく違います。

スキャナ保存電子取引のデータの保存
対象紙で受け取った（作った）国税関係書類メールの添付、Web からのダウンロード、EDI など、データでやり取りした取引情報
するかどうか希望する会社が選べる（任意）所得税・法人税で保存義務がある会社は、データのまま保存する義務がある
紙にしてよいか紙を読み取ってデータにする印刷して保存するだけでは、電子帳簿保存法の保存にならない

国税庁の一問一答は、電子取引のデータを印刷した書面をスキャナ保存することは「認められません」としています（問65）。メールで届いた PDF の請求書は、印刷してスキャンするのではなく、受け取ったデータをそのまま、検索できる形で保存します。

なお、消費税のインボイス制度の Q&A では、データで受け取ったインボイスを印刷して保存すれば、消費税の仕入税額控除の要件は満たせるとしています（インボイス Q&A 問85）。ただし、法人税・所得税の電子帳簿保存法ではデータの保存が義務です。2つの制度の決まりを分けて考える必要があります。

スキャナ保存の対象になる書類

スキャナ保存の対象は、決算関係書類（棚卸表・貸借対照表・損益計算書など）を除く国税関係書類です（一問一答 問2）。対象の書類は、重要書類と一般書類に分かれ、要件の重さが違います。

区分例考え方
重要書類契約書、領収書、請求書、納品書、送り状、預金通帳など資金や物の流れに直結・連動する書類
一般書類見積書、注文書、検収書、自社が作った納品書の写しなど資金や物の流れに直結・連動しない書類

一般書類は、要件がいくつか緩められています（施行規則2条7項）。

  • 入力の期限の制限がなく、適時に入力できる
  • グレースケールで読み取ってもよい
  • 帳簿との相互関連性は不要
  • ディスプレイとプリンタはカラーでなくてよい

その代わりに、責任者を定めた「事務の手続を明らかにした書類」を備え付けます。

まずは、自社で受け取る紙の書類を書き出し、重要書類か一般書類かに分けた一覧を作ります。書類の書き出し方は「紙の書類をデータ化する方法」でまとめました。

入力の期限：おおむね7営業日か、最長2か月＋おおむね7営業日

重要書類には、入力の期限があります（施行規則2条6項1号）。方法は2つです。

方法期限条件
早期入力方式受け取ってから速やかに（おおむね7営業日以内なら速やかと扱われる）なし
業務処理サイクル方式業務の処理にかかる通常の期間（最長2か月）が過ぎてから、おおむね7営業日以内各事務の処理に関する規程を定めている場合に限る

業務処理サイクル方式なら、最長で、受け取ってから2か月とおおむね7営業日以内に入力すればよいことになります（一問一答 問23）。月末にまとめて処理している会社は、規程を作ってこちらを使うと回しやすくなります。

気をつけたいのは、次の3つです。

  • 期限内に「タイムスタンプが付された状態」か「訂正・削除の履歴が確かめられるシステムに格納した状態」まで終える。 スキャンしただけでは足りません（問21）。
  • 期限を過ぎた書類は、紙も保存する。 データで紙の代わりにはできません（問24）。
  • 特別な事情があるとき。 7営業日以内にできない特別な事情があれば、事情がなくなったあとすぐ入力すれば認められます。ただし、機器の手入れを怠って故障した場合などは認められません（問22）。

入力の方式は、課税期間の途中で変えてもかまいません（問25）。

読み取りの条件：200dpi 以上、カラー

読み取りの条件は、次のとおりです（施行規則2条6項2号イ）。

  • 解像度：25.4mm あたり200ドット以上（200dpi 以上）
  • 階調：赤・緑・青それぞれ256階調以上（カラー）。一般書類はグレースケールでもよい

令和6年1月1日以後にスキャナ保存するものからは、解像度・階調・大きさの情報を保存する要件がなくなりました。ただし、200dpi 以上・カラーで読み取る要件そのものは変わっていません（国税庁「電子帳簿保存法の内容が改正されました」）。

スマートフォンで撮るとき

スマートフォンやデジタルカメラも、スキャナに含まれます（一問一答 問5）。私物の端末でも法令上の制約はありませんが、操作マニュアルは備え付けます（問6）。

A4 の書類を 200dpi 以上で読み取るには、約387万画素以上が必要です。これは A4 の書類を画面いっぱいに写したときの数で、縦横の比が違う機器では、縦2,338画素・横1,654画素をそれぞれ満たす必要があります（問26）。スマートフォンで撮るときは、写真全体ではなく書類の部分の画素数で考えます。画像の情報に「72dpi」と表示されても、それが実際の解像度とは限りません。最初の1枚は、撮った画像の画素数を確かめてから運用を始めます。

保存の仕組み：改ざんできないこと、探せること

読み取ったデータは、次の条件を満たす仕組みで保存します。

要件内容
タイムスタンプ総務大臣が認定する時刻認証業務のタイムスタンプを付ける。ただし、入力期間の中に入力したことを確かめられる場合（他社が提供するクラウドで、保存した時刻を客観的に証明できるものなど）は、付けなくてよい
ヴァージョン管理訂正・削除した事実と内容を確かめられる仕組みか、訂正・削除ができない仕組みを使う
帳簿との相互関連性重要書類だけ。帳簿の記録とスキャンしたデータを、伝票番号などで結び付ける
見読可能装置14インチ以上のカラーディスプレイ、カラープリンタ、操作説明書を備え付ける
検索機能取引年月日・取引金額・取引先で検索できる。日付と金額は範囲で、2つ以上の項目を組み合わせて検索できる
システムの書類システムの概要書、操作説明書、事務の手続きを明らかにした書類を備え付ける（市販のソフトを使う場合は、操作説明書と事務の手続きの書類が中心）

検索機能のうち、範囲の指定と組み合わせの検索は、税務職員の「ダウンロードの求め」に応じられるようにしていれば不要です。取引年月日・取引金額・取引先で検索できることは必要です（問45）。画像を文字にできなくても、手で項目を入れたり、フォルダ分けや索引簿で対応したりしてもかまいません（問41・問46）。

自社で作った仕組みでは、原則として「時刻を証明できるクラウド」の代わりの要件を満たせず、タイムスタンプが必要です（問32）。市販の文書管理のソフトを使うなら、公益社団法人日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）の認証を受けているかが目安になります。認証されたソフトは、スキャナ保存の機能の要件を満たしていると言えます。ただし、初期設定や設定の変更で要件を外れることがあり、システムの書類の備え付けなど機能以外の要件も満たす必要があります（問60）。

紙の原本を捨てるまでの手順

令和3年度の改正で、以前あった「適正事務処理要件」（相互けん制・定期的な検査・再発防止策）がなくなりました。令和4年1月1日以後に保存する書類は、スキャナで読み取り、最低限の同等確認をしたあとなら、すぐに紙を捨ててかまいません（一問一答 問3）。

同等確認とは、データと紙を見比べて、同じであることを確かめることです。折れ曲がりがないかなども含みます。

ただし、紙を残すべきものもあります。

  • 入力の期限を過ぎた書類。 スキャナ保存できないため、紙のまま保存します（問24）。
  • 収入印紙を貼った書類。 収入印紙を貼ってから読み取れば捨ててもかまいませんが、印紙税の過誤納の還付を受けるには原本が必要です（問3）。
  • 要件を満たさずに保存したデータ。 税法上の保存書類として扱われず、仕入税額控除が認められない、青色申告の承認が取り消される、といったおそれがあります（問59）。

紙を捨てる前に、要件を満たして保存できているかを、最初の数か月は月に一度見直すと安心です。

始める前に決めること

スキャナ保存を始める前に、次のことを社内で決めておきます。

  1. 対象にする書類を決める。 すべての書類でなく、請求書だけ、領収書だけ、と種類ごとに始めてもかまいません。
  2. 入力の方式を決める。 7営業日以内に回せるなら早期入力方式、月次で処理するなら業務処理サイクル方式です。後者は規程が必要です。
  3. 読み取りの手段を決める。 複合機、スキャナ、スマートフォン。200dpi 以上・カラーで読み取れる設定にします。
  4. 保存の仕組みを決める。 タイムスタンプを付けるか、時刻を証明できるクラウドを使うか。JIIMA の認証を受けたソフトかも確かめます。
  5. 紙を捨てる手順を決める。 誰が同等確認をし、いつ捨てるか。期限を過ぎたものや印紙のあるものの扱いも決めます。
  6. 規程と書類を用意する。 国税庁は、スキャナ保存の規程と、一般書類の事務の手続きの書類のひな形（Word）を公開しています（国税庁「参考資料（各種規程等のサンプル）」）。

国税庁の「スキャナによる電子化保存規程」のひな形は、次の6つの章と附則でできています。自社の規程も、この並びで考えると抜けが出にくくなります。

章決めること
総則目的、言葉の意味、管理責任者と作業担当者、使う人の責務
対象書類と入力の時期どの書類を電子化するか、受け取ってからいつまでに読み取るか
機能要件データの形式、画像の質、両面の読み取り、タイムスタンプの付け方など
機器の管理と運用スキャナなどの機器の設定と管理
スキャニングの手順受け取ってから読み取り、保存するまでの流れと保存期間
原本の廃棄等管理責任者が確認するまで原本を一時保管し、廃棄して記録する。保存期間が終わったデータを消去して記録する

ひな形の手順の章は、請求書・納品書・見積書・注文書の流れを書いています。請求書の場合は、受け取った人が納品書や検収の報告と突き合わせて経理に回し、経理が支払いや仕訳の処理を済ませ、作業担当者がホチキスを外して折りたたみを広げてから読み取る、という順番です。紙を捨てる前に管理責任者が確かめ、捨てた結果を記録する決まりも、ひな形に入っています。自社の流れに合わせて、人の名前ではなく役割で書き換えます。

決めた手順は、担当者が替わっても回るように、手順書に書いておきます。判断の分かれ目（重要書類か一般書類か、期限を過ぎたらどうするか）を書くのがこつです。書き方は「業務マニュアル・手順書の作り方」にまとめました。

迷いやすい書類と場面

実際に始めると、次のような場面で迷いがちです。どれも国税庁の一問一答に答えがあります。

場面扱い根拠
立て替えた経費の精算書帳簿の代わりに使う書類（帳簿代用書類）で、一般書類には当たらない。早期入力などが必要スキャナ保存 問7
一般書類のタイムスタンプ受け取ってからおおむね7営業日以内（規程があれば、通常の処理の期間（最長2か月）が過ぎてからおおむね7営業日以内）に付ける。過ぎた分は、読み取るたびに付けるスキャナ保存 問49
検索に使う金額帳簿（税抜か税込か）に合わせるのが基本。書類に書いてある金額のままでもかまわないスキャナ保存 問43
画面の印刷（ハードコピー）で出力するかまわない。ただし1件が何枚にも分かれて出力されるのは認められないスキャナ保存 問13
始める前に受け取った重要書類スキャナ保存するには、税務署への適用届出書が必要スキャナ保存 問2
期の途中から始めたい・一部の書類だけにしたいどちらもできる。始めた日（やめた日）をはっきりさせておくスキャナ保存 問67
同じ内容を紙とデータの両方で受け取った内容が同じで、紙を正本と社内で決めていれば紙だけでもよい。データに補足の情報があれば両方を保存する電子取引 問16
データで保存したうえで、経理の都合で印刷して綴じるかまわない（データの保存が要件どおりであることが前提）電子取引 問31

迷った場面は、社内の手順書に「こういうときはこうする」と書き足していくと、担当者が替わっても判断がぶれません。

電子取引の保存も、一緒に見直す

紙のスキャナ保存を始めるときは、データで受け取った請求書の保存も一緒に見直すと効率的です。電子取引のデータは、次のどれかの方法で、改ざんできない形にします（国税庁「電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】」）。

  • タイムスタンプが付いたデータを受け取る
  • 受け取ったあとにタイムスタンプを付ける
  • 訂正・削除の履歴が残るシステムで、受け渡しと保存をする
  • 改ざんを防ぐための事務処理規程を作り、そのとおりに運用し、備え付ける

検索は、索引簿を作るか、ファイル名を「日付_取引先_金額」のように決まった並びにし、税務職員のダウンロードの求めに応じられるようにしておく方法でもかまいません。基準期間（2年前）の売上高が5,000万円以下の会社などは、税務職員のダウンロードの求めに応じられるようにしていれば、検索の要件がすべて不要になります。

紙はスキャナ保存、データは電子取引の保存と、受け取り方ごとに置き場所と手順を決めておくと、「この請求書はどこにあるか」で迷わなくなります。

インボイス制度とのつながり

スキャナ保存の要件を満たして保存していれば、スキャンした請求書でも、消費税の仕入税額控除は認められます。紙を捨てても、請求書等を保存していることになります（一問一答 問4）。

受け取ったインボイスに誤りがあっても、原則として自分で直してはいけません。売り手に、直したものを出してもらいます（インボイス Q&A 問92）。スキャンする前に誤りに気づいたら、直したものを受け取ってからスキャナ保存します。

なお、帳簿や請求書などの保存期間は、法人は7年（欠損金が出た年度は10年）です（一問一答 問9）。保存の仕組みは、この期間を通じてデータを見られる必要があります。

よくある失敗

  • メールで届いた PDF を印刷してスキャンする。 電子取引のデータは、受け取ったデータのまま保存します。
  • スキャンだけして、タイムスタンプを付け忘れる。 入力の期限内に、タイムスタンプを付ける（または、訂正・削除の履歴が残るシステムに保存する）ところまで終えます。
  • スマートフォンの解像度が足りない。 A4 なら、書類の部分が約387万画素以上必要です。最初の1枚で確かめます。
  • 期限を過ぎた書類まで紙を捨てる。 期限を過ぎたものは、紙のまま残します。
  • ソフトの設定で要件を外れる。 JIIMA の認証を受けたソフトでも、設定しだいで要件を満たさなくなります。

おわりに

スキャナ保存は、要件が多いように見えますが、整理すると「紙で受け取ったものを、期限内に、決まった条件で読み取り、改ざんできない形で、探せるように保存する」ことです。まずは書類を紙とデータ、重要書類と一般書類に分け、どの書類からスキャナ保存にするかを決めるところから始めると、無理なく進められます。

請求書や領収書の受け取りから会計ソフトへの入力まで、どこを仕組みにすればよいか迷うときは、ご相談ください。今の流れを一緒に整理します。

出典（2026年11月14日に確認）

よくある質問

スキャナ保存を始めるのに、税務署への届け出は必要ですか？

必要ありません。ただし、スキャナ保存を始めた日より前に受け取った重要書類（過去分重要書類）をスキャナ保存する場合は、税務署への適用届出書が必要です。課税期間の途中から始めることも、書類の種類ごとに一部だけ始めることもできます。

スマートフォンで撮影した領収書でもよいですか？

スマートフォンやデジタルカメラもスキャナに含まれます。私物の端末でも法令上の制約はありません。ただし、A4 の書類を 200dpi 以上で読み取るには、書類の部分が約387万画素以上（縦2,338×横1,654画素）になるよう、書類を画面いっぱいに写します。画像の情報に「72dpi」と表示されても、実際の解像度とは限りません。

スキャンしたあと、紙の原本はいつ捨ててよいですか？

令和4年1月1日以後に保存する書類は、スキャナで読み取り、データと紙を見比べる最低限の同等確認（折れ曲がりがないかなど）をしたあとなら、すぐに捨ててかまいません。ただし、入力の期限を過ぎた書類は、紙のまま保存しなければなりません。

メールで届いた PDF の請求書を印刷して、スキャナ保存できますか？

認められません。メールで受け取った PDF は電子取引に当たり、データのまま保存する義務があります。印刷した書面は、スキャナ保存の対象になりません。

宮﨑 達也

この記事を書いた人・監修

宮﨑 達也

クリーヴァ株式会社 代表

現場で働く人が、本来向き合うべき仕事に集中できる「仕組み」づくりを支援している。業務の整理から設計・開発、公開後の改善まで伴走し、AI で自社のシステムをつくる企業を支える「せんせいAI」を提供している。

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