紙の書類をデータ化する方法：帳票ごとに「やめる・入口から変える・データで受け取る・読み取る・スキャンして残す」を選ぶ（帳票の棚卸し表つき）

「ペーパーレスにしよう」と決めて、まず複合機でスキャンを始めた。共有のフォルダーには PDF が増えたのに、事務の手間はほとんど減っていない。紙の書類のデータ化に取り組んだ会社から、よく聞く話です。

スキャンが悪いわけではありません。問題は、帳票ごとに向いている方法が違うのに、一つの方法で全部を片付けようとすることにあります。日報のように中身を集計する帳票は、スキャンしても画像になるだけで、Excel に転記する手間は残ります。逆に、誰も見返していない帳票は、データにする前に、やめられるかもしれません。

この記事では、紙の帳票を棚卸しし、帳票ごとに方法を選ぶ進め方をまとめます。帳票を書き出すと、方法の候補と年の手間（時間と金額）が出る Excel の棚卸し表を用意しました。登録なしでダウンロードできます。

紙の帳票の棚卸し表（データ化の方法と手間）の Excel をダウンロードする

結論：方法は6つ。帳票ごとに、この順で考える

先に結論を書きます。紙の帳票は、次の順で方法を考えます。上から順に、手間の減り方が大きく、あとに残る作業が少ない方法です。

ポイントは、読み取ることとスキャンすることを、最初の手段にしないことです。どちらも、紙が生まれたあとで手を打つ方法です。紙が生まれる前に手を打てる帳票（1〜4）から順に考えると、手間の減り方が大きくなります。

「全部スキャン」「全部 AI-OCR」から始めないほうがよい理由

紙の書類をデータにするとき、真っ先に思い浮かぶのは、スキャンと AI-OCR（文字を読み取ってデータにする仕組み）です。どちらも、帳票を選ばずに使えるように見えます。ただ、次のような理由で、全部をこの2つで片付けようとすると、手間が思ったほど減りません。

• スキャンは、画像を作るだけ：日報の数字を集計するなら、スキャンした画像を見ながら、結局 Excel に打ち込むことになります。探しやすくはなりますが、転記の手間は残ります
• 読み取りには、確かめる手間が残る：AI-OCR は手書きも読めるようになっていますが、読み間違いがゼロにはなりません。人が確かめる手順が要り、書式がまちまちの帳票ほど、確かめる手間が増えます
• 紙を書く手間は、そのまま：社内で書いている帳票は、紙に書く手間と、それを読み取る手間の両方がかかります。書く人が最初から画面に入れれば、両方が消えます

AI-OCR の精度の見方や、人が確かめる手順は、「FAX の注文書を AI-OCR で読み取る」で詳しく書きました。

帳票の棚卸し：書き出す項目

最初に、社内で扱っている紙の帳票を、1種類につき1行で書き出します。業務全体の棚卸しをしたことがあれば、その一覧から紙が絡む業務を拾うと早く済みます（業務の棚卸しのやり方）。

一番大事なのは「使い道」です。同じ紙の帳票でも、集計に使うのか、保管するだけなのかで、向いている方法がまったく違います。使い道を聞くと、「なぜ書いているのか分からないが、昔から書いている」という帳票が、たいてい1つか2つ見つかります。

枚数と手間は、1週間だけ数える

月の枚数と1枚の手間は、記憶で書くと大きくずれます。担当に1週間だけ、帳票ごとに「何枚扱ったか」と「1枚に何分かかったか」をメモしてもらい、4倍して月の数字にします。1枚の手間には、転記や入力だけでなく、確かめる時間、ファイルに綴じる時間、探す時間も入れます。

年の手間は、次の式で出ます。

年の手間（時間）＝ 月の枚数 × 1枚の手間（分）× 12 ÷ 60
年の手間（円）＝ 年の手間（時間）× 1時間あたりの人件費

テンプレートでは、この計算と、手間の多い上位3つへの色付けを自動で行います。

6つの方法の向き不向き

1. やめる

誰も見返していない帳票、ほかの帳票やシステムと中身が重なっている帳票は、データにする前に、やめられないかを確かめます。やめるのが、手間が一番減る方法です。

確かめる相手は、その帳票を「書く人」ではなく「見る人」です。見る人がいない、あるいは見る人が「別の資料で足りる」と言えば、やめる候補です。ただし、法令や取引先との契約で作ることが決まっている帳票もあるので、保存の決まりを確かめてからにします。

2. 画面で回す

稟議書や回覧の書類のように、確認と承認のためだけに紙を回している帳票は、共有のフォルダーやチャット、ワークフローの仕組みで回す形に変えます。紙を回す時間（席にいない人を待つ時間）が消えるのが、一番の効果です。

押印の欄がある帳票は、社内の決まり（規程）で押印が求められていないかを確かめます。社内の決まりなら、決まりのほうを見直すことになります。

3. 入口から変える

社内で書いていて、中身を集計や入力に使う帳票は、書く人が最初からデータで入れる形に変えます。作業日報、点検の記録、出勤簿、社内の申請書などです。

• タブレットやスマートフォンのフォームに、現場で入れる
• 共有の Excel に、入力欄を決めて直接入れる
• 業務用のアプリ（日報アプリ、点検アプリなど）を使う

紙に書く手間と、それを転記する手間が、両方なくなります。書く人と使う人が社内にいるので、自社だけで変えられるのも利点です。手書きの帳票を、書く人の負担を増やさずに入力に変えるこつは、「手書きの書類をデータにする」で書きました。

4. データで受け取る

社外から届く帳票（注文書、請求書、納品書など）は、取引先にデータで送ってもらえないかを相談します。メールの添付、取引先の Web の画面、CSV、受発注の仕組みなどです。

すべての取引先が応じてくれるわけではありません。枚数の多い取引先から順に相談し、応じてくれた分だけでも紙が減ります。FAX の注文を減らす相談の進め方と、取引先ごとの順番の決め方は、「FAX の受注を減らす」で書きました。

5. 読み取る（AI-OCR など）

データで受け取れない帳票のうち、書式が決まっていて、枚数が多いものは、AI-OCR などで読み取る方法が合います。書式がまちまちな帳票や、枚数の少ない帳票は、読み取りの設定や確かめる手間のほうが大きくなることがあります。

読み取ったデータは、人が確かめてから使う前提で考えます。どの項目を必ず確かめるか、読み取れなかった帳票をどう扱うかを、試す前に決めておきます。

6. スキャンして残す

保管するだけで、中身を集計しない帳票は、スキャンしてデータで残すのが合います。探す時間と、保管の場所が減ります。

スキャンしたら紙を捨てられるかは、帳票によって違います。税の書類や、法令で保存が決まっている書類は、次の節の確認が先です。スキャンしたファイルは、名前の付け方（日付・取引先・帳票の名前など）とフォルダーの分け方を決めておかないと、紙のときより探しにくくなります。

税の書類と、法令で保存が決まっている書類

紙を減らすときに、必ず確かめるのが保存の決まりです。

税の書類のスキャナ保存

請求書、領収書、見積書、注文書などの税に関わる書類を、紙で受け取ったり紙で作ったりした場合に、紙の代わりにスキャンしたデータで保存する制度が、電子帳簿保存法のスキャナ保存です。スキャナ保存には、読み取りの品質、入力の期限、検索できるようにすることなど、満たすべき要件があります。

要件の中身は、改正で変わることがあります。この記事では要件を書き写しません。国税庁の「電子帳簿保存法一問一答【スキャナ保存関係】」（2026年11月13日の時点で、令和8年7月版）で確かめ、会計の担当者や税理士と、どの帳票をスキャナ保存にするかを決めてから、紙の扱いを変えてください。要件を満たせない場合は、スキャンしたデータは検索や共有のための写しとして使い、紙の原本は保管しておく、という使い方になります。

電子取引のデータは、データのまま残す

逆の向きの決まりもあります。メールの添付や Web の画面などで、データで受け取った請求書などの取引の情報は、データのまま保存することが電子帳簿保存法で決まっています。「データで受け取る」に切り替えた帳票は、印刷して紙で綴じるだけでは足りません。保存のしかたは、国税庁の「電子帳簿等保存制度特設サイト」で確かめてください。

税以外の書類

労働や安全に関する書類、業界の法令で保存が決まっている書類もあります。テンプレートの「保存の決まり」が「わからない」の帳票は、所管の窓口や社会保険労務士などの専門家に確かめてから、紙の扱いを変えます。

どの帳票から手を付けるか

帳票の一覧ができたら、手を付ける順番を決めます。目安は2つです。

• 年の手間が大きい：枚数が多いか、1枚の手間が大きい帳票
• 方法を変えやすい：自社だけで決められる、関わる人が少ない、システムを入れなくても試せる

この2つがそろうのは、たいてい「社内で書いていて、集計に使う帳票」です。書く人も使う人も社内にいて、フォームや共有の Excel で試せます。社外から届く帳票は、取引先の協力が要るので、時間がかかる前提で並行して進めます。

テンプレートの記入例（従業員30人ほどの工事・製造の会社を想定した例）では、10種類の帳票の年の手間が、合計で654時間になりました。上位3つは、FAX の注文書（年180時間）、作業日報（年176時間）、受け取った請求書（年80時間）です。このうち作業日報は社内で書く帳票なので、入口から変える方法で、最初に試すのに向いています。

記入例の10の帳票は、こう分かれる

記入例の帳票を、使い道とどこから来るかで分けると、次のようになります。

方法の候補は、テンプレートが自動で出す目安です。安全点検表のように、今は保管するだけでも、点検の結果を集計したくなったら「入口から変える」に進む、という帳票もあります。目安をもとに、帳票ごとに担当と話して決めます。

データにしたあとの、置き場所と名前

スキャンしたファイルや、フォームで集めたデータは、置き場所と名前の付け方を先に決めておかないと、紙のときより探しにくくなります。

ファイルの名前に日付・取引先・金額を入れておくと、税の書類を探すときにも役立ちます。名前の付け方は、紙を綴じていたときのファイルの背表紙の書き方を、そのまま決まりにすると、現場に受け入れられやすくなります。

1つの帳票で試し、測って広げる

方法が決まったら、一度に全部を変えず、1つの帳票で試します。

1. 試す前の手間を測る：棚卸しのときの1週間の記録を使います
2. 2週間だけ試す：書く人・使う人に、試す期間と、困ったら紙に戻してよいことを伝えます
3. 試したあとの手間を、同じやり方で測る：1枚の手間、入力や確認の間違い、書く人の負担を聞きます
4. 続けるか、直すか、やめるかを決める：手間が減っていれば、正式な手順にして、次の帳票に進みます

試すときに一番多い失敗は、紙とデータの両方を続けてしまうことです。「念のため紙も書いておく」を許すと、手間は増えます。試す期間の中で、紙をやめる日を決めておきます。

よくある失敗

システムを考えるとき

ここまでの方法の多くは、フォームや共有の Excel、既製のサービスで試せます。次のような状態になったら、業務のシステムを考える時期です。

• 入口から変えた帳票のデータを、別のシステムに手で写している（日報の数字を原価の表に、注文書を販売管理に、など）
• 部署ごとに別のフォームや Excel が増え、同じ取引先や商品を何度も入力している
• 読み取りやデータでの受け取りが増え、確かめる作業と登録の作業がつながっていない

紙をなくすことは、ゴールではありません。データになった帳票が、次の作業に手で写さずにつながって、はじめて手間が大きく減ります。既製のサービスで足りるところと、自社の流れに合わせて作るところの分け方は、業務ごとに考えます。

おわりに

紙の書類のデータ化は、方法から選ぶと迷います。帳票を1種類ずつ書き出し、使い道とどこから来るかを書けば、帳票ごとの方法は自然に決まります。まずはテンプレートで、社内の紙の帳票を書き出し、年の手間を数えるところから始めてください。

帳票ごとの方法の選び方、試すときの計画と記録の付け方、税の書類で確かめることを、無料の「紙の書類のデータ化 実務ガイド」（PDF）にまとめました。棚卸し表と一緒に使ってください。

出典（2026年11月13日に確認）

• 国税庁「電子帳簿保存法一問一答（Q&A）」（電子帳簿保存法一問一答【スキャナ保存関係】令和8年7月）
• 国税庁「電子帳簿等保存制度特設サイト」