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入社・退社の手続きを効率化する：期限の一覧と、本人に一度で頼むもの、電子申請の使い方（管理表つき）

業務改善
公開日 記事更新日

著者・監修：宮﨑 達也（クリーヴァ株式会社 代表）

入社と退社の手続きは、年に数回しかない会社も多く、そのたびに「何を、いつまでに、どこへ出すのか」を調べ直すことになりがちです。しかも期限は、社会保険は5日以内、雇用保険の入社は翌月10日まで、退社は10日以内、源泉徴収票は1か月以内と、手続きごとに数え方が違います。この記事では、法令と公的機関のページで確かめた期限と届け先を1つの表にまとめ、本人に一度で頼むもの、電子申請で減らせる手間、2026〜2027年に変わったこと、社内の準備の進め方を順に整理します。

ひと目でわかる

  1. 手続きを1つの表に並べる 入社・退社それぞれ、期限と届け先
  2. 入社日・退職日から期限を出す 5日以内、翌月10日、10日以内、1か月以内
  3. 本人に一度で頼む マイナンバー、年金番号、扶養の申告書、前職の源泉徴収票
  4. 電子申請に寄せる e-Gov などで、郵送と窓口の手間を減らす
  5. 社内の準備も同じ表に アカウント、機器、鍵、入館カード
  6. 担当と済んだ日を残す 次の人が同じ表で回せるようにする

自社で確かめること

この記事でわかること

  • 入社・退社の手続きの期限と届け先（社会保険・雇用保険・税・労働条件の明示）
  • 入社の前に、本人に一度で頼んでおくもの
  • 電子申請で減らせる手間と、2025〜2027年に変わったこと
  • 手続きを、担当者が替わっても回る形にする進め方

こんな方に

  • 入社・退社の手続きを、総務・経理と兼任で担当している方
  • 手続きが人に頼っていて、漏れや遅れが心配な経営者・管理者

先に結論

入社・退社の手続きは、届け出ごとに期限と数え方が違います。まず手続きを1つの表に並べ、入社日・退職日から期限の日付を出し、担当と済んだ日を記録します。本人から集めるものは入社の前に一度で頼み、届け出は電子申請に寄せます。社内のアカウントや機器も、同じ表で扱うと漏れが減ります。

2026年11月14日時点の情報です。料金や制度は変わることがあるため、本文の公式の資料へのリンクで最新の内容を確かめてください。

「入社の手続き、前は何を出したんだっけ」。社員が10人、20人の会社では、入社や退社は年に数回です。そのたびに前の書類を探し、届け先と期限を調べ直す。担当者が替わると、その知識ごと消えてしまう。手続きの仕事は、こうして人に頼りやすい仕事の代表です。

しかも、期限の数え方は手続きごとに違います。健康保険・厚生年金は5日以内、雇用保険の入社は翌月10日まで、雇用保険の退社は翌日から10日以内、源泉徴収票は1か月以内。覚えておくには多すぎ、漏れると従業員の保険や税に影響します。

この記事では、入社・退社の手続きを、法令と公的機関のページで確かめた期限と届け先で1つの表にまとめ、本人に一度で頼むもの、電子申請、2025〜2027年に変わったこと、社内の準備の進め方を順に整理します。入社日と退職日を入れると期限の日付が出る管理表を用意しました。登録なしで使えます。

入退社の手続き・アカウント管理表をダウンロードする

結論：手続きを1つの表にし、日付から期限を出す

入社・退社の手続きを効率化する一番の方法は、手続きを1つの表に並べ、入社日・退職日から期限の日付を出し、担当と済んだ日を残すことです。

  • 期限の数え方は手続きごとに違う。 覚えるのをやめ、表に書いて日付で管理します。
  • 本人から集めるものは、入社の前に一度で頼む。 マイナンバー、基礎年金番号、扶養控除等申告書、前の勤務先の源泉徴収票などです。
  • 届け出は電子申請に寄せる。 窓口や郵送の手間が減り、離職票が本人のマイナポータルに届く仕組みも使えます。
  • 社内の準備も同じ表に入れる。 アカウント、パソコン、鍵、入館カードには決まった様式や期限がなく、担当も分かれがちなので、表に入れておかないと漏れます。

この記事の期限と届け先は、2026年11月14日に、法令（e-Gov 法令検索）と日本年金機構・厚生労働省・国税庁のページで確かめたものです。手続きは、会社の規模、加入している健康保険（協会けんぽか健康保険組合か）、従業員の働き方で変わります。迷うときは、届け先か社会保険労務士に確かめてください。

入社の手続きと期限

入社したときの主な手続きは、次のとおりです。

手続き期限届け先・渡す相手根拠
労働条件の明示（労働条件通知書）労働契約を結ぶとき本人労働基準法15条、施行規則5条
健康保険・厚生年金保険 被保険者資格取得届事実があった日から5日以内日本年金機構（事務センターか年金事務所）。健康保険組合の会社は組合にも健康保険法施行規則24条、厚生年金保険法施行規則15条
雇用保険 被保険者資格取得届事実のあった日の属する月の翌月10日まで事業所を管轄するハローワーク雇用保険法施行規則6条
給与所得者の扶養控除等（異動）申告書最初に給与を受ける日の前日まで（本人が会社を通して出す）会社（会社を通して税務署長へ出す扱い）所得税法194条
労働者名簿・賃金台帳名簿は雇い入れたら作り、変更は遅滞なく直す。賃金台帳は賃金を払うたびに遅滞なく書く会社で保存労働基準法107〜109条

労働条件の明示は、2024年4月から項目が増えた

労働条件は、労働契約を結ぶときに明示しなければなりません。賃金や労働時間など、法令で決まった項目は書面で渡します。本人が希望した場合に限り、FAX か、電子メールなど（本人が出力して書面にできるもの）で渡すこともできます。

2024年4月から、明示する項目が増えました（厚生労働省のリーフレット）。

  • すべての労働者： 就業の場所と、従事する業務の「変更の範囲」
  • 有期契約の労働者： 契約を結ぶときと更新のときに、更新の上限の有無と内容
  • 無期転換を申し込める権利が生じる契約の更新のとき： 無期転換を申し込める機会と、無期転換後の労働条件

古いひな形の労働条件通知書を使い続けていると、「変更の範囲」の欄がないことがあります。入社の手続きを見直すときに、ひな形も確かめてください。

健康保険・厚生年金は、5日以内

健康保険・厚生年金保険の資格取得届は、「当該事実があつた日から五日以内」に出します。日本年金機構のページによると、出し方は電子申請、電子媒体、郵送、窓口のどれかです。

届書には、マイナンバーか基礎年金番号を書きます。日本年金機構は、どちらも書かれていない資格取得届は返すとしています。入社日に番号がそろっていないと、5日の期限に間に合わなくなります。

扶養する家族がいる場合は、被扶養者（異動）届もあわせて出します。

雇用保険は、翌月10日まで

雇用保険の資格取得届は、入社した日の属する月の翌月10日までに、事業所を管轄するハローワークに出します。年金事務所を経由して出すこともできます。その会社で初めて出すときや、期限を過ぎたときは、労働契約書や労働者名簿などの書類を付けます。

入社の前に、本人に一度で頼むもの

入社の手続きが遅れやすいのは、本人から集める書類がそろわないときです。入社が決まったら、次のものを一度にまとめて頼みます。

頼むもの使う手続き気をつけること
マイナンバー（本人確認の書類も）社会保険・雇用保険の届け出、源泉徴収票番号の確認と身元の確認が要る。マイナンバーカードなら1枚で両方済む
基礎年金番号（基礎年金番号通知書か年金手帳）健康保険・厚生年金の届け出マイナンバーを書くなら不要な場合もある
扶養控除等（異動）申告書毎月の給与の源泉徴収、年末調整最初の給与日の前日までに出してもらう
前の勤務先の源泉徴収票（年の途中で入社した人）年末調整前の勤務先に扶養控除等申告書を出して受けた給与も含めて年末調整する。確かめられないと年末調整できず、本人の確定申告になる
扶養する家族の情報被扶養者（異動）届扶養する家族がいるときに、資格取得届とあわせて出す

マイナンバーを受け取るときの決まり

マイナンバーを受け取るときは、本人確認が要ります（個人情報保護委員会のガイドライン（事業者編））。マイナンバーカードの提示を受ければ、番号の確認と身元の確認が1回で済みます。カードがない場合は、番号を確かめる書類と、運転免許証などの身元を確かめる書類の両方が要ります。

あわせて、何に使うか（利用目的）を本人に示します。書面で本人から受け取るときは、受け取る前に利用目的を明示します。取得した番号は、その事務に使う必要がなくなり、かつ法令で決まった保存期間が過ぎたら、できるだけ速やかに、元に戻せない方法で削除・廃棄します。在職中の人の番号は、源泉徴収などの事務のために保管を続けられます。

マイナンバーの扱いは、受け取る人、保管する場所、見られる人を決めておくことが大事です。紙で受け取って机の引き出しに入れたまま、という扱いは避けてください。

退社の手続きと期限

退職したときの主な手続きは、次のとおりです。

手続き期限届け先・渡す相手根拠
健康保険・厚生年金保険 被保険者資格喪失届事実があった日から5日以内（資格を失う日は退職日の翌日）日本年金機構（事務センターか年金事務所）。健康保険組合の会社は組合にも健康保険法施行規則29条、厚生年金保険法施行規則22条
雇用保険 被保険者資格喪失届・離職証明書（本人が離職票を希望しない場合は、59歳以上の人を除き離職証明書は付けなくてよい）事実のあった日の翌日から起算して10日以内事業所を管轄するハローワーク雇用保険法施行規則7条
離職票ハローワークが確かめたあと本人雇用保険法施行規則7条・17条
給与所得の源泉徴収票本人へは退職の日以後1か月以内本人（税務署へは、提出の範囲に当たるものを翌年1月31日まで）所得税法226条、国税庁 No.7411
給与所得者異動届出書（住民税の特別徴収）退職した日の属する月の翌月10日まで特別徴収で住民税を納めている市区町村（その年の1月1日の住所地）地方税法321条の5、施行規則9条の24
退職証明書本人が請求したら遅滞なく本人労働基準法22条
賃金の支払い・金品の返還本人などが請求したら7日以内本人など労働基準法23条

健康保険の資格確認書を回収する

協会けんぽに入っている会社は、資格喪失届に、本人に交付していた資格確認書などを付けます。回収できないときは、資格確認書回収不能届を付けます（日本年金機構のページ）。

従来の健康保険証は、2024年12月2日以降は新しく発行されず、有効期限は2025年12月1日で終わりました（厚生労働省のページ）。今は、マイナ保険証か資格確認書を使います。退職の手続きの表に、昔の「保険証を回収する」のままの項目が残っていないか確かめてください。

離職票は、本人のマイナポータルに届くこともある

2025年1月20日から、会社が電子申請で離職の手続きをし、本人がマイナポータルと雇用保険の Web サービスをつなぐなどの条件を満たすと、離職票が本人のマイナポータルに直接届くようになりました（厚生労働省のリーフレット）。条件を満たさない場合は、これまでどおり会社から本人に送ります。

本人が請求したら出すもの

退職証明書は、本人が請求したら遅滞なく出します。使用期間、業務の種類、地位、賃金、退職の事由のうち、本人が請求した項目だけを書き、請求していない項目は書きません。賃金の支払いや、預かっていた金品の返還は、本人などが請求したら7日以内に行います。

2025〜2027年に変わったこと

手続きの表は、制度が変わったら直す必要があります。最近の変更は、次のとおりです。

時期変わったこと手続きへの影響
2026年10月1日パート・アルバイトが社会保険に入る要件のうち、賃金が月額8.8万円以上という要件がなくなった（週20時間以上、従業員51人以上の企業、学生でない、などの要件は残る）パート・アルバイトを雇うときの加入の判断を見直す（日本年金機構）
2027年1月1日以後に出すもの税務署に出す源泉徴収票は、市区町村に給与支払報告書を出せば、税務署に出したものとみなされる。提出の範囲も変わる本人への交付（退職後1か月以内）は変わらない（国税庁 No.7411）
2025年12月2日以降従来の健康保険証が使えなくなり、マイナ保険証か資格確認書に退職の手続きで回収するものが変わった

制度は毎年のように変わります。年に一度は、日本年金機構・厚生労働省・国税庁のページで、表の期限と項目を確かめると安心です。

電子申請で手間を減らす

入社・退社の届け出は、e-Gov などで電子申請できます。窓口に行く時間や郵送の手間がなくなり、控えもデータで残ります。

資本金などが1億円を超える法人などは、一部の手続きの電子申請が義務になっています（2020年4月以後に始まる事業年度から）。対象の手続きは次のとおりです（厚生労働省のリーフレット、日本年金機構のページ）。

  • 雇用保険：資格取得届、資格喪失届、転勤届など
  • 健康保険・厚生年金：算定基礎届、月額変更届、賞与支払届（資格取得届・資格喪失届は対象外）

それ以外の会社は義務ではありません。ただ、社会保障審議会の部会の資料によると、主な7つの届書のうち電子申請で出された割合は2024年12月末時点で74.7%まで上がった一方、電子申請を使っている事業所は約3割にとどまっています（年金事業管理部会 資料）。大きな会社が電子申請に移った一方、多くの事業所はまだ紙や窓口で出していると考えられます。

年に数回しか手続きがない会社では、電子申請の準備のほうが面倒に感じるかもしれません。それでも、離職票の直接の送付のように、電子申請を前提にした仕組みが増えています。給与計算のソフトや労務のサービスを使っているなら、そこから電子申請できるかを確かめるところから始めると楽です。

社内の準備も、同じ表に入れる

法律で決まった手続きと一緒に、社内の準備も表に入れておきます。社内の準備には決まった様式や期限がないため、表に入れておかないと漏れがちです。

  • 入社： パソコン、メールアドレス、業務システムのアカウント、入館カード、鍵、名刺
  • 退社： アカウントの停止、パソコン・スマートフォン・鍵・入館カードの回収、共有のパスワードの変更

とくに退社のときのアカウントは、止め忘れると情報の持ち出しや不正なアクセスにつながります。IPA の「中小企業の情報セキュリティ対策ガイドライン」第4.0版も、退職のときに情報・機器・ID・鍵などを回収し、チェックリストなどで実行状況を見えるようにするよう勧めています。止める順番と台帳の作り方は、「退職者のアカウントを確実に止める」にまとめました。

法律の手続きと社内の準備を別々の表で管理すると、片方だけ済んで片方が漏れます。この記事の管理表では、同じ人の行に両方を並べています。

書類の保存期間

入社・退社で作る書類には、保存期間が決まっているものがあります。

書類保存期間数え始め
労働者名簿5年（当分の間は3年）退職・死亡・解雇の日
賃金台帳5年（当分の間は3年）最後に記入した日（賃金の支払期日のほうが遅ければその日）
雇い入れ・退職に関する書類5年（当分の間は3年）退職・死亡の日
マイナンバーを書いた書類法令で決まった期間が過ぎたら、できるだけ速やかに廃棄・削除それぞれの書類の保存期間による

労働基準法109条は保存期間を5年としていますが、143条で当分の間は3年とされています。期間が過ぎた書類を、いつ、誰が捨てるかも、手続きの表に入れておくと迷いません。

担当者が替わっても回る形にする

手続きを効率化するといっても、年に数回の仕事を、いきなりシステムに移す必要はありません。次の順に進めると、担当者が替わっても回る形になります。

  1. 手続きを書き出す。 入社・退社それぞれ、法律の手続きと社内の準備を1つの表に並べます。業務の書き出し方は「業務の棚卸しの進め方」に書きました。
  2. 期限を日付にする。 入社日・退職日を入れると期限の日付が出るようにします。この記事の管理表はその形です。
  3. 担当と済んだ日を残す。 誰が出したか、いつ出したかを、その人の行に書きます。
  4. 手順書にする。 判断が分かれるところ（パートの加入の判断、健康保険組合への届け出など）を書き残します。書き方は「業務マニュアル・手順書の作り方」にまとめました。
  5. 電子申請や労務のサービスを検討する。 入社・退社が多い会社や、拠点が複数ある会社は、労務のサービスで届け出までつなげたほうが手間が減ることがあります。

一人の担当者の頭の中にしかない手続きは、その人が休んだり辞めたりすると止まります。属人化の見分け方と減らし方は「業務の属人化を解消する」で書きました。

よくある失敗

  • 入社日にマイナンバーがそろわず、5日の期限に遅れる。 入社が決まった時点で、本人に一度で頼みます。
  • 労働条件通知書のひな形が古い。 2024年4月からの「変更の範囲」の欄がないまま使っていないか確かめます。
  • 退職の手続きの表が、保険証のまま。 今は資格確認書などの回収になっています。
  • 住民税の異動届を忘れる。 社会保険と雇用保険だけで終わったと思いがちです。特別徴収をしている人は、翌月10日までに市区町村へ出します。
  • 社内のアカウントの停止が、手続きの表にない。 法律の手続きと同じ行に入れておきます。

おわりに

入社・退社の手続きは、一つひとつは難しくありません。難しいのは、期限の数え方がばらばらで、年に数回しかなく、担当者の記憶に頼りやすいことです。手続きを1つの表にし、日付で期限を管理し、担当と済んだ日を残す。それだけで、漏れと調べ直しの時間は大きく減ります。

手続きのあとに残る社内のアカウントの管理や、労務のサービスと社内のシステムのつなぎ方で迷ったときは、ご相談ください。今の流れを一緒に整理します。

出典（2026年11月14日に確認）

よくある質問

入社したとき、社会保険の届け出はいつまでに出しますか？

健康保険・厚生年金保険の被保険者資格取得届は、法令で「当該事実があつた日から五日以内」とされています。届け先は日本年金機構（事務センターか管轄の年金事務所）で、健康保険組合に入っている会社は組合にも出します。雇用保険の資格取得届は、入社した日の属する月の翌月10日までにハローワークへ出します。

退職したとき、会社がやる手続きは何ですか？

健康保険・厚生年金保険の資格喪失届（5日以内）、雇用保険の資格喪失届と離職証明書（翌日から起算して10日以内）、本人への源泉徴収票の交付（退職の日以後1か月以内）、住民税の特別徴収をしている場合は、住民税を納めている市区町村への異動届（退職した月の翌月10日まで）などがあります。

入社・退社の手続きは、電子申請しなければいけませんか？

資本金などが1億円を超える法人などは、雇用保険の資格取得届・資格喪失届などの電子申請が義務です。それ以外の会社は義務ではありませんが、e-Gov などで電子申請できます。健康保険・厚生年金の資格取得届・資格喪失届は、1億円を超える法人でも義務の対象外です。

2026年に変わったことはありますか？

2026年10月1日に、パート・アルバイトが社会保険に入る要件のうち、賃金が月額8.8万円以上という要件がなくなりました。また、2027年1月1日以後に税務署へ出す源泉徴収票は、市区町村に給与支払報告書を出せば、税務署に出したものとみなされます。

宮﨑 達也

この記事を書いた人・監修

宮﨑 達也

クリーヴァ株式会社 代表

現場で働く人が、本来向き合うべき仕事に集中できる「仕組み」づくりを支援している。業務の整理から設計・開発、公開後の改善まで伴走し、AI で自社のシステムをつくる企業を支える「せんせいAI」を提供している。

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